Los departamentos de TI no tienen recursos ilimitados, por mucho que les gustaría. Sin embargo, tienen una colección de herramientas y activos necesarios para el trabajo y mantenimiento diario, que deben ser gestionados adecuadamente. Rastrear y gestionar los activos de TI es clave para asegurar la productividad y eficiencia en todo el departamento, de ahí la necesidad de la gestión de inventario de TI.
Entonces, ¿qué es la gestión de inventario de TI, cuáles son sus beneficios y cómo puede ayudar Splashtop? Vamos a explorar...
¿Qué es la gestión de inventario de TI?
La gestión de inventario de TI es la clasificación, seguimiento y gestión de los activos de tecnología de la información (TI), incluyendo la información, software y hardware utilizados en las actividades empresariales. Asegura que todos los activos se utilicen y mantengan adecuadamente, incluyendo actualizaciones cuando sea necesario y la eliminación adecuada al final del ciclo de vida de un activo.
La gestión de inventario de TI ayuda a las organizaciones a tomar decisiones inteligentes y estratégicas sobre sus activos de TI, asegurando que se utilicen de manera eficiente. Cuando se hace correctamente, la gestión de inventario de TI también puede ahorrar dinero a las empresas al reducir los activos que necesitan y extender el ciclo de vida de los que utilizan.
Tipos de Gestión de Inventario de TI
Hay dos tipos principales de gestión de inventario: métodos de gestión tradicionales, que utilizan hojas de cálculo y registros para rastrear activos manualmente, y software de gestión de inventario, que automatiza el seguimiento y la gestión.
Los métodos tradicionales de gestión de TI suelen elegirse por su asequibilidad, ya que no requieren invertir en ningún software más allá de una aplicación de hoja de cálculo. Sin embargo, este método también es propenso a errores humanos, y la necesidad de ingresar y rastrear todo manualmente lo hace ineficiente.
El software de gestión de inventario de TI, por otro lado, utiliza datos en tiempo real, informes completos y análisis profundos para rastrear y gestionar todo de manera eficiente y precisa con un mínimo de trabajo manual. Esto lo convierte en un proceso poderoso y eficiente con ahorros mucho mayores que la inversión.
Elevando la Eficiencia con Software de Gestión de Inventario de TI
Dicho esto, ¿cuáles son los beneficios de usar software de gestión de inventario de TI? Hay varias ventajas en estas herramientas, incluyendo:
Mejora de la precisión: Las herramientas de gestión de inventario de TI pueden rastrear con precisión tus activos de TI, ayudando a garantizar una utilización y mantenimiento adecuados.
Flujos de trabajo optimizados: El software de gestión de inventario reduce el tiempo y esfuerzo necesarios para rastrear activos, haciendo el trabajo más eficiente y optimizado.
Toma de decisiones informada: Los conocimientos en tiempo real sobre el estado y el rendimiento de los activos ayudan a los equipos de TI y a las organizaciones a tomar decisiones informadas sobre sus inversiones y herramientas de TI.
Ahorro de costos: Se ha demostrado que la gestión de inventario de TI reduce significativamente los costos operativos mientras mejora la utilización de los activos al minimizar compras innecesarias.
Todos estos beneficios pueden llevar a una mejora en la eficiencia en todo el departamento de TI y en toda la organización.
¿Por qué necesitas un software de gestión de inventario de TI?
Incluso con esos beneficios, muchos responsables de la toma de decisiones pueden preguntarse si el software de gestión de inventario de TI es adecuado para ellos. Sin embargo, la gestión adecuada del inventario es una necesidad para empresas de todos los tamaños, gracias en gran parte a sus beneficios.
La capacidad de agilizar procesos, reducir errores manuales y mejorar la visibilidad de los activos puede ahorrar significativamente tiempo y dinero. Esto asegura que los activos de TI se utilicen completa y adecuadamente, para que las empresas no gasten dinero en herramientas que ni necesitan ni usan, mientras mejoran la eficiencia diaria.
Además, la gestión de inventario de TI es una parte clave de la estrategia de TI de cualquier organización. Gestionar adecuadamente los activos ayuda a los equipos a garantizar la eficiencia operativa y controlar los costos, por lo que los beneficios superan los costos de inversión.
Características clave de los sistemas efectivos de gestión de inventario de TI
Si quieres asegurarte de obtener los máximos beneficios de tu solución de gestión de inventario de TI, hay algunas características clave que necesitarás buscar. Asegúrate de invertir en un sistema con herramientas que incluyan:
Seguimiento en tiempo real: Una de las características más esenciales de cualquier sistema de gestión de inventario es la capacidad de rastrear activos en tiempo real. Entender qué herramientas tienes, cuándo están disponibles y cómo se utilizan es vital para una gestión de activos exitosa.
