Dans l’environnement de télétravail d’aujourd’hui, il est essentiel de disposer des bons outils pour maintenir la productivité et la collaboration tout en travaillant à domicile. Compte tenu du besoin croissant d’une communication fluide, d’un partage de fichiers sécurisé et d’une gestion de projet efficace, le choix du meilleur logiciel peut faire toute la différence.
Cet article présente les dix principaux outils logiciels qui peuvent améliorer votre expérience de télétravail, en vous fournissant les ressources nécessaires pour rester connectés, organisés et efficaces, quel que soit l’endroit d’où vous travaillez. Que vous soyez un collaborateur individuel ou que vous fassiez partie d’une équipe, ces outils sont conçus pour vous aider à prospérer dans un environnement de travail à domicile.
Voici donc les dix types d’outils logiciels dont vous et votre équipe avez besoin pour être productifs tout en profitant des avantages du télétravail :
Gestion de projet
Communication en temps réel
Collaboration
Suivi et gestion des équipes
Logiciel de suivi du temps
Outils de gestion des mots de passe
Applications de prise de notes et d’organisation
Outils de tableau blanc en ligne
Logiciel de signature numérique
Accès à distance
Fonctionnalités indispensables pour les logiciels de télétravail
Choisir le bon logiciel pour le télétravail va au-delà du choix d’outils courants ; il s’agit de s’assurer que ces outils répondent aux exigences spécifiques d’un environnement à distance. Voici les principales fonctionnalités à rechercher :
Compatibilité multiplateforme : le logiciel doit fonctionner parfaitement sur les différents systèmes d’exploitation et appareils, notamment les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones. Cela permet aux collaborateurs de rester productifs quel que soit leur appareil ou leur localisation.
Interface conviviale : une interface simple et intuitive est cruciale pour minimiser la courbe d’apprentissage et permettre à tous les collaborateurs, quelle que soit leur expertise technique, d’utiliser le logiciel de manière efficace. Cela se traduit par des taux d’adoption plus élevés et une réduction du temps consacré à la formation.
Mesures de sécurité robustes : dans le cadre du télétravail, la sécurité des données est primordiale. Recherchez des logiciels qui incluent le chiffrement de bout en bout, l’authentification multifactorielle et la conformité aux réglementations sectorielles (telles que le RGPD ou la HIPAA) pour protéger les informations sensibles contre les fuites et les cybermenaces.
Évolutivité : au fur et à mesure que votre équipe grandit, votre logiciel devrait également se développer. Les outils évolutifs vous permettent d’ajouter des utilisateurs, d’intégrer d’autres plateformes et d’étendre les fonctionnalités sans perdre en performances ni nécessiter une refonte complète de vos systèmes.
Personnalisation : la possibilité d’adapter le logiciel à vos besoins spécifiques - que ce soit par le biais de tableaux de bord personnalisables, de workflows ou d’intégrations - peut considérablement améliorer la productivité et garantir que les outils travaillent pour vous, et non l’inverse.
Assistance client et formation : un support client réactif et l’accès à des ressources de formation sont essentiels pour résoudre les problèmes rapidement et tirer le meilleur parti de votre logiciel. Recherchez des prestataires proposant des options d’assistance complètes, notamment un chat en direct, des tutoriels et des bases de connaissances.
En donnant la priorité à ces fonctionnalités, vous pouvez vous assurer que votre environnement de télétravail est équipé des outils nécessaires pour favoriser l’efficacité, la sécurité et une collaboration parfaite, quel que soit l’endroit où se trouve votre équipe.
Les meilleurs outils logiciels pour travailler à domicile
Gestion de projet
Lorsque vous travaillez sur plusieurs projets qui impliquent différents acteurs responsables de tâches distinctes, il peut être difficile de rester organisé. Le travail à domicile peut rendre encore plus difficile l'organisation de chacun.
Les outils de gestion de projet permettent de suivre les feuilles de route des projets en temps réel grâce à des tableaux de bord en ligne. Cela signifie que même si vous travaillez à distance, vous savez toujours quelles sont les tâches qui vous sont assignées et quel est le statut des autres tâches du projet.
