Se sei uno dei tanti lavoratori della conoscenza che l'anno scorso si sono convertiti rapidamente al lavoro da casa (WFH), probabilmente non hai mai considerato l'ampia gamma di pericoli rappresentata dagli strumenti di videoconferenza. Eppure sono molto reali e molto presenti ogni volta che ospiti o partecipi a una videoconferenza. Così reale che l'FBI ha addirittura lanciato un avvertimento sull'utilizzo di Zoom. Prenditi qualche minuto e leggi qui sotto per scoprire come salvaguardare il tuo dispositivo, la tua organizzazione e te stesso mentre ti godi la nuova normalità del WFH.
Passo 1: Utilizza solo strumenti approvati e provenienti da fonti affidabili
Ricevi richieste di ogni tipo per partecipare a conference call con organizzazioni partner, lavoratori a contratto e altre persone esterne alla tua organizzazione. Se qualcuno ti invia un link a uno strumento che il tuo reparto IT non ha approvato, rifiuta l'invito. Spiega le tue ragioni alla persona che ha inviato l'invito, perché probabilmente non è a conoscenza dei rischi.
Se non sei sicuro dello stato di uno strumento, chiedi al tuo reparto IT. Ora, se sei nei guai e devi assolutamente partecipare a una videoconferenza (indipendentemente dallo strumento utilizzato), partecipa solo tramite il tuo browser web. In altre parole, non installare il software di videoconferenza quando ti viene richiesto. Clicca invece sul pulsante "Partecipa con questo browser" (come mostrato di seguito).
Inoltre, assicurati che l'invito sia legittimo. Se non ti aspetti un incontro con la persona che ti ha invitato, contattala con un'email o una telefonata separata e chiedile se intendeva invitarti e perché. È possibile che siano stati hackerati e che tu stia ricevendo un invito fasullo.
Passo 2: rendere sicuro il tuo meeting ospitato
Questo è un passo importante, perché hai più responsabilità di quanto la maggior parte delle persone pensi quando ospita una videoconferenza. Adegui le tue misure di sicurezza in base a chi parteciperà? Cosa succede se un hacker blocca la tua chiamata? Come puoi evitare che un concorrente o un hacker spii le tue riunioni?
Innanzitutto, per evitare che un partecipante disonesto rovini la tua riunione, evita di renderla pubblica quando possibile. Se devi ospitare una riunione pubblica, puoi scegliere di silenziare tutti i partecipanti e di selezionare chi può condividere il proprio schermo.
A proposito di controllo dei partecipanti, puoi controllare chi partecipa fornendo un link alla riunione direttamente alle persone che vuoi che partecipino. Poi, invia loro un'email separata con le password. Per una sicurezza ancora maggiore, usa codici di riunione generati casualmente (se il tuo strumento li offre) e non usare mai lo stesso codice due volte. Quando i partecipanti si iscrivono alla riunione, controlla chi si è iscritto. Una volta che tutti si sono iscritti, blocca l'evento.
Inoltre, sappiate in anticipo come interrompere la riunione: le circostanze in cui lo fareste, chi ha l'autorità di interromperla e come dovrebbe avvenire.
Assicurati incontri privati. Per le riunioni private, è necessario richiedere una password per le riunioni e utilizzare funzioni come la sala d'attesa per controllare l'ingresso degli ospiti. Per una maggiore sicurezza, utilizza codici di riunione generati in modo casuale e password forti e non riutilizzarle. Non condividere il link di una teleconferenza su un post di un social media pubblico e senza restrizioni. Se possibile, disabilita la possibilità che i partecipanti si uniscano a una riunione prima dell'host e silenzia automaticamente i partecipanti al momento dell'ingresso.
Infine, prima di ogni riunione, sappiate chi è responsabile della chiusura di una riunione problematica e quali sono i passi specifici da compiere. Tu (e la tua organizzazione) dovreste conoscere le risposte a queste domande per una questione di politica organizzativa.
Fase 3: Salvaguardare i tuoi dati
Le persone spesso condividono informazioni (intenzionalmente o meno) quando partecipano alle videoconferenze, soprattutto se si tratta di incontri informali o programmati regolarmente. Tieni sempre presente che non devi mai condividere dati o informazioni che vadano al di là di quanto necessario per raggiungere gli obiettivi della riunione.
Per prima cosa, informati presso il team legale della tua organizzazione se ti è consentito o meno registrare le chiamate. Se stai registrando, informa tutti i partecipanti di questo fatto e ricorda loro esplicitamente di non dire nulla che possa compromettere la sicurezza o addirittura le loro questioni personali. Questo accade troppo spesso durante le "chiacchiere" che si fanno all'inizio e alla fine delle riunioni.
Prima di condividere lo schermo, chiudi tutte le finestre o le applicazioni che potrebbero rivelare dati sensibili. Rendi visibili solo i contenuti che devono essere condivisi. Questo significa anche che dovresti nascondere la barra degli indirizzi quando visualizzi i contenuti dei siti intranet della tua organizzazione.
Passo 4: Proteggi tutto ciò che è personale
Il software di registrazione video può a volte "captare" conversazioni che possono avvenire lontano dal tuo computer. Prima di partecipare a una videoconferenza, ricorda a tutti i membri della tua famiglia (o delle vicinanze) che stai partecipando a una sessione registrata che potrebbe riprendere discussioni delicate o personali. Per evitare di rivelare inavvertitamente dettagli personali basati sugli oggetti presenti in casa, usa le funzionalità di sfocatura del software o assicurati di puntare la fotocamera e di mantenere la sua posizione su uno sfondo discreto.
Per evitare di compromettere le informazioni personali dei tuoi colleghi, assicurati che la telecamera di sicurezza domestica non sia puntata verso il tuo schermo. Considera anche l'utilizzo di cuffie per proteggere ciò che dicono, soprattutto se vivi con dei coinquilini.
Infine, proteggi la tua rete domestica dalle intrusioni. Come minimo, modifica l'impostazione predefinita del Wi-Fi con informazioni personalizzate che non siano evidenti a un potenziale hacker. Poi, condividi queste informazioni solo con persone di cui ti fidi. Per maggiori dettagli sulla selezione delle impostazioni e sulla creazione delle password, consulta il nostro sito Top 10 Tips for Secure Remote Work.
Conclusione: La sicurezza delle videoconferenze è più importante di quanto la maggior parte delle persone creda
Come puoi vedere, ci sono molte cose da considerare prima di partecipare alla tua prossima videoconferenza, soprattutto se sei l'organizzatore della riunione. Prova i suggerimenti di cui sopra e condividi questo blog con i tuoi colleghi per mantenere te stesso e la tua organizzazione al sicuro.
