FERPA è una legge federale degli Stati Uniti che salvaguarda la privacy dei registri dell'istruzione degli studenti. Promulgata nel 1974, la FERPA concede ai genitori diritti specifici riguardanti le informazioni educative dei loro figli, che si trasferiscono agli studenti una volta raggiunta l'età di 18 anni o frequentano una scuola oltre la scuola superiore. Questa legislazione svolge un ruolo cruciale nel garantire che i dati personali e sensibili degli studenti siano protetti da accessi o divulgazioni non autorizzati.
Poiché l'istruzione adotta sempre più piattaforme digitali e l'apprendimento a distanza, la conformità FERPA è diventata ancora più critica. Gli istituti devono seguire linee guida rigorose per proteggere la privacy degli studenti, dai registri scolastici alle informazioni dell'elenco.
Questo blog fornisce una panoramica approfondita della FERPA, del suo significato e di come le scuole e le organizzazioni possono rimanere conformi sfruttando le moderne tecnologie.
FERPA: Significato e definizione
Il Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) è una legge federale degli Stati Uniti progettata per proteggere la privacy dei registri scolastici degli studenti. Spesso indicato come "Emendamento Buckley", il FERPA concede ai genitori e agli studenti idonei (quelli di età superiore ai 18 anni o iscritti all'istruzione post-secondaria) alcuni diritti relativi all'accesso e al controllo dei loro registri scolastici.
La FERPA si applica a tutte le istituzioni educative che ricevono finanziamenti da programmi amministrati dal Dipartimento dell'Istruzione degli Stati Uniti. Le scuole pubbliche, le università e molte istituzioni private devono aderire alle normative FERPA per garantire la conformità.
Qual è lo scopo del FERPA?
La FERPA è stata emanata per affrontare le crescenti preoccupazioni sull'uso improprio delle informazioni degli studenti. Il suo scopo principale è garantire che le istituzioni educative rispettino e proteggano la privacy degli studenti. Concedendo ai genitori e agli studenti idonei il controllo sull'accesso ai registri scolastici, la FERPA cerca di prevenire divulgazioni non autorizzate che potrebbero portare a discriminazione, furto di identità o violazioni della fiducia.
Gli obiettivi chiave del FERPA includono:
Garantire che genitori e studenti possano accedere e rivedere i registri scolastici.
Stabilire linee guida su quando e come le scuole possono divulgare informazioni personali senza consenso.
Fornire un framework per la gestione delle informazioni della directory per mantenere la trasparenza salvaguardando la privacy.
In che modo FERPA aiuta a proteggere i dati degli studenti?
FERPA protegge i dati degli studenti richiedendo alle istituzioni educative di seguire procedure specifiche e ottenere il consenso prima di condividere le informazioni personali. Ai sensi del FERPA:
Gli istituti devono informare annualmente i genitori e gli studenti idonei dei loro diritti.
Le scuole non possono rilasciare informazioni di identificazione personale (PII) dai registri scolastici senza esplicito consenso scritto, tranne in situazioni autorizzate.
È necessario implementare misure di sicurezza per impedire l'accesso non autorizzato ai dati sensibili degli studenti, in particolare negli ambienti di apprendimento digitale e remoto.
Le linee guida della FERPA garantiscono che i dati degli studenti rimangano al sicuro, consentendo alle famiglie di prendere decisioni informate sulla loro privacy e promuovendo al contempo la fiducia nelle istituzioni educative.
Quali informazioni sono protette dal FERPA?
FERPA definisce e protegge tipi specifici di informazioni nei registri dell'istruzione degli studenti per salvaguardare la loro privacy. Questa protezione si applica ai dati raccolti e conservati da istituzioni educative o da parti che agiscono per loro conto. Di seguito sono riportate le due principali categorie di informazioni coperte dal FERPA:
Documenti sull'istruzione
I registri dell'istruzione si riferiscono a qualsiasi registro, file, documento o altro materiale contenente informazioni direttamente correlate a uno studente e gestito da un'agenzia educativa, un istituto o una parte che agisce per conto dell'istituto. Questi documenti possono esistere in vari formati, inclusi documenti cartacei, file digitali o materiali audiovisivi.
Esempi di documenti scolastici protetti da FERPA includono:
Voti e pagelle
Trascrizioni
Orari delle lezioni
Precedenti disciplinari
Registri di istruzione speciale
Registri sanitari e vaccinali conservati dalla scuola
La FERPA garantisce che questi registri rimangano privati e accessibili solo alle persone autorizzate, come genitori, studenti idonei o funzionari scolastici con legittimi interessi educativi.
Informazioni sulla directory
Sebbene il FERPA protegga la maggior parte dei dati degli studenti, consente alle scuole di designare determinate informazioni come "informazioni di directory", che sono generalmente meno sensibili e possono essere divulgate senza previo consenso a meno che lo studente o il genitore non decida di non farlo.
