FERPA 是美國的一項聯邦法律，旨在保護學生教育記錄的隱私。1974年頒布的FERPA賦予父母對其子女教育資訊的特定權利，這些權利在學生年滿18歲或就讀高中以後的學校時轉移給學生。這項立法在確保個人和敏感的學生數據免受未經授權的存取或披露方面發揮了關鍵作用。
隨著教育越來越多地採用數位平台和遠端學習，FERPA 合規性變得更加重要。機構必須遵循嚴格的指導方針，以保護從教育記錄到目錄資訊的學生隱私。
這篇博客提供了對 FERPA 的深入概述，其重要性，以及學校和組織如何在利用現代技術的同時保持合規。
FERPA：意義與定義
家庭教育權利和隱私法案 (FERPA) 是一項美國聯邦法律，旨在保護學生教育記錄的隱私。通常被稱為“巴克利修正案”，FERPA 授予父母和合資格的學生（年滿 18 歲或就讀於高等教育機構的學生）某些權利，讓他們可以訪問和控制其教育記錄。
FERPA 適用於所有接受美國教育部管理的計劃資助的教育機構。公立學校、大學和許多私立機構必須遵守 FERPA 的規定以確保合規。
FERPA 的目的為何？
FERPA的頒布是為了解決對學生資訊濫用的日益關注。其主要目的是確保教育機構尊重並保護學生的隱私。通過授予家長和符合條件的學生對教育記錄的存取控制權，FERPA 旨在防止未經授權的披露，這可能導致歧視、身份盜竊或信任破壞。
FERPA 的主要目標包括：
確保父母和學生可以存取和檢視教育記錄。
建立學校在未經同意的情況下何時及如何披露個人資訊的指導方針。
提供一個管理目錄資訊的框架，以維持透明度同時保護隱私。
FERPA如何幫助保護學生數據？
FERPA 透過要求教育機構遵循特定程序並在分享個人資訊前獲得同意來保護學生資料。根據 FERPA：
機構必須每年通知家長和符合條件的學生他們的權利。
除非在授權情況下，學校不得在未經明確書面同意的情況下釋出教育記錄中的個人識別資訊 (PII)。
必須實施保障措施，以防止未經授權存取敏感的學生資料，特別是在數位和遠端學習環境中。
FERPA 的指導方針確保學生數據保持安全，讓家庭能夠在隱私方面做出明智的決定，同時增強對教育機構的信任。
FERPA 保護哪些資訊？
FERPA 定義並保護學生教育記錄中的特定類型資訊，以保障其隱私。這種保護適用於由教育機構或代表其行事的各方收集和維護的資料。以下是 FERPA 涵蓋的兩個主要資訊類別：
教育記錄
教育記錄是指任何包含與學生直接相關的信息並由教育機構、機構或代表機構行事的第三方維護的記錄、文件、檔案或其他材料。這些記錄可能以各種格式存在，包括紙本文件、數位檔案或影音材料。
受 FERPA 保護的教育記錄範例包括：
成績和成績單
Transcripts
課程時間表
紀律記錄
特殊教育記錄
學校維護的健康和免疫記錄
FERPA 確保這些記錄保持私密，僅供授權人員存取，例如家長、符合條件的學生 或具有合法教育利益的學校官員。
目錄資訊
雖然 FERPA 保護大多數學生數據，但它允許學校將某些資訊指定為「目錄資訊」，這些資訊通常較不敏感，並且可以在未經事先同意的情況下披露，除非學生或家長選擇退出。
目錄信息的例子包括：
Student name
地址
電話號碼
出生日期和地點
主修學科
出席日期
獲得的學位和獎項
參加正式認可的活動和運動
然而，即使是目錄資訊，FERPA 也要求學校通知家長和符合資格的學生他們有權選擇不公開這些資訊。教育機構在處理目錄資訊時，必須在透明度和隱私保護之間取得謹慎的平衡。
透過明確定義和規範對這些類型資訊的存取，FERPA 有助於保護學生資料的完整性，同時提供適當使用的框架。
FERPA 要求和例外
FERPA為教育機構建立了明確的要求，以確保學生隱私的保護。同時，它也列出了特定的例外情況，允許機構在未經事先同意的情況下披露資訊。理解這些要求和例外情況對於合規性至關重要。