Informes automatizados: El seguimiento sin informes no le sirve de nada a una empresa, pero los informes automatizados pueden proporcionar beneficios significativos. Esto proporciona informes detallados y recurrentes que muestran cómo se utilizan los activos, lo que puede ayudar a tomar decisiones informadas.
Integraciones: Las buenas soluciones de gestión de activos deben integrarse sin problemas con otros sistemas empresariales, para que los usuarios puedan rastrear el uso de activos y acceder fácilmente a informes en toda una organización.
Las 5 Mejores Prácticas para una Gestión Efectiva del Inventario de TI
Si estás invirtiendo en la gestión del inventario de TI, hay algunas mejores prácticas que querrás tener en cuenta. Estos cinco consejos te ayudarán a asegurarte de que estás obteniendo el mejor valor de tu software de gestión de inventario de TI:
1. Aprovecha el Software de Gestión de Puntos Finales para una Supervisión Eficiente de TI
Una de las mejores maneras de rastrear y gestionar eficientemente tu entorno de TI es con software de gestión de endpoints. Para empresas con fuerzas laborales remotas/híbridas, políticas de bring-your-own-device (BYOD (tráete tu dispositivo)), y otros puntos finales remotos, el software de gestión de puntos finales es vital para obtener visibilidad y supervisar cada dispositivo conectado.
La gestión de endpoints también hace posible rastrear activos a través de múltiples endpoints y enviar actualizaciones y cambios de políticas instantáneamente, asegurando una supervisión eficiente de TI.
2. Realiza Auditorías Regulares de Inventario de TI para un Seguimiento Preciso
El software de gestión de inventario de TI es una herramienta útil, por lo que debe ser utilizado adecuadamente. Realizar auditorías regulares de inventario de TI ayuda a asegurar que estás rastreando adecuadamente todos tus activos. Cualquier información de la auditoría puede luego ingresarse en el software de gestión para mantener todo alineado y actualizado.
3. Monitorea las Tasas de Depreciación y los Requisitos de Mantenimiento para un Rendimiento Óptimo
Uno de los usos más importantes para la gestión de activos de TI es rastrear y monitorear las tasas de depreciación y las necesidades de mantenimiento para asegurarse de que sus activos estén actualizados. Los activos obsoletos y en desuso deben ser reemplazados para mantener la productividad y la seguridad.
4. Establece Procedimientos Operativos Estándar para una Gestión de TI Consistente
Es igualmente importante asegurarse de que la gestión de activos de TI se lleve a cabo adecuadamente en toda la empresa. Aquí es donde necesitas procedimientos operativos estándar (SOP) para que todos en la organización sepan cómo se completan las tareas, se rastrean los activos y se utiliza el software. Crear un SOP mantendrá a todos en la misma página y ayudará a garantizar que el software se use correctamente.
5. Implementar Medidas de Seguridad Robusta para Proteger los Activos de TI
La seguridad es esencial para cualquier negocio, y los activos de TI deben permanecer protegidos. Por lo tanto, es importante asegurarse de implementar medidas de seguridad, incluyendo el uso de herramientas como control de acceso basado en roles para gestionar quién puede acceder a qué, asegurar cuentas con autenticación multifactor y contraseñas fuertes, y usar firewalls y herramientas de seguridad similares para proteger las redes.
Monitorear el acceso de usuarios a los activos de TI también es clave para identificar actividades sospechosas y detener posibles ataques.
Simplifica la Gestión de Inventario de TI y los Informes con Splashtop AEM
La gestión de endpoints es una de las mejores herramientas para simplificar y complementar tu gestión de inventario de TI, y Splashtop AEM (Gestión autónoma de dispositivos) es una solución de gestión de endpoints poderosa, robusta y rentable. Splashtop AEM facilita la optimización de las operaciones de TI, la automatización de tareas y el mantenimiento de los endpoints actualizados desde una única ubicación, para que puedas gestionar tu inventario de TI en diferentes ubicaciones y endpoints con facilidad.
El panel de control de una sola vista de Splashtop AEM permite un fácil seguimiento de los activos, incluyendo la salud de los puntos finales, el estado de los parches y la seguridad. Su reporte de inventario también proporciona informes detallados sobre el inventario de sistemas, hardware y software, facilitando la gestión de inventario para que los equipos de TI y los gerentes no pierdan de vista nada.
Splashtop AEM incluye:
Gestión de parches en tiempo real a través de endpoints
Supervisión de todos los endpoints desde un solo panel
Marco de políticas personalizable
Alertas de seguridad proactivas y correcciones
Información sobre la salud de los endpoints, estados de parches, cumplimiento y más
Tareas automatizadas a través de múltiples puntos finales
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