Esempi di informazioni sulla directory includono:
Nome dello studente
Indirizzo
Telefono
Data e luogo di nascita
Principale campo di studio
Date di partecipazione
Lauree e riconoscimenti ricevuti
Partecipazione ad attività e sport ufficialmente riconosciuti
Tuttavia, anche con le informazioni dell'elenco, la FERPA richiede alle scuole di informare i genitori e gli studenti idonei dei loro diritti di rinunciare alla divulgazione di queste informazioni. Gli istituti scolastici devono trovare un attento equilibrio tra trasparenza e protezione della privacy nella gestione delle informazioni degli elenchi.
Definendo e regolando chiaramente l'accesso a questi tipi di informazioni, FERPA aiuta a proteggere l'integrità dei dati degli studenti, fornendo al contempo un quadro per il loro uso appropriato.
Requisiti FERPA ed eccezioni
La FERPA stabilisce requisiti chiari per le istituzioni educative per garantire la protezione della privacy degli studenti. Allo stesso tempo, delinea eccezioni specifiche in cui le istituzioni possono divulgare informazioni senza previo consenso. La comprensione di questi requisiti ed eccezioni è essenziale per la conformità.
Requisiti FERPA
Notifica annuale dei diritti: le scuole devono notificare annualmente ai genitori e agli studenti idonei i loro diritti ai sensi del FERPA. Ciò include il diritto di:
Ispeziona e rivedi i registri dell'istruzione.
Richiedere correzioni a informazioni inesatte o fuorvianti.
Fornire il consenso prima del rilascio delle informazioni personali.
Consenso alla divulgazione: il consenso scritto deve essere ottenuto prima di divulgare le informazioni personali dai registri scolastici, tranne nei casi in cui si applicano eccezioni. Il consenso deve includere:
I documenti specifici da divulgare.
Lo scopo della divulgazione.
I soggetti a cui verrà effettuata la comunicazione.
Tenuta dei registri delle divulgazioni: le scuole devono tenere un registro di ogni richiesta di accesso o divulgazione di PII. Questo record deve includere:
Le parti che hanno richiesto o ricevuto le informazioni.
L'interesse legittimo che le parti avevano nelle informazioni.
Gestione sicura dei dati: le istituzioni sono tenute ad attuare misure per salvaguardare i registri degli studenti, in particolare negli ambienti digitali. Ciò include la crittografia, i controlli di accesso e i sistemi di archiviazione sicuri.
Eccezioni FERPA
La FERPA include diverse eccezioni in cui gli istituti scolastici possono divulgare informazioni personali senza previo consenso scritto:
Funzionari scolastici con legittimo interesse educativo: le PII possono essere condivise con i funzionari scolastici (insegnanti, amministratori, appaltatori) che hanno bisogno di accedervi per svolgere le loro responsabilità professionali.
Trasferimento ad altre scuole: le scuole possono divulgare i registri a un altro istituto di istruzione in cui lo studente intende iscriversi o trasferirsi.
Emergenza sanitaria o di sicurezza: in caso di emergenza, le scuole possono divulgare informazioni personali per proteggere la salute o la sicurezza degli studenti o di altri.
Ordini giudiziari o citazioni in giudizio: le scuole possono rilasciare informazioni in conformità con un mandato di comparizione o un ordine del tribunale emesso legalmente.
Scopi dell'aiuto finanziario: Le informazioni possono essere divulgate per determinare l'idoneità di uno studente all'aiuto finanziario, le condizioni dell'aiuto o per far rispettare i suoi termini.
Informazioni sull'elenco: Come accennato in precedenza, le scuole possono divulgare le informazioni dell'elenco a meno che uno studente o un genitore non decida di non farlo.
Studi condotti per o per conto delle scuole: le istituzioni possono condividere i dati con le organizzazioni che conducono studi per migliorare l'istruzione, amministrare programmi di aiuto agli studenti o sviluppare test predittivi.
Aderendo a questi requisiti e comprendendo le eccezioni, le scuole possono navigare efficacemente nelle normative FERPA mantenendo un forte impegno a proteggere la privacy degli studenti.
Violazioni e sanzioni comuni del FERPA
Nonostante le chiare linee guida delineate dalla FERPA, le istituzioni educative possono inavvertitamente o intenzionalmente violare le sue disposizioni. Queste violazioni possono avere gravi conseguenze, che vanno dal danno alla reputazione a sanzioni legali e finanziarie. Comprendere le violazioni più comuni e le relative sanzioni è fondamentale per mantenere la conformità.
Quali sono le violazioni FERPA più comuni?
Divulgazione non autorizzata di documenti scolastici: la condivisione delle PII di uno studente senza consenso esplicito o al di fuori delle eccezioni FERPA è una violazione diretta. Gli esempi includono:
Invio di voti o informazioni sensibili via e-mail al destinatario sbagliato.
