Beheer van een extern personeelsbestand: Hoe je externe teams kunt leiden

De wereld van werk is enorm veranderd!

Tegenwoordig werkt ongeveer één op de drie Amerikaanse werknemers (35%) die de optie hebben, volledig vanuit huis en ruilen ze hun kantoorbureau in voor keukentafels, lokale koffiebars of zelfs cafés aan het strand.

Deze verschuiving naar remote werken is niet alleen tijdelijk – het is hier om te blijven. Maar een team beheren dat je niet face-to-face kunt zien, brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee.

Hoe houd je iedereen verbonden als ze verspreid zijn over verschillende tijdzones? Hoe kun je ervoor zorgen dat het werk gedaan wordt zonder in iemands nek te hijgen?

Laten we het uitzoeken!

Wat is een Remote Workforce?

Een externe personeelsbestand verwijst naar werknemers die buiten de traditionele kantooromgeving werken. Ze kunnen thuis werken, in een co-working space, of overal waar een betrouwbare internetverbinding is.

De sleutel is dat ze niet fysiek aanwezig zijn in een centraal kantoor.

Volgens recente Gallup-gegevens werkt 80% van de Amerikaanse werknemers met banen die op afstand kunnen worden uitgevoerd, ofwel hybride of volledig op afstand, waarbij hybride werknemers gemiddeld 2,6 dagen per week op kantoor zijn.

Deze verschuiving vertegenwoordigt een aanzienlijke verandering ten opzichte van de conventionele 9-tot-5 kantooropstelling, mogelijk gemaakt door technologische vooruitgang en veranderende werkculturen.

Begrip van Remote Workforce Management

Het beheren van een remote workforce houdt in dat je deze verspreide teams overziet terwijl je productiviteit, betrokkenheid en effectieve samenwerking waarborgt.

Het omvat een mix van technologie, communicatie en ouderwetse leiderschapsvaardigheden om ervoor te zorgen dat het werk efficiënt wordt gedaan, ongeacht waar je team is.

Hier zijn de drie kritieke componenten:

1. Communicatiesystemen: Het implementeren van tools en protocollen voor duidelijke, consistente teamcommunicatie.

2. Prestatiemonitoring: Doelen stellen en volgen terwijl je verantwoordelijkheid behoudt.

3. Team Engagement: Cultuur opbouwen en verbindingen onderhouden in een virtuele omgeving.

Wil je je remote workforce management stroomlijnen?

Splashtop's veilige remote access-oplossing laat je team hun apparaten (BYOD) gebruiken om veilig toegang te krijgen tot werkcomputers, waar ze ook zijn.

Je krijgt beveiliging van ondernemingsniveau met SSO-integratie, kristalheldere 4K-streaming voor naadloze remote sessies, en eenvoudige prestatiemonitoring - en dat alles terwijl je tot 80% bespaart vergeleken met traditionele VPN-oplossingen.

Probeer Splashtop 7 dagen gratis en ontdek hoe eenvoudig het beheer van een extern team kan zijn.

Huidige trends en statistieken over thuiswerken

Remote work is niet zomaar een voorbijgaande trend; het is hier om te blijven. Geloof je ons niet? Bekijk deze cijfers:

• Eén op de vijf werknemers werkt nu fulltime op afstand.

• Tegen 2025 zal 22% van de beroepsbevolking (36,2 miljoen Amerikanen) op afstand werken, een stijging van 87% ten opzichte van de niveaus van vóór de pandemie.

• 98% van de werknemers geeft aan interesse te hebben in op zijn minst af en toe op afstand te werken.

• 16% van de bedrijven wereldwijd is volledig op afstand.

De topsectoren die remote work omarmen in de toekomst:

• Computer en IT

• Boekhouding en Financiën

• Marketing

• Medisch en Gezondheid

• Projectmanagement

Deze statistieken schetsen een duidelijk beeld: De toekomst van werk is remote, en bedrijven moeten zich aanpassen om concurrerend te blijven. Je kunt zien hoe toonaangevende bedrijven remote werken omarmen en hun operaties transformeren om te groeien in deze nieuwe omgeving.

Voordelen van een externe werkploeg

Dus, waarom omarmen zoveel bedrijven werken op afstand?

Voordelen voor werknemers

Laten we verkennen hoe werken op afstand het leven van je teamleden kan verbeteren:

Voordelen voor Werkgevers

Laten we nu eens kijken wat bedrijven winnen als ze thuiswerken omarmen:

Uitdagingen van het beheren van een externe werkkracht

Hoewel werken op afstand veel voordelen biedt, heeft het beheren van externe medewerkers zijn eigen uitdagingen:

Het Doorbreken van Communicatiebarrières

De grootste uitdaging die je waarschijnlijk zult tegenkomen, is communicatie. Zonder face-to-face interacties is het moeilijker om lichaamstaal en toon op te pikken.