FERPA 要求
年度權利通知：學校必須每年通知家長和符合資格的學生他們在 FERPA 下的權利。這包括以下權利：
檢查和審閱教育記錄。
要求更正不準確或誤導性的信息。
在釋放 PII 之前提供同意。
Consent for Disclosure: Written consent must be obtained before disclosing PII from education records, except in cases where exceptions 套用.同意書應包括：
要披露的具體記錄。
披露的目的。
披露將被提供給的各方。
披露記錄保存：學校必須保存每次要求存取或披露個人識別資訊 (PII) 的記錄。此記錄必須包括：
要求或接收資訊的各方。
各方對資訊的合法興趣。
數據的安全處理：機構需要實施措施來保護學生記錄，特別是在數位環境中。這包括加密、存取控制和安全存儲系統。
FERPA 例外
FERPA 包含幾個例外情況，教育機構可以在未經事先書面同意的情況下披露 PII：
具有合法教育利益的學校官員：PII 可以與需要存取以履行其專業責任的學校官員（教師、管理人員、承包商）共享。
傳輸 to Other Schools: 學校可以將記錄披露給學生打算入學或傳輸的其他教育機構。
健康或安全緊急情況：在緊急情況下，學校可以披露 PII 以保護學生或他人的健康或安全。
司法命令或傳票：學校可以根據合法發出的傳票或法院命令披露信息。
財務援助目的：資訊可能會被披露以確定學生的財務援助資格、援助條件或執行其條款。
目錄資訊：如前所述，除非學生或家長選擇退出，否則學校可以披露目錄資訊。
為學校或代表學校進行的研究：機構可能會與進行研究的組織分享數據，以改進教學、管理學生援助計劃或開發預測測試。
通過遵守這些要求並了解例外情況，學校可以有效地遵循 FERPA 規定，同時堅持保護學生隱私的承諾。
常見的 FERPA 違規和處罰
儘管 FERPA 明確規範了指導 方針，教育機構可能會不小心或故意違反其規定。這些違規行為可能會帶來嚴重後果，從聲譽損害到法律和財務處罰。了解最常見的違規行為及其懲罰對於維持合規性至關重要。
最常見的 FERPA 違規行為是什麼？
未經授權的教育記錄披露：未經明確同意或超出 FERPA 例外情況分享學生的 PII 是直接違規行為。例子包括：
將成績或敏感信息發送給錯誤的收件人。
公開張貼帶有識別資訊的成績或測試結果。
不當處理目錄信息：即使在某些情況下可以披露目錄信息，但未能為學生或家長提供選擇退出此類披露的選項即構成違規。
未能保護學生記錄：不充分的安全措施，例如使用不安全的存儲系統或未能限制對敏感記錄的存取，可能導致數據洩露和 FERPA 違規。
缺乏年度通知：未能每年通知家長和學生其 FERPA 權利的機構未能滿足基本的合規要求。
在沒有合法教育利益的情況下披露信息：允許對學生記錄的訪問給沒有合法教育利益的個人或團體，即使是機構內部的，也是一種違規行為。
不當與第三方共享數據：與承包商或第三方供應商共享數據而未訂立明確規定FERPA合規的協議可能導致違規。
FERPA 違規處罰
違反 FERPA 可能會對教育機構造成重大後果，包括：
失去聯邦資金：不合規的最嚴重懲罰是可能失去聯邦資金。這可能會危及機構的財務穩定和運營。
Formal Complaints and Investigations: Students or parents can 檔案 complaints with the U.S. Department of Education’s Family 原則 Compliance Office (FPCO), which may launch formal investigations.
