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In un recente articolo abbiamo esplorato il futuro del lavoro con amministratori delegati e leader delle risorse umane di diversi settori. I nostri risultati? L'ufficio non sparirà. Che dire poi dell'esplosione del lavoro a distanza? Se l'ufficio non sparirà, non significa che il lavoro a distanza non resterà in piedi? Non necessariamente. In definitiva, ciò che abbiamo concluso dalla nostra discussione sul futuro del lavoro è che il futuro è ibrido.
Che cos'è un ufficio ibrido e come possono le aziende prepararsi a creare una forza lavoro ibrida? Come suggerisce il nome, l'ufficio ibrido è una configurazione di ufficio in cui i dipendenti hanno la flessibilità di lavorare dall'ufficio o da qualsiasi altro luogo in cui hanno accesso agli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro.
Quali sono i requisiti e le politiche di sicurezza che le aziende devono adottare? Che tipo di infrastruttura per ufficio dovrebbero realizzare le aziende per prepararsi al futuro del lavoro? Quali sono le attrezzature e gli strumenti necessari per supportarlo? Trova una risposta a tutte queste domande e scopri come creare il tuo ufficio ibrido in 3 semplici passi.
I. Delineare una politica di ufficio ibrido
Quando COVID19 ha colpito e ha costretto le aziende a lavorare da remoto, la parte più difficile era non estendere le capacità di lavoro da remoto; COVID19 stava implementando e guidando i dipendenti a lavorare da remoto. Poiché molti non avevano lavorato a distanza prima, non avevano esperienza su come farlo in modo produttivo. È stato anche rapidamente scoperto che non tutti i dipendenti sono idonei a lavorare a distanza. Mettendo in atto una politica di ufficio ibrida, i datori di lavoro possono garantire che i dipendenti seguano le giuste linee guida. Ecco come impostare un criterio per un ufficio ibrido.
Definisci chiaramente a chi si applica il criterio — Fate sapere quali membri dell'azienda possono lavorare da casa. Forse i nuovi dipendenti sono tenuti a lavorare in ufficio per i primi 30 giorni per facilitare il loro inserimento? Forse alcune posizioni non possono essere remote? Qualunque siano le risposte a queste domande, assicurati di aggiungerle ai tuoi criteri.
Impostate le aspettative e le linee guida per quando i dipendenti possono essere remoti e quando devono svolgere un lavoro in ufficio . Quando si imposta l'ufficio remoto, si prevede che i dipendenti lavorino tre giorni da casa e due giorni in ufficio? State pensando di mettere in atto un'indennità per giorni remoti e di dare ai dipendenti la piena autorità su quando utilizzarli? Oppure, vuoi che i manager definiscano l'indennità remota per il loro team? Hai intenzione di lasciarlo completamente aperto? Ci sono riunioni in loco da non perdere? Quante ore devono impiegare i lavoratori a distanza ogni giorno? C'è molto da considerare. Elenca tutti gli scenari possibili e assicurati di includere le linee guida per ogni elemento nella tua politica.
Comunica il modo in cui i dipendenti lavoreranno da casa: i dipendenti devono portare a casa i computer dell'ufficio o possono accedervi da remoto? Esiste uno strumento di desktop remoto utilizzabile per accedere ai computer da remoto? Quali app devono utilizzare i membri del team per comunicare tra loro? Quali che siano i tuoi strumenti, assicurati che tutti sappiano cosa sono e come usarli.
Poni l'attenzione sulla sicurezza: questo è un passaggio importantissimo. Viviamo nell'era digitale e gli hacker sembrano impegnarsi ogni giorno di più per violare le barriere di sicurezza. Per quanto sia vero che la sicurezza perfetta non esista, cerca di non dargli vita facile. Assicurati di seguire tutte le linee guida sulla sicurezza. Descrivile nelle tue politiche e assicurati che il tuo team sappia come seguirle.