Bovendien kan het lastig zijn om de juiste tijd te vinden om contact te maken als je team verspreid is over verschillende tijdzones.

Denk er eens over na - die snelle gesprekken aan het bureau en spontane brainstormsessies gebeuren niet meer vanzelfsprekend. Je moet bewuster zijn over hoe en wanneer je communiceert met je team.

Je team verbonden houden

Het is niet makkelijk om op afstand een sterke teamcultuur op te bouwen. Hier is wat het lastig maakt:

• Teamleden kunnen zich geïsoleerd voelen als ze alleen werken

• Het is moeilijker om vertrouwen op te bouwen als je elkaar niet persoonlijk kunt ontmoeten.

• Virtuele teambinding vereist extra inspanning en planning

Het goede nieuws? Met de juiste aanpak en tools kun je zelfs in een virtuele omgeving betekenisvolle connecties creëren.

Omgaan met technische en beveiligingsproblemen

Remote werken is sterk afhankelijk van technologie, wat zijn eigen uitdagingen met zich meebrengt. Het beveiligen van gegevens wordt complexer wanneer je team vanaf verschillende locaties werkt.

Je moet nadenken over:

• Beveiligde toegang tot bedrijfssystemen instellen

• Bescherming van gevoelige informatie

• Zorg ervoor dat iedereen betrouwbare internetverbinding en de juiste apparatuur heeft

De sleutel is het vinden van de juiste balans tussen veiligheid en bruikbaarheid. Je wilt je gegevens veilig houden zonder het te ingewikkeld te maken voor je team om hun werk te doen.

Splashtop Enterprise biedt SSO-integratie, 256-bits encryptie en geavanceerde beveiligingsfuncties om je externe personeel te beschermen.

Plan een demo om te zien hoe Splashtop je remote teams kan beveiligen.

Prestaties effectief volgen

Prestaties op afstand beheren is anders dan je team op kantoor zien werken. Je vraagt je misschien af: "Blijven mijn teamleden productief?" "Hoe weet ik of iemand moeite heeft?" "Wat is de beste manier om virtueel feedback te geven?"

De truc is om je te richten op resultaten in plaats van gewerkte uren. Stel duidelijke verwachtingen en vertrouw erop dat je team hun tijd effectief beheert.

Beste praktijken voor het beheren van een externe werkkracht

Hier zijn bewezen strategieën die echt werken:

1. Creëer en Documenteer Duidelijke Beleid

Laat je richtlijnen voor werken op afstand niet aan het toeval over. Begin met het creëren van een duidelijk thuiswerkbeleid dat iedereen kan volgen.

Dit moet basis maar belangrijke details dekken over:

• Wie kan op afstand werken, en hoe vaak

• Verwachte werkuren en beschikbaarheid

• Welke vergaderingen moeten persoonlijk worden bijgewoond

• Waar medewerkers kunnen werken (thuis, co-working spaces, etc.)

Vraag input van je HR-, Finance- en Legal-teams voordat je deze beleidsmaatregelen implementeert. Dit helpt toekomstige hoofdpijn te voorkomen!

2. Stel Duidelijke Communicatierichtlijnen Op

Goede communicatie is de ruggengraat van succes bij remote werk. Begin met het vaststellen wanneer en hoe je team moet communiceren.

Bijvoorbeeld, snelle vragen werken misschien het beste in de chat, terwijl complexe discussies video-oproepen nodig hebben.

Maak een eenvoudig communicatieplan dat het volgende omvat:

• Welke tools te gebruiken voor verschillende soorten berichten

• Verwachte reactietijden voor e-mails en berichten

• Beste tijden voor teamcommunicatie

• Regelmatige vergaderschema's en formats

Zet deze communicatie best practices in werking:

• Overcommuniceer liever dan ondercommuniceer

• Schrijf berichten die geen ruimte laten voor verwarring

• Deel schermopnames om gedetailleerde processen uit te leggen

• Gebruik videogesprekken wanneer je lastige problemen moet oplossen.

Het doel is om iedereen op de hoogte te houden zonder hen te overspoelen met berichten. Het vinden van deze balans kan wat tijd kosten, maar soepele samenwerking binnen het team is de moeite waard.

3. Kies en implementeer de juiste tools

Je remote team heeft betrouwbare tools nodig om effectief te werken. Zie deze als je virtuele kantoorbenodigdheden:

Begin met een goed videoconferentieplatform voor face-to-face vergaderingen.

Voeg projectmanagementsoftware toe om taken te organiseren en veilige remote access-oplossingen zodat teamleden veilig toegang hebben tot werkbronnen vanuit huis.

Met Splashtop Secure Workspace kan je team veilig en zonder gedoe toegang krijgen tot werkbronnen. Het verenigde Zero Trust-platform laat medewerkers veilig applicaties overal benaderen terwijl gevoelige gegevens worden beschermd.

