Nell'odierno mondo remote-first, disporre degli strumenti giusti è essenziale per mantenere la produttività e la collaborazione anche quando si lavora da casa. Con la crescente necessità di una comunicazione senza interruzioni, di una condivisione sicura dei file e di una gestione efficace dei progetti, la scelta del software migliore può fare la differenza.
Questo blog illustra i dieci strumenti software principali che possono migliorare la tua esperienza di lavoro a distanza, fornendoti le risorse necessarie per rimanere connesso, organizzato ed efficiente, indipendentemente da dove lavori. Se sei un collaboratore singolo o fai parte parte di un team, questi strumenti sono progettati per aiutarti a prosperare in un ambiente di lavoro da casa.
Detto questo, ecco i 5 tipi di strumenti software necessari per te e il tuo team, che vi permetteranno di rimanere produttivi e di godere appieno dei vantaggi di lavorare da casa:
Gestione del progetto
Comunicazione in tempo reale
Collaborazione
Gestione & monitoraggio del team
Software di monitoraggio del tempo
Strumenti di gestione delle password
App per prendere appunti e per l'organizzazione
Strumenti di lavagne online
Software di firma digitale
Accesso remoto
Funzionalità indispensabili per il software di lavoro remoto
La scelta del software giusto per il lavoro a distanza non riguarda solo gli strumenti più diffusi: è necessario assicurarsi che tali strumenti soddisfino le esigenze specifiche di un ambiente remoto. Ecco le caratteristiche principali da cercare:
Compatibilità multipiattaforma: il software deve funzionare perfettamente su più sistemi operativi e dispositivi, fra cui desktop, laptop, tablet e smartphone, per garantire che i membri del team rimangano produttivi indipendentemente dal dispositivo che utilizzano o dalla loro posizione.
Interfaccia user-friendly: un'interfaccia semplice e intuitiva è fondamentale per ridurre al minimo la curva di apprendimento e garantire che tutti i membri del team, a qualunque livello di competenze tecniche, possano utilizzare il software in modo efficace. Ciò porta a tassi di adozione più elevati e a una riduzione del tempo dedicato alla formazione.
Solide misure di sicurezza: nel lavoro a distanza, la sicurezza dei dati è fondamentale. Cerca un software che includa la crittografia end-to-end, l'autenticazione a più fattori e la conformità alle normative del settore (come RGPD o HIPAA) per proteggere le informazioni sensibili da violazioni e minacce informatiche.
Scalabilità: il tuo software deve crescere insieme al tuo team. Gli strumenti scalabili consentono di aggiungere più utenti, favoriscono l'integrazione con altre piattaforme e offrono l'espansione delle funzionalità senza rinunciare alle prestazioni o richiedere revisioni complete dei sistemi.
Personalizzazione: la possibilità di adattare il software alle tue esigenze specifiche, sia attraverso dashboard personalizzabili, flussi di lavoro o integrazioni, migliora notevolmente la produttività e garantisce che gli strumenti lavorino per te, e non il contrario.
Assistenza clienti e formazione: un'assistenza clienti reattiva e l'accesso alle risorse di formazione sono essenziali per risolvere rapidamente i problemi e ottenere il massimo dal software. Cerca fornitori che offrano opzioni di assistenza complete, come chat dal vivo, tutorial e knowledge base.
Dando priorità a queste funzionalità, puoi assicurarti che la tua configurazione di lavoro da remoto sia dotata degli strumenti necessari per promuovere l'efficienza, la sicurezza e la collaborazione senza interruzioni, ovunque si trovi il tuo team.
I migliori strumenti software per lavorare da casa
Gestione del progetto
Quando lavori su più progetti che coinvolgono diversi stakeholder responsabili di attività separate, può essere difficile rimanere organizzati. Lavorare da casa può rendere ancora più difficile tenere tutti organizzati.
Gli strumenti di gestione dei progetti tracciano le road map dei progetti in tempo reale attraverso dashboard online. Ciò significa che anche se si lavora in remoto, si sa ancora quali attività sono state assegnate a cui è necessario eseguire e qual è lo stato delle altre attività del progetto.
I principali strumenti di gestione dei progetti includono ProofHub, Trello, monday.com e Workfront.
Comunicazione in tempo reale
Parlando di team che rimangono informati, è anche necessario assicurarsi che tutte le linee di comunicazione siano aperte e facilmente accessibili. La parte di accessibilità è particolarmente importante perché se qualcuno che prende una giornata delle smart working perde una conversazione importante e non c'è modo per loro di accedere a ciò che è stato discusso, rimarranno indietro.
