IT-afdelingen hebben niet onbeperkte middelen, hoe graag ze dat ook zouden willen. Ze hebben echter wel een verzameling tools en middelen die nodig zijn voor dagelijks werk en onderhoud, die goed beheerd moeten worden. Het bijhouden en beheren van IT-middelen is cruciaal om productiviteit en efficiëntie binnen de afdeling te waarborgen, vandaar de noodzaak voor IT-inventarisbeheer.
Dus, wat is IT-inventarisbeheer, wat zijn de voordelen, en hoe kan Splashtop helpen? Laten we het verkennen…
Wat is IT-inventarisbeheer?
IT-inventarisbeheer is het sorteren, volgen en beheren van informatietechnologie (IT) activa, inclusief de informatie, software en hardware die in zakelijke activiteiten worden gebruikt. Het zorgt ervoor dat alle activa correct worden gebruikt en onderhouden, inclusief updates wanneer nodig en juiste verwijdering aan het einde van de levenscyclus van een activum.
IT-inventarisbeheer helpt organisaties slimme, strategische beslissingen te nemen over hun IT-assets, zodat ze efficiënt worden benut. Wanneer het goed wordt gedaan, kan IT-inventarisbeheer bedrijven ook geld besparen door het aantal benodigde activa te verminderen en de levenscyclus van de gebruikte activa te verlengen.
Soorten IT-inventarisbeheer
Er zijn twee primaire soorten voorraadbeheer: traditionele beheermethoden, die spreadsheets en logboeken gebruiken om activa handmatig bij te houden, en voorraadbeheersoftware, die het bijhouden en beheren automatiseert.
Traditionele IT-beheer methoden worden meestal gekozen vanwege de betaalbaarheid, omdat ze geen investering in software vereisen buiten een spreadsheet-app. Deze methode is echter ook gevoelig voor menselijke fouten, en het handmatig invoeren en bijhouden van alles maakt het inefficiënt.
IT-inventarisbeheer software daarentegen maakt gebruik van real-time data, uitgebreide rapportages en diepgaande analyses om alles efficiënt en nauwkeurig bij te houden en te beheren met minimale handmatige arbeid. Dit maakt het een krachtig en efficiënt proces met veel grotere besparingen dan de investering.
Efficiëntie verhogen met IT-inventarisbeheersoftware
Met dat alles gezegd, wat zijn de voordelen van het gebruik van IT-inventarisbeheersoftware? Er zijn verschillende voordelen aan deze tools, waaronder:
Verbeterde nauwkeurigheid: IT-inventarisbeheer tools kunnen je IT-assets nauwkeurig volgen, wat helpt om een goede benutting en onderhoud te garanderen.
Gestroomlijnde workflows: Inventarisbeheersoftware vermindert de tijd en moeite die nodig is om middelen bij te houden, waardoor het werk efficiënter en gestroomlijnder wordt.
Informatieve besluitvorming: Inzichten in real-time over de status en prestaties van activa helpen IT-teams en organisaties om weloverwogen beslissingen te nemen over hun IT-investeringen en -tools.
Kostenbesparing: IT-inventarisbeheer heeft aangetoond dat het de operationele kosten aanzienlijk kan verlagen terwijl het de benutting van activa verbetert door onnodige aankopen te minimaliseren.
Al deze voordelen kunnen leiden tot verbeterde efficiëntie in de IT-afdeling en de hele organisatie.
Waarom heb je IT-inventarisbeheersoftware nodig?
Zelfs met die voordelen kunnen veel besluitvormers zich nog steeds afvragen of IT-voorraadbeheersoftware geschikt voor hen is. Echter, een goed beheer van de inventaris is een noodzaak voor bedrijven van alle groottes, grotendeels dankzij de voordelen ervan.
Het vermogen om processen te stroomlijnen, handmatige fouten te verminderen en de zichtbaarheid van activa te verbeteren, kan aanzienlijk tijd en geld besparen. Dit zorgt ervoor dat IT-assets volledig en correct worden benut, zodat bedrijven geen geld uitgeven aan tools die ze niet nodig hebben of gebruiken, terwijl de dagelijkse efficiëntie wordt verbeterd.
Bovendien is IT-voorraadbeheer een belangrijk onderdeel van de IT-strategie van elke organisatie. Het correct beheren van activa helpt teams om operationele efficiëntie te waarborgen en kosten te beheersen, zodat de voordelen opwegen tegen de investeringskosten.
Belangrijke Kenmerken van Effectieve IT-Inventarisbeheersystemen
Als je ervoor wilt zorgen dat je het meeste uit je IT-inventarisbeheersoplossing haalt, zijn er enkele belangrijke functies waar je op moet letten. Zorg ervoor dat je investeert in een systeem met tools zoals:
Realtime tracking: Een van de belangrijkste kenmerken van elk voorraadbeheersysteem is de mogelijkheid om activa in realtime te volgen. Begrijpen welke tools je hebt, wanneer ze beschikbaar zijn en hoe ze worden gebruikt, is essentieel voor succesvol activabeheer.
