La transformation numérique déferle sur les différents secteurs à un rythme alarmant - les établissements d’enseignement ne font pas exception à la règle. Le processus de transformation numérique est une étape nécessaire que les établissements doivent franchir pour s’adapter aux nouvelles technologies en pleine croissance, dans l’intérêt des étudiants, mais aussi pour permettre à l’administration de rester à la pointe de l’innovation.
La transformation numérique n’est pas un processus simple - les équipes informatiques doivent choisir une variété d’outils différents pour de multiples objectifs. Certains d’entre eux peuvent aider à rationaliser les communications, d’autres sont destinés à numériser l’archivage des informations. Quel que soit le motif, il est primordial que les établissements d’enseignement se dotent des bons outils.
Cependant, trouver les bons outils peut poser différents défis. La technologie est complexe, et la compréhension des complexités internes de certains systèmes et processus signifie que la transformation numérique ne peut pas se faire du jour au lendemain.
Lorsque vous prendrez la décision finale, examinez la façon dont vos outils fonctionnent ensemble pour créer des processus rationalisés. La consolidation de certaines fonctions peut contribuer à minimiser les coûts et à renforcer l’efficacité des processus, de sorte que votre pile de technologies éducatives reste simple tout en fonctionnant efficacement.
Le paysage actuel des technologies éducatives
Selon une étude récente, les établissements scolaires de la maternelle à la terminale utilisent plus de 2 000 applications Web pour l’ensemble de leurs élèves. Si vous considérez chaque élève, le nombre d’applications qu’il utilise et le matériel dont il a besoin pour y accéder, cela crée un réseau complexe d’exigences que les responsables informatiques doivent prendre en compte dans leur processus de décision.
La gestion de tout ces équipements et outils numériques représente un travail considérable et requiert un ensemble unique de compétences. Pour les établissements scolaires qui comptent des milliers d’élèves et qui ne disposent pas d’un support informatique suffisant, la gestion de ces outils peut s’avérer un défi majeur. Leur consolidation constitue une étape importante sur la voie de la transformation numérique.
La consolidation d’outils est l’action de combiner certaines fonctions sous un même outil ou processus. Par exemple, un responsable informatique dans le secteur de l’éducation peut décider de regrouper son logiciel d’accès à distance et sa fonction de service d’assistance dans un seul et même outil. La consolidation permet de réduire le nombre d’outils différents dans votre pile informatique, ce qui se traduit par des économies et une réduction des coûts.
Voici quelques stratégies que votre établissement peut envisager pour vous aider à consolider votre pile edtech.
Stratégie 1 : Aligner les outils sur les objectifs de l’organisation
Avant que votre équipe ne commence à mettre en œuvre une stratégie de transformation numérique complète, envisagez de commencer modestement et d’identifier une partie de votre organisation que vous souhaiteriez cibler en premier. Pour cet exemple, supposons que votre équipe informatique cherche à consolider le nombre d’outils qu’elle utilise pour gérer les équipements des étudiants.
La première étape consiste à définir des objectifs réalisables et mesurables. Ensuite, vous pouvez développer une stratégie conçue pour atteindre l’objectif spécifique que vous avez fixé. Dans cet exemple, l’une des tactiques que votre équipe pourrait mettre en œuvre est un audit des logiciels qu’elle utilise actuellement pour gérer les équipements des étudiants et une analyse des cas d’utilisation pour chacun d’entre eux.
Stratégie 2 : Évaluer les besoins en matière de compatibilité et d’intégration
Maintenant que votre équipe a une idée de l’objectif qu’elle souhaite atteindre et quelques tactiques pour y parvenir, il est important d’examiner comment l’introduction d’un nouvel outil, ou la consolidation des outils actuels, affectera l’infrastructure informatique existante.
Réfléchissez aux logiciels indispensables à votre équipe et à ceux qui sont facultatifs, et déterminez comment ils interagissent entre eux. S’ils ne s’intègrent pas, ou si l’un d’entre eux nécessite une saisie manuelle, il est peut-être temps d’envisager un autre outil offrant davantage de possibilités d’intégration.
De nombreux éditeurs de logiciels proposent une courte période d’essai de leurs outils. Utilisez cette possibilité à votre avantage : expérimentez et testez différents logiciels pour voir comment ils fonctionnent avec votre infrastructure existante dans un environnement confiné avec plusieurs appareils de test différents. Ces derniers doivent être de différents types. Les équipements utilisés par les étudiants varient, vous devez donc vous assurer que ceux que vous gérez sont compatibles avec votre logiciel.
