La trasformazione digitale coinvolge i settori in modo preoccupante: gli istituti di istruzione non fanno eccezione. Il processo di trasformazione digitale è un passo necessario che le istituzioni devono compiere per adattarsi alle tecnologie in crescita per il bene degli studenti, ma anche per mantenere l'amministrazione al passo con le tecnologie in continua evoluzione.
La trasformazione digitale non è un processo semplice: i team IT devono adottare diversi strumenti per conseguire obiettivi differenti. Alcuni strumenti possono aiutare a semplificare le comunicazioni, altri sono destinati alla digitalizzazione delle informazioni d'archivio. Indipendentemente dal motivo, è importante che gli istituti scolastici trovino gli strumenti giusti.
Tuttavia, trovare gli strumenti giusti può comportare diverse sfide. La tecnologia è complessa e la comprensione delle criticità interne di alcuni sistemi e processi impone una trasformazione digitale che non può avvenire da un giorno all'altro.
Quando prendi la decisione definitiva, considera il modo in cui i tuoi strumenti lavorano insieme per creare processi semplificati. Il consolidamento di alcune funzioni può aiutare a minimizzare i costi e a stabilire processi efficienti, in modo che il tuo stack di tecnologie didattiche possa rimanere snello ma funzionare in modo efficiente.
Il panorama attuale della tecnologia dell'educazione
Secondo un recente studio, i distretti scolastici delle scuole di ogni ordine e grado utilizzano più di 2.000 app web per la popolazione studentesca. Se si considera ogni studente, il numero di applicazioni che utilizza e l'hardware di cui ha bisogno per accedere alle app richieste, si crea una complessa rete di requisiti che i responsabili IT del settore educativo devono considerare nei loro processi decisionali.
La gestione di tutti questi strumenti hardware e digitali è molto impegnativa e richiede una serie di competenze specifiche. Per i distretti con migliaia di studenti e poco supporto da parte dei reparti IT, la gestione di questi strumenti può rappresentare una grande sfida. Un ottimo passo verso la trasformazione digitale è il consolidamento degli strumenti.
Il consolidamento degli strumenti è l'atto di riunire alcune funzioni sotto un unico strumento o processo. Ad esempio, un responsabile IT del settore educativo potrebbe decidere di riunire il software di accesso remoto e la funzione di help desk in un unico strumento. Il consolidamento degli strumenti può aiutare a ridurre al minimo il numero di strumenti diversi nel tuo stack IT, il che può farti risparmiare e ridurre i costi.
Ecco alcune strategie che il tuo istituto può prendere in considerazione per consolidare il tuo stack di tecnologie didattiche.
Strategia 1: allineare gli strumenti agli obiettivi dell'organizzazione
Prima che il tuo team si imbarchi nell'opera di implementare una strategia di trasformazione digitale completa, considera l'opportunità di iniziare in piccolo e di identificare una parte della tua organizzazione su cui puntare per prima. Per questo esempio, supponiamo che il tuo team IT voglia consolidare il numero di strumenti che utilizza per gestire l'hardware degli studenti.
Il primo passo è creare obiettivi raggiungibili e misurabili da raggiungere. Dopodiché, puoi sviluppare una strategia per raggiungere l'obiettivo specifico che hai stabilito. In questo esempio, una delle tattiche che il tuo team potrebbe implementare è una verifica degli attuali software che il team sta utilizzando per gestire l'hardware degli studenti e analizzare i casi d'uso per ciascuno di essi.
Strategia 2: valutare la compatibilità e le esigenze di integrazione
Ora che il tuo team ha un'idea dell'obiettivo che vuole raggiungere e alcune strategie per arrivarci, è importante considerare come l'introduzione di un nuovo strumento, o il consolidamento di quelli attuali, influirà sull'infrastruttura IT esistente.
Considera quali sono i software obbligatori per il tuo team e quali quelli opzionali e scopri come interagiscono. Se non si integrano, o se uno dei due richiede input manuali, potrebbe essere il momento di prendere in considerazione un altro strumento che offra maggiori possibilità di integrazione.