II. Rivedere il tuo spazio d'ufficio e configurarlo in modo da soddisfare gli obiettivi che hai chiaramente definito
Va da sé — ma avete bisogno di un grande ufficio se i dipendenti arrivano solo pochi giorni alla settimana, forse anche pochi giorni al mese? Probabilmente no. Allora, come si fa a sfruttare al meglio il proprio ufficio fisico? Esplora i motivi per cui volevi avere un ufficio ibrido in primo luogo.
Equilibrio di vita per i dipendenti? Interazioni sociali? Sicurezza robusta? Produttività super potenziata? Riduzione dei costi per la tua azienda? Perché è importante? Questo definirà il modo in cui organizzerai il tuo spazio d'ufficio. Ecco come molte aziende parzialmente remote stanno configurando il loro spazio di lavoro.
Per esempio, l'ufficio di Base Camp è strutturato più come un luogo di incontro che come un ufficio tradizionale. In un'intervista rilasciata a FastCompany, l'amministratore delegato di Base Camps Jason Fried ha dichiarato di aver progettato l'ufficio della sua azienda per simulare come sarebbe stato se nessuno fosse stato presente in ufficio.
"Se sei a casa in una seconda camera da letto o non c'è nessuno durante il giorno, non sei distratto. Sei in un ambiente che puoi controllare per la maggior parte, lavori in isolamento e ti dedichi a un lavoro profondo senza essere disturbato da altre persone. Volevamo creare uno spazio per uffici che simulasse i vantaggi di questo tipo di lavoro, ma che desse anche l'opportunità alle persone di riunirsi in un ambiente con un suono controllato."
- Jason Fried, CEO di Basecamp.
Quindi cosa significa questo per te? Se i tuoi obiettivi per la configurazione di un ufficio sono i motivi menzionati in precedenza, devi configurare il tuo ufficio per promuovere la collaborazione, aumentare la produttività e la sicurezza. Ciò significa che il tradizionale design fianco a fianco del cubicolo probabilmente non avrà senso. Potresti voler optare per le scrivanie rotanti, investendo in spazi più socialmente interattivi per consentire ai dipendenti di socializzare e collaborare. Forse significherebbe sostituire la sala caffè con un luogo lounge?
E se l'ufficio viene utilizzato come segnale del marchio per impressionare i potenziali clienti, forse dovresti investire in una sala conferenze all'avanguardia. Inoltre, se l'ufficio sarà più vuoto che pieno, forse non hai bisogno di tante sale riunioni? Inoltre, se intendi utilizzare il tuo ufficio per ospitare una festa trimestrale, forse dovresti investire nella costruzione di un fantastico spazio sociale dove il tuo team possa socializzare ogni trimestre. E ovviamente devi prendere in considerazione un design che soddisfi le più severe norme sanitarie per proteggere la tua organizzazione in situazioni come l'attuale pandemia di COVID19.
Queste sono solo alcune aree da esplorare. Il punto fondamentale è che devi definire cosa stai cercando di ottenere e progettare il tuo spazio di conseguenza.
III. Investire negli strumenti e nelle tecnologie giuste per supportare in modo efficiente il tuo team ibrido
Quali sono gli strumenti necessari per consentire al team di lavorare da remoto, produttivo e sicuro? Dovete acquistare computer remoti e computer da ufficio per i dipendenti? Dovete duplicare le licenze per il software utilizzato dal vostro team in modo che possano utilizzarle sia in ufficio che in qualsiasi altro luogo di lavoro? Questi sono gli strumenti di cui avete bisogno.
Per accesso remoto —> BYOD + Splashtop Remote Access
BYOD + ACCESSO REMOTO = La miscela perfetta di tecnologia per consentire una forza lavoro ibrida
Per molto tempo, il modo tradizionale di lavorare da remoto è stato attraverso la rete VPN di un'azienda. Si è dimostrato che questo non è ottimale e scalabile per consentire a una forza lavoro remota: la VPN è costosa, difficile da scalare e con prestazioni inaffidabili. È ormai evidente che l'accesso remoto sia il modo migliore e ottimale per consentire il lavoro ibrido. Ecco come funziona.