Met functies zoals single sign-on (SSO), privileged access management en uitgebreide dreigingsverdediging krijg je beveiliging van ondernemingsniveau zonder in te boeten op eenvoud.

Ook helpt real-time monitoring je om de behoeften van je team te prioriteren.

4. Bouw een sterke teamcultuur op

Alleen omdat je team remote is, betekent niet dat je geen geweldige relaties kunt opbouwen.

Hier is hoe je je team verbonden houdt:

Begin met regelmatige virtuele teambuildingactiviteiten. Dit kunnen informele koffiepraatjes zijn of georganiseerde online spellen. Probeer iedereen minstens één keer per jaar persoonlijk samen te brengen voor diepere verbindingen.

Pro tip: Vergeet niet om overwinningen en mijlpalen te vieren! Stuur verjaardagskaarten, erken werkjubilea en deel regelmatig teamprestaties.

5. Focus op Resultaten, Niet op Uren

Als je je team niet kunt zien werken, is het verleidelijk om hun online uren te monitoren.

Probeer in plaats daarvan deze aanpak: stel duidelijke doelen en deadlines, en vertrouw je team om hun tijd te beheren. Wat het meest belangrijk is, is dat het werk goed en op tijd wordt gedaan.

Enkele tips voor resultaatgericht management:

• Stel specifieke, meetbare doelen voor elk teamlid

• Plan regelmatige check-ins om de voortgang te bespreken

• Focus op projectmijlpalen in plaats van dagelijkse activiteiten

6. Zorg voor het welzijn van je team

Remote werken kan soms isolerend aanvoelen.

Maak het welzijn van werknemers een prioriteit door mogelijkheden te creëren voor sociale verbinding via teamactiviteiten.

Moedig een goede werk-privébalans aan door buiten werktijden (inclusief weekenden en vrije dagen) te respecteren en regelmatige pauzes te bevorderen.

Vergeet niet – gelukkige medewerkers zijn meestal productiever!

7. Houd Je Gegevens Veilig

Beveiliging klinkt misschien ingewikkeld, maar dat hoeft het niet te zijn.

Begin met deze basisprincipes:

• Stel tweefactorauthenticatie in voor extra bescherming

• Train je team in basisveiligheidspraktijken

• Werk regelmatig alle software en systemen bij

Het belangrijkste is om beveiliging onderdeel te maken van de dagelijkse routine van je team zonder het een last te maken.

Houd je kantoor Wi-Fi-netwerken veilig met Foxpass Cloud RADIUS.

Het regelt gebruikersauthenticatie automatisch, stopt ongeautoriseerde toegang en maakt netwerkbeveiliging moeiteloos—perfect voor het beheren van toegang voor personeel, gasten en studenten tot je Wi-Fi.

De Toekomst van Remote Werk

Zoals waargenomen, is remote werken de nieuwe norm. Bedrijven die dit omarmen en de kunst van remote workforce management leren, zullen goed gepositioneerd zijn voor succes in de toekomst.

Belangrijke voorspellingen zijn onder andere:

• Hybride werkmodellen worden standaard

• Verhoogde focus op digitale samenwerkingstools

• Grotere nadruk op cybersecurity

• Evolutie van managementpraktijken

• Meer investering in remote work software en technologie

Het beheren van een externe personeelsbestand is eenvoudig met Splashtop

Het beheren van een extern team hoeft niet ingewikkeld te zijn. Splashtop biedt een complete toolkit om je externe personeel verbonden en veilig te houden. Dit krijg je met Splashtop:

High-performance Remote Access

Je team kan hun werkcomputers vanaf elk apparaat benaderen met haarscherpe 4K-streaming en minimale vertraging. Of ze nu Windows, Mac, Linux, iOS, Android of Chromebook apparaten gebruiken, ze zullen het gevoel hebben dat ze aan hun bureau op kantoor zitten.

Beveiliging op zakelijk niveau

Houd je gegevens veilig met:

• TLS en 256-bit AES-encryptie

• Tweestaps verificatie

• Single Sign-On (SSO) Integratie

• Sessie logging en monitoring

Gestroomlijnde IT-ondersteuning

Help je team snel technische problemen op te lossen met:

• IT remote support naar elk apparaat

• Onbeheerde toegang tot beheerde apparaten

• Gecentraliseerd IT-beheer

Het beste aan Splashtop is dat je snel kunt opschalen naarmate je team groeit - van kleine teams tot implementatie op ondernemingsniveau. Ontdek waarom 30 miljoen gebruikers, waaronder 85% van de Fortune 500-bedrijven, Splashtop vertrouwen.

Begin vandaag je gratis proefperiode en ontdek hoe Splashtop je beheer van externe medewerkers kan transformeren.