Les principaux outils de gestion de projet sont ProofHub, Trello, monday.com et Workfront.
Communication en temps réel
En parlant d'équipes qui se tiennent informées, vous devez également vous assurer que toutes les lignes de communication sont ouvertes et facilement accessibles. La partie accessibilité est particulièrement importante car si une personne qui participe à une journée de WFH manque une conversation importante et qu'elle n'a aucun moyen d'accéder à ce qui a été discuté, elle prendra du retard.
Les outils de communication en temps réel permettent à des équipes entières de poster des messages au sein de groupes pertinents. Il est donc facile pour un travailleur à distance de contribuer à une conversation, ou de rattraper les messages passés s'il était occupé plus tôt. D'autres outils vous permettent de parler comme si vous étiez face à face par le biais d'appels téléphoniques ou de chats vidéo hébergés sur Internet.
Les principaux outils de communication en temps réel sont Slack, Skype et Zoom.
Collaboration
Lorsque plusieurs personnes travaillent ensemble sur une tâche, il peut être presque impossible de collaborer lorsque quelqu'un travaille à distance. Les logiciels de collaboration permettent aux travailleurs distants de contribuer à des fichiers partagés afin qu'ils puissent toujours travailler avec une équipe en temps réel.
Les outils de collaboration les plus populaires sont Google Drive, Microsoft Teams et Confluence.
Suivi et gestion des équipes
C'est pour le chef d'équipe. Si vous avez besoin de la FMH, ou si des membres de votre équipe travaillent à domicile, il est important que vous puissiez toujours vous assurer que chacun des membres de votre équipe est engagé et contribue.
Il existe des outils qui vous permettent de sonder votre équipe sur son engagement et sur la façon dont elle se sent par rapport à son travail. Il existe également des outils qui vous permettent de connaître le degré d'activité de votre équipe en suivant les données relatives au clavier, à la souris, aux applications et à d'autres paramètres d'utilisation. Ces outils vous aident à maintenir la motivation de votre équipe, tout en vous alertant lorsqu'un membre de l'équipe prend du retard.
Les outils logiciels de suivi et de gestion des équipes comprennent Hubstaff, Officevibe et JotForm.
Logiciel de suivi du temps
Les logiciels de suivi du temps sont essentiels pour gérer la productivité et responsabiliser les employés dans un environnement de télétravail. Ces outils aident les employés et les responsables à suivre le temps consacré aux tâches, aux projets ou au travail des clients. Ils incluent souvent des fonctionnalités telles que l’enregistrement automatique du temps, la saisie manuelle et les rapports, qui fournissent des informations sur les habitudes de travail et l’efficacité.
Les outils de suivi du temps les plus populaires s’intègrent aux logiciels de gestion de projet et de facturation, ce qui permet de rationaliser les flux de travail et de garantir une facturation précise. En utilisant un logiciel de suivi du temps, les équipes peuvent améliorer la gestion du temps, respecter les délais et garantir la transparence dans le cadre du télétravail.
Outils de gestion des mots de passe
Les outils de gestion des mots de passe sont essentiels pour sécuriser l’accès à différents comptes et services, en particulier lorsque vous travaillez à distance. Ces outils stockent et gèrent les mots de passe dans un coffre-fort chiffré, ce qui permet aux utilisateurs de générer et de récupérer facilement des mots de passe forts et uniques sans avoir à tous les mémoriser. De plus, de nombreux gestionnaires de mots de passe proposent des fonctionnalités telles que la saisie automatique, le partage et des alertes de sécurité en cas de comptes piratés.
En utilisant un gestionnaire de mots de passe, les télétravailleurs peuvent garantir la sécurité de leurs identifiants, réduire le risque de fuites et renforcer la cybersécurité globale.
Applications de prise de notes et d’organisation
Les applications de prise de notes et d’organisation aident les télétravailleurs à suivre les informations, les idées et les tâches importantes de manière structurée. Ces outils incluent souvent des fonctionnalités telles que des notes consultables, des listes de tâches, des rappels et la possibilité d’organiser le contenu dans des carnets ou des dossiers. Ils peuvent être synchronisés sur tous les appareils, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder à leurs notes où qu’ils se trouvent.