Stratégie 3 : Donner la priorité à la sécurité et à la conformité
L’une des principales considérations dont les responsables informatiques doivent tenir compte lorsqu’ils décident d’acheter des logiciels est la façon dont les données des étudiants seront protégées. Avec la montée du phishing, des fuites de données et d’autres cybercrimes, il est impératif que les responsables informatiques soient conscients des outils qu’ils utilisent et de la façon dont ils protègent les utilisateurs finaux.
Lorsque vous choisissez les outils à consolider, évaluez la sécurité de chacun d’entre eux et s’ils sont conformes aux principales réglementations telles que le RGPD et la FERPA. Ainsi, si vous constatez que certains outils présentent des lacunes particulières lors de votre audit, vous pouvez les consolider pour obtenir une option plus robuste et plus sûre.
Veillez à mettre en place une cadence régulière pour les audits de sécurité - les applications éducatives numériques mettent régulièrement à jour leurs politiques de confidentialité, il est donc important de rester à l’affût des changements et de s’assurer que les données de vos étudiants et de vos enseignants sont protégées.
Stratégie 4 : Surveiller le rapport coût-efficacité et l’évolutivité
Les prix des logiciels changent fréquemment, il est donc important de comprendre la structure tarifaire du logiciel que vous utilisez pour vous assurer de son rapport coût-efficacité. Une entreprise peut facturer en fonction du nombre de licences dont dispose votre équipe ou du nombre de postes utilisés. Quoi qu’il en soit, il est important de tenir compte de la taille de votre équipe et du nombre de personnes qui utiliseront un outil sp écifique pour mesurer la rentabilité.
En ce qui concerne les coûts, il est également important de tenir compte de la croissance de votre équipe au cours d’une année donnée. Selon le type de logiciel que vous utilisez, l’ajout d’un poste supplémentaire peut s’avérer coûteux. Si vous ne souhaitez pas engager ce type de dépenses, envisagez des outils offrant des options de tarification plus souples afin de ne pas grever le budget de votre équipe informatique.
Stratégie 5 : Se concentrer sur l’expérience utilisateur
Lorsque vous consolidez vos outils et envisagez différentes options, réfléchissez à la personnalité de l’utilisateur final et à ses interactions régulières avec le logiciel. Celui-ci est-il facile à prendre en main et à maîtriser ? Le cas d’utilisation habituel de l’outil est-il un processus simple et intuitif ?
Trouver des outils faciles à mettre en œuvre, à adopter et à utiliser au quotidien avec un minimum de formation est l’un des moyens pour les équipes informatiques de mettre en place des processus plus efficaces. Cela simplifie la formation des nouveaux employés, car il faudra moins d’explications techniques pour apprendre à s’en servir.
Comment la consolidation des outils profite aux établissements d’enseignement
Selon une nouvelle étude, les travailleurs du savoir estiment qu’ils pourraient économiser 4,9 heures par semaine s’ils disposaient de processus améliorés. Les employés passent trop de temps à chercher les informations dont ils ont besoin et à passer d’une application à l’autre. Si votre équipe jongle entre des dizaines d’outils et d’applications, ce temps pourrait être consacré à des tâches plus utiles.
Il est primordial de faire preuve de stratégie en ce qui concerne les outils que votre équipe ajoute à votre pile technologique - l’introduction d’une nouvelle application peut signifier la création d’une nouvelle vulnérabilité en matière de sécurité. Consolider le nombre d’outils que vous utilisez permet à votre équipe informatique de minimiser le temps passé à évaluer les logiciels, laissant plus de temps pour des tâches plus importantes, comme fournir aux étudiants l’infrastructure dont ils ont besoin pour leur apprentissage numérique.
Splashtop Enterprise et la consolidation des outils pour les établissements d’enseignement
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Splashtop Enterprise est un outil convivial conçu dans un souci de sécurité, conforme aux principales réglementations de sécurité telles que FERPA, RGPD, SOC 2 et ISO/IEC 27001. Simplifiez la gestion des appareils à distance pour les techniciens et les utilisateurs finaux en fournissant des moyens faciles à utiliser pour se connecter à distance et minimiser le nombre d’outils dans votre pile technologique.
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