Gli strumenti di comunicazione in tempo reale consentono a interi team di pubblicare messaggi all'interno di gruppi pertinenti, quindi è facile per un lavoratore remoto contribuire a una conversazione o recuperare i messaggi passati se erano occupati in precedenza. Altri strumenti ti permettono di parlare come se fossi faccia a faccia tramite telefonate ospitate su Internet o videochat.
I migliori strumenti di comunicazione in tempo reale includono Slack, Skype e Zoom.
Collaborazione
Quando più persone lavorano insieme a un'attività, può essere quasi impossibile collaborare quando qualcuno lavora in remoto. Il software di collaborazione consente ai lavoratori remoti di contribuire ai file condivisi in modo che possano continuare a lavorare con un team in tempo reale.
I più diffusi strumenti di collaborazione includono Google Drive, Microsoft Teams e Confluence.
Gestione & monitoraggio del team
Questo è per il capo della squadra. Se hai bisogno di lavorare da casa, o i membri del tuo team stanno lavorando da casa, allora è importante che tu abbia ancora la possibilità di assicurarti che tutti i membri del tuo team siano impegnati e contribuiscano.
Ci sono strumenti che ti permettono di esaminare il tuo team in merito al loro coinvolgimento e al loro modo di pensare al loro lavoro. Ci sono anche strumenti che ti consentono di sapere quanto è attivo il tuo team monitorando tastiera, mouse, app e altre metriche di utilizzo. Questi strumenti ti aiutano a mantenere il tuo team motivato, mentre ti avvisa quando un membro del team è in ritardo.
Gli strumenti software per il monitoraggio e la gestione del team includono Hubstaff, Officevibe e JotForm.
Software di monitoraggio del tempo
Un software di monitoraggio del tempo è essenziale per gestire la produttività e garantire la responsabilità in un ambiente di lavoro remoto. Questi strumenti aiutano sia i dipendenti che i manager a monitorare la quantità di tempo dedicata ad attività, progetti o al lavoro con i clienti. Spesso includono funzionalità come la registrazione automatica del tempo, l'inserimento manuale degli orari di lavoro e la creazione di report, che forniscono informazioni dettagliate sui pattern e sull'efficienza.
Gli strumenti di monitoraggio del tempo più diffusi si integrano con i software di gestione dei progetti e di fatturazione, semplificando i flussi di lavoro e garantendo una fatturazione accurata. Utilizzando un software di questo tipo, i team possono migliorare la gestione del tempo, rispettare le scadenze e mantenere la trasparenza nelle impostazioni di lavoro a distanza.
Strumenti di gestione delle password
Gli strumenti di gestione delle password sono fondamentali per garantire l'accesso a vari account e servizi, soprattutto quando si lavora da remoto. Questi strumenti memorizzano e gestiscono le password in un vault crittografato, consentendo agli utenti di generare e recuperare facilmente password complesse e univoche senza doverle ricordare tutte. Inoltre, molti gestori offrono funzionalità come la compilazione automatica, la condivisione delle password e gli avvisi di sicurezza per gli account compromessi.
Utilizzando un gestore di password, i lavoratori da remoto sapranno sempre che le proprie credenziali sono sicure, riducendo il rischio di violazioni e migliorando la sicurezza informatica complessiva.
App per prendere appunti e per l'organizzazione
Le app per la presa d'appunti e l'organizzare aiutano i lavoratori remoti a tenere traccia di informazioni, idee e attività importanti in modo strutturato. Questi strumenti spesso includono funzionalità come note ricercabili, elenchi di cose da fare, promemoria e la possibilità di organizzare i contenuti in notebook o cartelle. Possono essere sincronizzati su più dispositivi, consentendo agli utenti di accedere alle proprie note ovunque.
Le app per gli appunti più diffuse si integrano anche con altri strumenti, come calendari e software di gestione dei progetti, aiutando gli utenti a rimanere organizzati e al passo con il proprio lavoro, ovunque si trovino.
Strumenti di lavagne online
Gli strumenti di lavagne online sono ideali per il brainstorming, la pianificazione e la collaborazione in tempo reale con i membri del team. Consentono agli utenti di disegnare, scrivere e organizzare le idee in modo visivo, replicando l'esperienza di una lavagna fisica in uno spazio virtuale. Le funzionalità spesso includono post-it, strumenti di disegno, modelli e la possibilità di caricare e annotare i documenti.