Molte aziende di software consentono un breve periodo di prova dei loro strumenti. Sfrutta questo aspetto a tuo vantaggio: sperimenta con diversi software per vedere come funzionano con la tua infrastruttura in un ambiente chiuso con diversi dispositivi di prova. I dispositivi di prova devono essere di diversi tipi. L'hardware utilizzato dagli studenti può variare, quindi bisogna assicurarsi che i dispositivi gestiti siano compatibili con il software.
Strategia 3: dare priorità alla sicurezza e alla conformità
Una delle principali considerazioni che i responsabili IT devono fare quando decidono di acquistare un software è la protezione dei dati degli studenti. Con l'aumento del phishing, delle fughe di dati e di altri crimini informatici, è indispensabile che i responsabili dei dipartimenti IT siano consapevoli degli strumenti che stanno utilizzando e di come stanno proteggendo gli utenti finali.
Quando scegli gli strumenti da consolidare, valuta la sicurezza di ciascuno di essi e se sono conformi alle principali legislazioni, come RGPD e FERPA. In questo modo, se ti accorgi che qualche strumento è particolarmente carente nell'audit, puoi consolidarlo per ottenere una soluzione più solida e sicura.
Assicurati di implementare una serie di controlli di sicurezza a cadenza regolare: le app digitali per l'istruzione aggiornano regolarmente le loro politiche sulla privacy, quindi è importante rimanere al passo con le modifiche e assicurarsi che i dati dei tuoi studenti e dei tuoi docenti siano protetti.
Strategia 4: monitoraggio dell'efficacia dei costi e della scalabilità
I prezzi dei programmi software cambiano spesso, quindi è importante capire la struttura dei pagamenti del programma che stai utilizzando per garantire la convenienza economica. Un'azienda può addebitare il costo in base a quante licenze ha il tuo team o a quante "postazioni" sono in uso. In ogni caso, è importante considerare le dimensioni del tuo team e quante persone utilizzeranno uno strumento specifico per misurare l'efficacia dei costi.
Quando si considerano i costi, è altrettanto importante tenere conto di quanto crescerà il tuo team nell'arco di un determinato anno. A seconda del tipo di software che stai utilizzando, aggiungere una sede aggiuntiva può essere un'impresa costosa. Se non vuoi sostenere questo tipo di spesa, considera la possibilità di cercare strumenti con opzioni di prezzo più flessibili, in modo da non mettere in crisi il budget del tuo team IT.
Strategia 5: concentrarsi sull'esperienza dell'utente
Quando stai consolidando gli strumenti e valutando le diverse opzioni, considera chi è l'utente finale e quali saranno le sue interazioni regolari con lo strumento in questione. Lo strumento è facile da usare e da imparare? Il caso d'uso abituale dello strumento è un processo semplice e intuitivo?
Individuare strumenti facili da implementare, adottare e utilizzare quotidianamente con una formazione minima è uno dei modi in cui i team IT possono mettere in atto processi più efficienti. In questo modo, la formazione dei nuovi arrivati sarà più semplice, in quanto saranno necessarie meno spiegazioni tecniche per insegnare processi coerenti.
Perché il consolidamento degli strumenti avvantaggia le istituzioni scolastiche
Secondo un nuovo studio, i lavoratori della conoscenza stimano che potrebbero risparmiare 4,9 ore a settimana se avessero processi migliori. I lavoratori passano più tempo a cercare le informazioni di cui hanno bisogno e a passare da un'app all'altra. Se il tuo team passa da una dozzina di strumenti e app all'altra, si tratta di tempo che potrebbe essere dedicato a lavori più significativi.
È importante scegliere in modo strategico gli strumenti da integrare nello stack tecnologico del tuo team: introdurre una nuova applicazione nello stack tecnologico potrebbe significare introdurre una nuova vulnerabilità per la tua sicurezza. Consolidare il numero di strumenti utilizzati permette al team IT di ridurre al minimo il tempo dedicato alla valutazione dei software, dedicando più tempo a lavori più importanti, come fornire agli studenti l'infrastruttura necessaria per continuare il loro apprendimento digitale.
Splashtop Enterprise e il consolidamento degli strumenti per gli istituti scolastici
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