Les applications de prise de notes les plus populaires s’intègrent également à d’autres outils tels que les calendriers et les logiciels de gestion de projet, pour aider les utilisateurs à rester organisés et à maîtriser leur travail, où qu’ils se trouvent.
Outils de tableau blanc en ligne
Les outils de tableau blanc en ligne sont idéaux pour le brainstorming, la planification et la collaboration en temps réel avec les membres de l’équipe. Ces tableaux blancs numériques permettent aux utilisateurs de dessiner, d’écrire et d’organiser leurs idées visuellement, en reproduisant l’expérience d’un tableau blanc physique dans un espace virtuel. Les fonctionnalités incluent souvent des post-its, des outils de dessin, des modèles et la possibilité d’importer et d’annoter des documents.
Les tableaux blancs en ligne sont particulièrement utiles pour les équipes distantes qui ont besoin de collaborer sur des projets créatifs, de planifier des flux de travail ou d’organiser des réunions interactives, afin de créer un environnement plus engageant et plus productif.
Logiciel de signature numérique
Un logiciel de signature numérique rationalise le processus de signature des documents à distance, éliminant ainsi le besoin de formalités physiques. Ces outils permettent aux utilisateurs de signer, d’envoyer et de gérer des documents en toute sécurité, en veillant à ce que les contrats, accords et autres documents importants puissent être complétés où que vous soyez. Les signatures numériques sont juridiquement contraignantes et sont souvent accompagnées de pistes d’audit, de chiffrement et de conformité à des réglementations telles que eIDAS et ESIGN.
En utilisant un logiciel de signature numérique, les télétravailleurs et les entreprises peuvent accélérer les approbations, réduire les délais et préserver l’intégrité de leurs documents.
Logiciel d'accès à distance
Avez-vous déjà eu besoin d'accéder à un dossier ou à une application importante sur votre ordinateur de travail, pour ensuite être malchanceux parce que vous n'étiez pas au bureau ?
Un logiciel d'accès à distance vous permet d'accéder à vos ordinateurs de travail à tout moment. Vous pouvez accéder à votre ordinateur de travail depuis votre domicile et l'utiliser comme si vous étiez assis devant lui. Vous pouvez ouvrir n'importe quel fichier et utiliser n'importe quelle application sur votre ordinateur de travail tout en vous connectant à distance depuis n'importe quel autre appareil.
Le meilleur outil d’accès à distance pour travailler à domicile est Splashtop Business Access.
De plus, Splashtop offre des réductions sur l'accès à distance pour les licences en gros afin que des équipes entières puissent travailler à domicile.
Maximiser l’efficacité grâce à un logiciel de télétravail
Pour vraiment tirer parti des avantages du télétravail, il est essentiel d’utiliser la bonne combinaison d’outils qui améliorent la productivité, rationalisent les flux de travail et garantissent une communication fluide au sein de votre équipe.
En intégrant diverses solutions logicielles, telles que des outils de gestion de projet, des applications de suivi du temps et d’accès à distance, vous pouvez créer un environnement de télétravail cohérent où les tâches sont accomplies efficacement, les délais sont respectés et la collaboration se déroule de manière optimale. La révision et la mise à jour régulières de votre pile logicielle en fonction de l’évolution des besoins de votre équipe peuvent également contribuer à l’efficacité et à la réussite continues.
Sécuriser votre environnement de télétravail avec les bons logiciels et outils
La sécurité est une préoccupation majeure dans tout environnement de travail à distance. Pour garantir votre sécurité, il faut d’abord sélectionner des outils dotés de fonctionnalités robustes. Les outils de gestion des mots de passe permettent de protéger l’accès à vos comptes, tandis que les logiciels de signature numérique garantissent l’intégrité des documents importants.
De plus, l’utilisation d’un logiciel de bureau à distance sécurisé, tel que Splashtop, permet un accès sûr et chiffré à vos ordinateurs de travail de n’importe où. En choisissant des outils dotés de protocoles de sécurité stricts, vous pouvez protéger les informations sensibles et maintenir un environnement de télétravail sûr et productif.
Travailler à domicile avec l'accès à distance Splashtop
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