Pubblicazione pubblica di voti o risultati dei test con informazioni identificative.
Gestione impropria delle informazioni dell'elenco: anche se le informazioni dell'elenco possono essere divulgate in determinate condizioni, non fornire agli studenti o ai genitori la possibilità di rinunciare a tali divulgazioni costituisce una violazione.
Mancata protezione dei registri degli studenti: misure di sicurezza inadeguate, come l'utilizzo di sistemi di archiviazione non protetti o la mancata limitazione dell'accesso ai record sensibili, possono portare a violazioni dei dati e violazioni FERPA.
Mancanza di notifiche annuali: le istituzioni che non notificano annualmente a genitori e studenti i loro diritti FERPA non soddisfano un requisito di conformità fondamentale.
Divulgazione di informazioni senza legittimo interesse educativo: consentire l'accesso ai registri degli studenti a individui o parti senza un legittimo interesse educativo, anche se interno all'istituto, è una violazione.
Condivisione impropria dei dati con terze parti: la condivisione dei dati con appaltatori o fornitori di terze parti senza accordi adeguati che specifichino la conformità FERPA può comportare una violazione.
Sanzioni per violazione FERPA
Le violazioni del FERPA possono portare a conseguenze significative per le istituzioni educative, tra cui:
Perdita di finanziamenti federali: la sanzione più severa per la mancata conformità è la potenziale perdita di finanziamenti federali. Ciò può mettere a repentaglio la stabilità finanziaria e le operazioni dell'istituto.
Reclami e indagini formali: gli studenti o i genitori possono presentare reclami all'Ufficio per la conformità alle politiche familiari (FPCO) del Dipartimento dell'Istruzione degli Stati Uniti, che può avviare indagini formali.
Danni alla reputazione: le violazioni possono erodere la fiducia tra studenti, genitori e comunità, portando a danni alla reputazione a lungo termine.
Conseguenze legali: Sebbene la FERPA stessa non consenta azioni legali private, le violazioni possono aprire la porta ad azioni legali ai sensi di altre leggi o regolamenti sulla privacy, in particolare in caso di negligenza.
Costi della violazione dei dati: la mancata protezione dei record digitali può comportare costosi sforzi di risposta alla violazione dei dati, tra cui notifiche, rimedi e potenziali multe ai sensi di altre leggi sulla privacy.
Essendo vigili e proattivi riguardo alla conformità FERPA, le istituzioni educative possono evitare queste insidie comuni e proteggere efficacemente la privacy dei loro studenti.
Best practice per la conformità FERPA
Mantenere la conformità FERPA è essenziale per le istituzioni educative per proteggere la privacy degli studenti ed evitare costose sanzioni. L'implementazione delle migliori pratiche aiuta a garantire il rispetto delle normative FERPA e crea fiducia con studenti, genitori e la più ampia comunità educativa. Di seguito sono riportate le principali best practice da seguire:
1. Educare il personale e i docenti sul FERPA
Offri sessioni di formazione regolari a tutti i dipendenti, inclusi insegnanti, amministratori e personale IT, per assicurarti che comprendano le normative FERPA, le loro responsabilità e come gestire i dati degli studenti in modo sicuro.
Includi scenari di vita reale per evidenziare potenziali problemi di conformità.
Assicurati che i dipendenti comprendano come si applica il FERPA sia in ambienti fisici che digitali.
2. Limitare l'accesso ai registri degli studenti
Adottare un principio di privilegio minimo concedendo l'accesso ai registri scolastici solo a individui con un legittimo interesse educativo. Utilizza i controlli degli accessi basati sui ruoli per gestire le autorizzazioni in modo efficace.
3. Rafforzare la sicurezza digitale
In un'epoca di crescenti minacce informatiche, la protezione dei registri digitali degli studenti è fondamentale. Le misure chiave includono:
Utilizzo di database crittografati per l'archiviazione di informazioni sensibili.
Richiedere accessi sicuri e autenticazione a più fattori (MFA) per l'accesso ai record degli studenti.
Aggiornamento regolare di software e sistemi per risolvere le vulnerabilità.
4. Implementare meccanismi di opt-out per le informazioni della directory
Informare i genitori e gli studenti idonei dei loro diritti di rinunciare alla divulgazione delle informazioni dell'elenco. Fornisci istruzioni e scadenze chiare per l'invio delle richieste di opt-out.
5. Stabilire politiche chiare di condivisione dei dati
Assicurati che i fornitori e gli appaltatori di terze parti che gestiscono le informazioni degli studenti aderiscano agli standard di conformità FERPA. Ciò può includere:
Redazione di accordi di condivisione dei dati che specificano la conformità al FERPA.
Controllo delle pratiche dei fornitori per verificare il rispetto degli standard sulla privacy.