Geautomatiseerde rapportage: Bijhouden zonder rapportage heeft geen zin voor een bedrijf, maar geautomatiseerde rapportage kan aanzienlijke voordelen bieden. Dit biedt terugkerende, gedetailleerde rapporten die laten zien hoe middelen worden gebruikt, wat kan helpen bij het nemen van weloverwogen beslissingen.
Integraties: Goede asset management oplossingen moeten naadloos integreren met andere bedrijfssystemen, zodat gebruikers het gebruik van assets kunnen volgen en gemakkelijk toegang hebben tot rapporten binnen een organisatie.
Top 5 Beste Praktijken voor Effectief IT Inventarisbeheer
Als je investeert in IT-inventarisbeheer, zijn er enkele beste praktijken die je in gedachten wilt houden. Deze vijf tips zullen helpen ervoor te zorgen dat je de beste waarde haalt uit je IT-inventarisbeheersoftware:
1. Benut Endpoint Management Software voor Efficiënt IT-toezicht
Een van de beste manieren om je IT-omgeving efficiënt te volgen en beheren is met endpoint management software. Voor bedrijven met remote/hybride werkplekken, bring-your-own-device (BYOD) beleid, en andere remote endpoints, is endpoint management software cruciaal om inzicht te krijgen in en toezicht te houden op elk verbonden apparaat.
Endpoint management maakt het ook mogelijk om middelen over meerdere eindpunten bij te houden en updates en beleidswijzigingen direct te verzenden, wat zorgt voor efficiënt IT-toezicht.
2. Voer regelmatige IT-inventarisaudits uit voor nauwkeurige tracking
IT-inventarisbeheer software is een nuttig hulpmiddel, dus het moet goed worden benut. Het uitvoeren van regelmatige IT-voorraadaudits helpt ervoor te zorgen dat je al je activa correct bijhoudt. Alle informatie uit de audit kan vervolgens in de beheersoftware worden ingevoerd om alles op één lijn en up-to-date te houden.
3. Monitor afschrijvingspercentages en onderhoudsvereisten voor optimale prestaties
Een van de belangrijkste toepassingen van IT-activabeheer is het bijhouden en monitoren van afschrijvingspercentages en onderhoudsbehoeften om ervoor te zorgen dat hun activa allemaal up-to-date zijn. Verouderde en afgeschreven middelen moeten worden vervangen om productiviteit en veiligheid te behouden.
4. Stel Standaard Operationele Procedures in voor Consistent IT-beheer
Het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat IT-assetbeheer goed wordt uitgevoerd in het hele bedrijf. Dit is waar je standaard operationele procedures (SOP) nodig hebt, zodat iedereen binnen de organisatie weet hoe taken worden uitgevoerd, activa worden gevolgd en de software wordt gebruikt. Het maken van een SOP zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit en helpt ervoor te zorgen dat de software correct wordt gebruikt.
5. Implementeer robuuste beveiligingsmaatregelen om IT-assets te beschermen
Beveiliging is essentieel voor elk bedrijf, en IT-assets moeten beschermd blijven. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je beveiligingsmaatregelen implementeert, waaronder het gebruik van tools zoals rolgebaseerde toegangscontrole om te beheren wie toegang heeft tot wat, het beveiligen van accounts met multi-factor authenticatie en sterke wachtwoorden, en het gebruik van firewalls en soortgelijke beveiligingstools om netwerken te beschermen.
Het monitoren van gebruikers toegang tot IT-assets is ook cruciaal voor het identificeren van verdachte activiteiten en het stoppen van potentiële aanvallen.
Vereenvoudig IT-inventarisbeheer en rapportage met Splashtop AEM
Endpoint management is een van de beste tools om je IT-inventarisbeheer te vereenvoudigen en aan te vullen, en Splashtop AEM (Autonomous Endpoint Management) is een krachtige, robuuste en kosteneffectieve endpoint management oplossing. Splashtop AEM maakt het eenvoudig om IT-operaties te stroomlijnen, taken te automatiseren en endpoints up-to-date te houden vanaf één locatie, zodat je je IT-inventaris gemakkelijk over locaties en endpoints kunt beheren.
Het single-pane dashboard van Splashtop AEM maakt het eenvoudig om assets te volgen, inclusief de gezondheid van endpoints, patchstatussen en beveiliging. De inventarisrapportage biedt ook gedetailleerde rapporten over systeem-, hardware- en software-inventaris, waardoor inventarisbeheer eenvoudig wordt zodat IT-teams en managers niets uit het oog verliezen.
Splashtop AEM omvat:
Realtime patchbeheer over endpoints
Toezicht op alle endpoints vanaf één dashboard
Aanpasbaar beleidskader
Proactieve beveiligingswaarschuwingen en oplossingen
Inzichten in de gezondheid van eindpunten, patchstatussen, naleving en meer
Geautomatiseerde taken over meerdere eindpunten
Inventory rapportage
Wil je Splashtop zelf ervaren? Je kunt vandaag nog beginnen met een gratis proefperiode:
