No mundo remoto de hoje, ter as ferramentas certas é essencial para manter a produtividade e a colaboração enquanto se trabalha em casa. Com a crescente necessidade de comunicação contínua, compartilhamento seguro de arquivos e gerenciamento de projetos eficaz, selecionar o melhor software pode fazer toda a diferença.
Este blog destaca as dez principais ferramentas de software que podem melhorar sua experiência de trabalho remoto, fornecendo os recursos necessários para se manter conectado, organizado e eficiente, não importa de onde você esteja trabalhando. Quer seja um colaborador individual ou parte de uma equipa, estas ferramentas foram concebidas para o ajudar a prosperar num ambiente de trabalho em casa.
Dito isso, aqui estão os 10 tipos de ferramentas de software que você e sua equipe precisam para que você possa ser produtivo enquanto desfruta dos benefícios de trabalhar em casa:
Gestão de projetos
Comunicação em Tempo Real
Colaboração
Monitoramento e gerenciamento de equipe
Software de controle de tempo
Ferramentas de Gestão de Palavras-passe
Aplicativos de anotações e organização
Ferramentas de Quadro de Comunicações Online
Software de assinatura digital
Acesso remoto
Recursos indispensáveis para o software de trabalho remoto
Selecionar o software certo para o trabalho remoto vai além de escolher ferramentas populares; trata-se de garantir que essas ferramentas atendam às demandas específicas de um ambiente remoto. Aqui estão os principais recursos a procurar:
Compatibilidade entre plataformas: O software deve funcionar perfeitamente em diferentes sistemas operacionais e dispositivos, incluindo desktops, laptops, tablets e smartphones. Isso garante que os membros da equipe possam permanecer produtivos, independentemente do dispositivo ou local.
Interface amigável: Uma interface direta e intuitiva é crucial para minimizar a curva de aprendizado e garantir que todos os membros da equipe, independentemente de sua experiência técnica, possam usar o software de forma eficaz. Isso leva a maiores taxas de adoção e menos tempo gasto em treinamento.
Medidas de segurança robustas: Com o trabalho remoto, a segurança dos dados é fundamental. Procura um software que inclua encriptação de ponta a ponta, autenticação multifactor e conformidade com os regulamentos do sector (como o RGPD ou a HIPAA) para proteger informações sensíveis contra violações e ciberameaças.
Escalabilidade: À medida que a sua equipa cresce, o mesmo deve acontecer com o seu software. As ferramentas escaláveis permitem adicionar mais usuários, integrar-se a outras plataformas e expandir funcionalidades sem perder desempenho ou exigir uma revisão completa de seus sistemas.
Personalização: A capacidade de adaptar o software às suas necessidades específicas, seja por meio de painéis personalizáveis, fluxos de trabalho ou integrações, pode aumentar muito a produtividade e garantir que as ferramentas funcionem para você, e não o contrário.
Apoio ao Cliente e Formação: Suporte ao cliente responsivo e acesso a recursos de treinamento são essenciais para solucionar problemas rapidamente e tirar o máximo proveito do seu software. Procure provedores que ofereçam opç ões de suporte abrangentes, incluindo bate-papo ao vivo, tutoriais e bases de conhecimento.
Ao priorizar esses recursos, você pode garantir que sua configuração de trabalho remoto esteja equipada com as ferramentas necessárias para promover eficiência, segurança e colaboração perfeita, não importa onde sua equipe esteja localizada.
As melhores ferramentas para trabalhar em casa
Gestão de projetos
Ao trabalhar em vários projetos que envolvem diferentes partes responsáveis por inúmeras tarefas, manter-se organizado pode ser muito difícil. Trabalhar em casa pode tornar tudo isso ainda mais desafiador.
Ferramentas de gestão de projetos rastreiam projetos em tempo real através de painéis online. Isso significa que mesmo que você esteja trabalhando remotamente, é muito fácil saber quais tarefas foram atribuídas a você e qual é o status de outras tarefas no projeto.
As principais ferramentas de gerenciamento de projetos incluem ProofHub, Trello, monday.com e Workfront.
Comunicação em Tempo Real
Para que todas as equipes mantenham-se informadas, você também precisa garantir que todas as linhas de comunicação estejam abertas e acessíveis. A acessibilidade também é muito importante, caso alguém que esteja trabalhando em casa perca uma conversa importante, será muito difícil para que esse profissional se mantenha inteiramente conectado aos seus iguais.
Ferramentas de comunicação em tempo real permitem que grandes equipes mandem mensagens dentro de grupos relevantes. Desse modo, um trabalhador remoto pode contribuir com a conversa ou ler as mensagens antigas caso ele tenha estado ocupado neste dia. Outras ferramentas permitem que você faça chamadas telefônicas com ou sem vídeo pela internet.
As principais ferramentas de comunicação em tempo real incluem Slack, Skype e Zoom.
Colaboração
Quando várias pessoas trabalham juntas em uma mesma tarefa, colaborar com alguém que está trabalhando remotamente pode ser quase impossível. Um software de colaboração permite que os trabalhadores remotos contribuam com arquivos compartilhados para que eles possam trabalhar lado a lado com uma equipe em tempo real.
As ferramentas populares de colaboração incluem: Google Drive, Microsoft Teams e o Confluence.
Monitoramento e gerenciamento de equipe
Para os líderes de equipe. Se você precisa trabalhar em casa ou se os membros da sua equipe estão trabalhando em casa, é importante que você mantenha a capacidade de garantir que todos os membros da sua equipe estejam muito envolvidos e contribuindo com o projeto.
Existem ferramentas que permitem que você avalie sua equipe e seu engajamento, além de como eles se sentem em relação ao seu trabalho. Também existem ferramentas que permitem que você saiba o quão ativa sua equipe está sendo, rastreando eu teclado, mouse, aplicativo e outras métricas de uso. Essas ferramentas ajudam você a manter sua equipe motivada, além de sempre saber caso um membro da sua equipe fique para trás.
As ferramentas de software para monitoramento e gerenciamento de equipes incluem Hubstaff, Officevibe e JotForm.
Software de controle de tempo
O software de controle de tempo é essencial para gerenciar a produtividade e garantir a prestação de contas em um ambiente de trabalho remoto. Essas ferramentas ajudam funcionários e gerentes a monitorar a quantidade de tempo gasto em tarefas, projetos ou trabalho do cliente. Eles geralmente incluem recursos como registro automático de tempo, entrada manual de tempo e relatórios, que fornecem informações sobre padrões de trabalho e eficiência.
As ferramentas populares de controlo de tempo integram-se com o software de gestão de projetos e faturação, tornando mais fácil simplificar os fluxos de trabalho e garantir uma faturação precisa. Ao usar o software de controle de tempo, as equipes podem melhorar o gerenciamento de tempo, cumprir prazos e manter a transparência em configurações de trabalho remoto.
Ferramentas de Gestão de Palavras-passe
As ferramentas de gestão de palavras-passe são cruciais para garantir o acesso a várias contas e serviços, especialmente quando se trabalha remotamente. Essas ferramentas armazenam e gerenciam senhas em um cofre criptografado, tornando mais fácil para os usuários gerar e recuperar senhas fortes e exclusivas sem precisar se lembrar de todas. Além disso, muitos gerenciadores de senhas oferecem recursos como preenchimento automático, compartilhamento de senhas e alertas de segurança para contas comprometidas.
Ao usar um gerenciador de senhas, os trabalhadores remotos podem garantir que suas credenciais estejam seguras, reduzindo o risco de violações e aprimorando a cibersegurança geral.
Aplicativos de anotações e organização
Os aplicativos de anotações e organização ajudam os trabalhadores remotos a acompanhar informações, ideias e tarefas importantes de forma estruturada. Essas ferramentas geralmente incluem recursos como anotações pesquisáveis, listas de tarefas, lembretes e a capacidade de organizar o conteúdo em blocos de anotações ou pastas. Eles podem ser sincronizados entre dispositivos, permitindo que os usuários acessem suas anotações de qualquer lugar.