6. Controllare e rivedere regolarmente le politiche
Condurre audit periodici delle politiche e delle procedure FERPA per identificare potenziali lacune o rischi. Aggiorna le policy secondo necessità per adattarle ai cambiamenti tecnologici e ai requisiti normativi.
7. Gestire la conservazione e l'eliminazione dei record
Stabilisci linee guida chiare per quanto tempo devono essere conservati i registri degli studenti e smaltisci in modo sicuro i documenti non più necessari. Ciò riduce al minimo il rischio di accesso non autorizzato a informazioni obsolete.
8. Comunicare chiaramente le politiche sulla privacy
Condividi le norme sulla privacy del tuo istituto con studenti e genitori. La trasparenza favorisce la fiducia e garantisce che tutti comprendano i propri diritti ai sensi del FERPA.
9. Monitora gli strumenti di apprendimento remoto
Per gli istituti che sfruttano le piattaforme di apprendimento digitale, assicurarsi che gli strumenti siano conformi ai requisiti FERPA. Valuta funzionalità come i controlli di accesso degli utenti, la crittografia dei dati e l'archiviazione sicura.
10. Rispondi rapidamente ai problemi di privacy
Stabilire un protocollo per affrontare i problemi di privacy o le potenziali violazioni. Indagare e risolvere tempestivamente questi problemi dimostra un forte impegno per la conformità FERPA.
Seguendo queste best practice, le istituzioni educative possono creare una cultura della privacy e della responsabilità, garantendo che i dati degli studenti rimangano sicuri e conformi alla FERPA.
Proteggi le PII degli studenti nell'ambito del FERPA con soluzioni sicure per l'apprendimento a distanza
Con l'aumento della diffusione dell'apprendimento a distanza, la protezione delle informazioni personali degli studenti in conformità con il FERPA non è mai stata così importante. Le piattaforme di apprendimento a distanza introducono sfide uniche, come la trasmissione di dati su Internet e una maggiore dipendenza da strumenti di terze parti. Per garantire la conformità, gli istituti devono adottare soluzioni di apprendimento remoto sicure e affidabili che diano priorità alla privacy degli studenti.
Caratteristiche principali di una soluzione di apprendimento remoto conforme a FERPA
Crittografia end-to-end: le piattaforme di apprendimento remoto sicure dovrebbero utilizzare la crittografia end-to-end per proteggere i dati durante la trasmissione. In questo modo si impedisce l'accesso non autorizzato alle informazioni sensibili, anche se intercettate.
Controlli degli accessi basati sui ruoli: le piattaforme devono consentire agli amministratori di definire e controllare i livelli di accesso per i diversi utenti, garantendo che solo il personale autorizzato possa accedere ai dati specifici degli studenti.
Audit trail e monitoraggio: la registrazione e il monitoraggio delle attività degli utenti forniscono responsabilità e aiutano a identificare potenziali accessi non autorizzati ai registri degli studenti.
Minimizzazione e conservazione dei dati: gli strumenti conformi alla FERPA dovrebbero archiviare solo i dati necessari e consentire l'eliminazione sicura quando i record non sono più necessari.
Conformità con fornitori di terze parti: gli strumenti di apprendimento remoto che si integrano con servizi di terze parti devono garantire che anche tali servizi siano conformi al FERPA. Gli accordi di condivisione dei dati dovrebbero specificare gli obblighi in materia di privacy.
In che modo Splashtop supporta la conformità FERPA
Splashtop offre solide soluzioni di accesso remoto e apprendimento progettate per soddisfare i requisiti FERPA.
Connessioni crittografate: Splashtop fornisce la crittografia AES a 256 bit, garantendo che tutti i dati condivisi durante le sessioni remote rimangano al sicuro.
Autorizzazioni utente granulari: gli amministratori possono controllare l'accesso alle risorse condivise, salvaguardando i dati sensibili degli studenti.
Accesso remoto sicuro: docenti e amministratori possono accedere in remoto ai computer locali e alle risorse didattiche senza trasferire inutilmente file sensibili.
Registri dettagliati delle sessioni: Splashtop fornisce registri delle attività e audit trail, consentendo alle istituzioni di monitorare e documentare gli sforzi di conformità.
Reliable Assistenza computerizzata a distanza,
supporto remoto, teleassistenza: i team IT possono risolvere i problemi e gestire in modo sicuro i dispositivi utilizzati per l'apprendimento remoto rispettando le linee guida FERPA.
Gli istituti scolastici possono passare con sicurezza ad ambienti di apprendimento digitali e remoti sfruttando strumenti come Splashtop. Con le sue solide funzionalità di sicurezza e l'impegno per la conformità, Splashtop consente alle scuole di proteggere le PII degli studenti, garantendo un'esperienza di apprendimento sicura e conforme alla FERPA .
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