聲譽損害：違規行為可能會削弱學生、家長和社區之間的信任，導致長期的聲譽損害。
法律後果：雖然 FERPA 本身不允許私人訴訟，但違規可能會在其他隱私法律或法規下引發法律行動，特別是在疏忽的情況下。
資料洩露成本：未能保護數位記錄可能導致昂貴的資料洩露應對措施，包括通知、補救和其他隱私法下的潛在罰款。
通過對 FERPA 合規保持警惕和積極主動，教育機構可以有效地避免這些常見陷阱並保護學生的隱私。
FERPA 合規的最佳實踐
維持 FERPA 合規對於教育機構來說至關重要，以保護學生隱私並避免昂貴的罰款。實施最佳實踐有助於確保遵守 FERPA 規定，並與學生、家長和更廣泛的教育社區建立信任。以下是需要遵循的關鍵最佳實踐：
1. 教育員工和教職員關於 FERPA
為所有員工，包括教師、管理人員和 IT 人員，提供定期培訓課程，以確保他們了解 FERPA 規定、他們的責任以及如何安全地處理學生數據。
包括真實生活中的情境來強調潛在的合規問題。
確保員工了解 FERPA 如何適用於實體和數位環境。
2. 限制學生記錄的存取
採用最小權限原則，僅授予對教育記錄有合法教育興趣的個人存取權限。使用基於角色的存取控制來有效管理權限。
3. 加強數位安全
在網路威脅日益增加的時代，保護數位學生記錄至關重要。主要措施包括：
使用加密資料庫來儲存敏感資訊。
要求安全登入和多因素驗證 (MFA) 以存取學生記錄。
定期更新軟體和系統以解決漏洞。
4. 為目錄 信息實施選擇退出機制
通知家長和符合條件的學生他們有權選擇不公開目錄信息。提供提交選擇退出請求的明確指示和截止日期。
5. 建立明確的資料共享政策
確保處理學生資訊的第三方供應商和承包商遵守 FERPA 合規標準。這可能包括：
起草資料共享協議，指定 FERPA 合規性。
Auditing 製造商 practices to 驗證 adherence to privacy standards.
6. 定期審核和檢查政策
定期審核 FERPA 政策和程序，以識別潛在的漏洞或風險。根據技術和監管要求的變化，隨時更新政策。
7. 管理記錄的保留和處置。
建立明確的指導方針，說明應保留學生記錄的時間長短，並安全地處置不再需要的記錄。這可以最大限度地減少未經授權訪問過時信息的風險。
8. 清楚地傳達隱私政策
與學生和家長分享您機構的隱私政策。透明度增強信任，確保每個人都了解他們在 FERPA 下的權利。
9. 監控遠端學習工具
對於利用數位學習平台的機構，確保工具符合FERPA要求。評估功能如使用者存取控制、資料加密和安全儲存。
10. 迅速回應隱私問題
建立處理隱私問題或潛在違規的協議。迅速調查和解決這些問題顯示出對 FERPA 合規性的強烈承諾。
通過遵循這些最佳實踐，教育機構可以創造一種隱私和問責的文化，確保學生數據保持安全並符合 FERPA。
使用安全的遠端學習解決方案保護學生 PII 符合 FERPA
隨著遠端學習變得越來越普遍，遵循 FERPA 保護學生 PII 從未如此重要。遠端學習平台帶來獨特的挑戰，例如透過網際網路傳輸資料和對第三方工具的依賴增加。為了確保合規，機構必須採用安全可靠的遠端學習解決方案，優先考慮學生隱私。
符合 FERPA 的遠端學習解決方案的關鍵特點
端到端加密：安全的遠端學習平台應使用端到端加密來保護傳輸過程中的數據。這可以防止未經授權的存取敏感信息，即使被攔截。
基於角色的存取控制：平台必須允許管理員定義和控制不同使用者的存取級別，確保只有授權人員可以存取特定的學生資料。
審計追蹤和監控：記錄和監控用戶活動提供了責任感，並有助於識別潛在的未經授權訪問學生記錄的行為。
數據最小化和保留：符合 FERPA 的工具應僅存儲必要的數據，並允許在不再需要記錄時安全刪除。
與第三方供應商的合規性：與第三方服務整合的遠程學習工具必須確保這些服務也符合 FERPA。數據共享協議應明確規定隱私義務。
Splashtop 如何支持 FERPA 合規性
Splashtop 提供強大的遠端存取和學習解決方案，旨在滿足 FERPA 的要求。
加密連接：Splashtop 提供 AES 256 位加密，確保在遠端連線期間共享的所有數據保持安全。
精細使用者權限：管理員可以控制對共享資源的存取，保護敏感的學生數據。
安全遠端存取：教育工作者和管理人員可以遠端存取內部電腦和教育資源，而無需不必要地傳輸敏感文件。
詳細的連線記錄：Splashtop 提供活動記錄和審計追蹤，允許機構監控和記錄合規努力。
可靠的遠端支援：IT 團隊可以在遵循 FERPA 指南的同時，安全地排除和維護用於遠端學習的設備。
教育機構可以通過利用像Splashtop這樣的工具，自信地過渡到數位和遠端學習環境。憑藉其強大的安全功能和對合規性的承諾，Splashtop 使學校能夠保護學生的 PII，確保安全且符合 FERPA的學習體驗。
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