As aplicações populares de anotações também se integram com outras ferramentas, como calendários e software de gestão de projetos, ajudando os utilizadores a manterem-se organizados e a acompanhar o seu trabalho, onde quer que estejam.
Ferramentas de Quadro de Comunicações Online
As ferramentas de quadro branco online são ideais para brainstorming, planejamento e colaboração em tempo real com os membros da equipe. Esses quadros digitais permitem que os usuários desenhem, escrevam e organizem ideias visualmente, replicando a experiência de um quadro físico em um espaço virtual. Os recursos geralmente incluem notas adesivas, ferramentas de desenho, modelos e a capacidade de carregar e anotar documentos.
Os quadros brancos online são particularmente úteis para equipes remotas que precisam colaborar em projetos criativos, planejar fluxos de trabalho ou conduzir reuniões interativas, promovendo um ambiente de trabalho mais envolvente e produtivo.
Software de assinatura digital
O software de assinatura digital simplifica o processo de assinatura de documentos remotamente, eliminando a necessidade de papelada física. Essas ferramentas permitem que os usuários assinem, enviem e gerenciem documentos com segurança, garantindo que contratos, acordos e outros documentos importantes possam ser concluídos de qualquer lugar. As assinaturas digitais são juridicamente vinculativas e geralmente vêm com trilhas de auditoria, criptografia e conformidade com regulamentos como eIDAS e ESIGN.
Ao usar software de assinatura digital, os trabalhadores remotos e as empresas podem agilizar as aprovações, reduzir os tempos de resposta e manter a integridade de seus documentos.
Software de acesso remoto
Você já precisou acessar um arquivo ou aplicativo importante no seu computador de trabalho, mas, infelizmente, não estar no seu escritório?
Um software de acesso remoto deixa os seus computadores de trabalho acessíveis a qualquer momento. Você pode acessar seu computador de trabalho em casa e usá-lo como se estivesse sentado na frente dele. Abra qualquer arquivo e use qualquer aplicativo no seu computador de trabalho através de praticamente qualquer outro dispositivo.
A melhor ferramenta de acesso remoto para trabalhar em casa é o Splashtop Business Access.
Além disso, a Splashtop oferece descontos de acesso remoto para compras de um grande número de licenças, desse modo grandes equipes podem começar a trabalhar em casa ao mesmo tempo.
Maximizando a eficiência com o software de trabalho remoto
Para realmente aproveitar os benefícios do trabalho remoto, é essencial usar a combinação certa de ferramentas que melhorem a produtividade, simplifiquem os fluxos de trabalho e garantam uma comunicação suave entre sua equipe.
Ao integrar várias soluções de software, como ferramentas de gerenciamento de projetos, aplicativos de controle de tempo e acesso remoto, você pode criar um ambiente de trabalho remoto coeso onde as tarefas são concluídas de forma eficiente, os prazos são cumpridos e a colaboração acontece perfeitamente. Revisar e atualizar regularmente sua pilha de software com base nas necessidades em evolução de sua equipe também pode contribuir para a eficiência e o sucesso contínuos.
Protegendo seu ambiente de trabalho remoto com o software e as ferramentas certas
A segurança é uma preocupação crítica em qualquer configuração de trabalho remoto. Garantir que seu ambiente de trabalho remoto seja seguro começa com a seleção de ferramentas que oferecem recursos de segurança robustos. As ferramentas de gestão de palavras-passe ajudam a proteger o acesso às suas contas, enquanto o software de assinatura digital garante a integridade de documentos importantes.
Além disso, a utilização de software de ambiente de trabalho remoto seguro, como o Splashtop, permite um acesso seguro e encriptado aos computadores do teu trabalho a partir de qualquer lugar. Ao escolher ferramentas com protocolos de segurança fortes, você pode proteger informações confidenciais e manter um ambiente de trabalho remoto seguro e produtivo.
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