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L'accesso remoto consente agli utenti di accedere ai computer di lavoro attraverso qualsiasi computer personale Windows o Mac o anche attraverso dispositivi mobili iOS o Android. Questo permette alle aziende di sfruttare i dispositivi personali già a disposizione dei dipendenti (laptop, tablet, smartphone). Questo set up è di tendenza da un po' di tempo. Si chiama BYOD - Una politica BYOD (Bring Your Own Device) consente ai dipendenti di accedere a reti o sistemi legati al lavoro utilizzando i loro dispositivi personali, come laptop, smartphone e tablet. Con l'accesso remoto e il BYOD non è necessario investire in dispositivi o licenze software duplicati, perché quando i dipendenti utilizzano l'accesso remoto possono collegarsi al loro computer in sede e utilizzarlo come se fossero seduti di fronte ad esso.
Cosa cercare quando si sceglie una soluzione di accesso remoto -> Affidabilità, sicurezza, costo e facilità d'uso
Sebbene esistano molti strumenti per l'accesso remoto, la maggior parte di essi sono ingombranti, troppo costosi o non abbastanza sicuri. È proprio qui che Splashtop offre i suoi vantaggi. Splashtop è la soluzione di accesso remoto con il miglior rapporto qualità-prezzo del mercato, con prezzi spesso inferiori dell'80% rispetto alla concorrenza, sicurezza di livello enterprise e funzionalità come lo streaming 4K per tutte le sessioni remote. Puoi scoprire di più su Splashtop e sulle nostre soluzioni di accesso remoto qui e provarle gratuitamente senza alcun impegno o carta di credito.
Detto questo, ecco cosa dovresti cercare in qualsiasi soluzione di accesso remoto, che sia Splashtop o un'altra:
Funzionalità Single Sign-On (SSO), per garantire che le password dei dipendenti soddisfino i requisiti di conformità e sicurezza.
Autenticazione del dispositivo; la maggior parte delle VPN non dispone di questa funzionalità
Autenticazione a più fattori
Supporto per portare il tuo dispositivo (da casa) anziché richiedere agli utenti remoti di utilizzare dispositivi rilasciati dall'azienda per garantire la loro sicurezza
Funzionalità click-and-connect, in contrasto con la dolorosa configurazione, i lunghi tempi di connessione e le prestazioni spesso lente delle soluzioni basate su VPN
Aggiornamenti automatizzati dell'infrastruttura e del software, poiché basandosi sull'aggiornamento manuale, come necessario per le VPN, non solo espone rischi per la sicurezza, ma causa anche problemi di inattività e compatibilità
Soluzione ad alte prestazioni e bassa latenza in grado di supportare lo streaming di video HD, migliorando così la produttività dell'utente
Scalabilità semplice e veloce per migliaia di utenti
Nessun requisito per la configurazione dell'hardware gateway in ogni sito remoto
La possibilità per l'IT di controllare i trasferimenti di file e la stampa remota (ad esempio, disabilitarli o abilitarli)
Registri leggibili dall'uomo, registrazione delle sessioni, monitoraggio e reporting facili
Per la gestione dei progetti: ProofHub, Trello, Monday e Workfront.
Per la comunicazione in tempo reale: Slack, Skype e Zoom.
Per la collaborazione: Google Drive, Microsoft Teams e Confluence.
Per il monitoraggio e la gestione dei team: Hubstaff, Officevibe e JotForm.
Puoi saperne di più su tutti questi strumenti qui.
Sebbene si tratti di un elenco non esaustivo, esso copre gli elementi cruciali da considerare quando si imposta il proprio HYBRID OFFICE e consente ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo in modo produttivo. Hai altre domande e hai bisogno di aiuto per configurare il tuo team remoto? Contattaci in qualsiasi momento. Puoi anche iniziare a usare una versione di prova gratuita dell'accesso remoto cliccando sul link sottostante.