Le lavagne online sono particolarmente utili per i team remoti che devono collaborare su progetti creativi, pianificare flussi di lavoro o condurre riunioni interattive, favorendo un ambiente di lavoro più coinvolgente e produttivo.
Software di firma digitale
Un software di firma digitale semplifica il processo di firma dei documenti da remoto, eliminando la necessità di documenti cartacei. Questi strumenti consentono agli utenti di firmare, inviare e gestire i documenti in modo sicuro, garantendo che contratti, accordi e altre pratiche burocratiche importanti possano essere completati da qualsiasi luogo. Le firme digitali sono legalmente vincolanti e spesso sono dotate di audit trail, crittografia e conformità a normative come eIDAS ed ESIGN.
Utilizzando il software di firma digitale, i lavoratori da remoto e le aziende possono accelerare le approvazioni, ridurre i tempi di consegna e mantenere l'integrità dei propri documenti.
Software di accesso remoto
Hai mai avuto bisogno di accedere a un file o un'applicazione importante sul tuo computer di lavoro, solo per essere sfortunato perché non eri in ufficio?
Il software di accesso remoto rende i computer di lavoro accessibili a voi in qualsiasi momento. È possibile accedere al computer di lavoro da casa e utilizzarlo come se ci si fosse seduti davanti. Aprire qualsiasi file e utilizzare qualsiasi applicazione sul computer di lavoro durante la connessione remota da qualsiasi altro dispositivo.
Il miglior strumento di accesso remoto per lavorare da casa è Splashtop Business Access.
Inoltre, Splashtop offre sconti per l'accesso remoto per le licenze in blocco, in modo che interi team possano lavorare da casa.
Massimizzare l'efficienza con un software per il lavoro a distanza
Per sfruttare appieno i vantaggi del lavoro a distanza, è fondamentale utilizzare la giusta combinazione di strumenti in grado di migliorare la produttività, semplificare i flussi di lavoro e garantire una comunicazione fluida all'interno del team.
Integrando varie soluzioni di software, come strumenti di gestione dei progetti, app per il monitoraggio del tempo e accesso remoto, potrai creare un ambiente di lavoro remoto coeso in cui le attività vengono completate in modo efficiente, le scadenze vengono rispettate e la collaborazione avviene senza problemi. Anche la revisione e l'aggiornamento regolari dello stack software a seconda dell'evoluzione delle esigenze del team porta all'efficienza e al successo continui.
Proteggi il tuo ambiente di lavoro remoto con il software e gli strumenti giusti
La sicurezza è una preoccupazione fondamentale in qualsiasi configurazione di lavoro a distanza. Garantire la protezione dell'ambiente di lavoro remoto comincia con la scelta di strumenti che offrono solide funzionalità di sicurezza. Gli strumenti di gestione delle password aiutano a proteggere l'accesso ai tuoi account, mentre il software di firma digitale garantisce l'integrità dei documenti più importanti.
Inoltre, l'utilizzo di un software per desktop remoto sicuro come Splashtop consente un accesso protetto e crittografato ai computer di lavoro da qualsiasi luogo. Scegliendo strumenti con solidi protocolli di sicurezza, proteggerai le informazioni sensibili e manterrai un ambiente di lavoro remoto sicuro e produttivo.
Lavora da casa con l'accesso remoto Splashtop
"Splashtop è molto conveniente, semplice, veloce da installare sul proprio computer e consente di accedere da remoto in modo sicuro al desktop aziendale ovunque ci si trovi. Sono molto soddisfatto perché il servizio remoto di Splashtop mi ha semplificato la vita!" – Christine Gray, Grayd-A Metal Fabricators
Splashtop Business Access è il miglior software di accesso remoto per lavorare da casa. 20 milioni di persone in tutto il mondo usano già Splashtop per godere di una varietà di vantaggi, tra cui:
Accesso remoto sicuro in qualsiasi momento ai computer di lavoro, anche dopo il normale orario di lavoro.
Accesso a computer Windows, Mac e Linux da qualsiasi altro dispositivo Windows, Mac, iOS, Android o Chromebook.
Strumenti di miglioramento della produttività che consentono di trasferire file tra computer, stampare documenti remoti, condividere lo schermo e altro ancora.
Lavora in modo produttivo da casa come se fossi in ufficio usando il tuo computer di persona.
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«Posso accedere al mio desktop di lavoro ovunque mi trovi e lavorare in tutta sicurezza. Mi dà la flessibilità di cui ho bisogno per fondere lavoro e vita personale.» — Bobby Bottom, Integrated Electrical
