La transformación digital está arrasando las industrias a un ritmo alarmante y las instituciones educativas no son una excepción. El proceso de transformación digital es un paso necesario que las instituciones deben dar para adaptarse a las tecnologías en crecimiento por el bien de los estudiantes, pero también para mantener la gestión actualizada con las tecnologías en constante cambio.
La transformación digital no es un proceso sencillo: los equipos de TI deben decidir sobre una variedad de herramientas diferentes para muchos objetivos diferentes. Algunas herramientas pueden ayudar a agilizar las comunicaciones, otras están destinadas a digitalizar información de archivo. Independientemente del razonamiento, es importante que las instituciones educativas encuentren las herramientas adecuadas.
Sin embargo, encontrar las herramientas adecuadas puede plantear diferentes desafíos. La tecnología es compleja y comprender las complejidades internas de ciertos sistemas y procesos significa que la transformación digital no puede darse de la noche a la mañana.
Al tomar la decisión final, plantéate cómo funcionan juntas tus herramientas para crear procesos optimizados. La unificación de ciertas funciones puede ayudar a minimizar los costes y establecer procesos eficientes para que tu pila de tecnología educativa pueda mantenerse en marcha y funcionar de manera eficiente.
El panorama actual de la tecnología educativa
Según un estudio reciente, los distritos escolares dentro del espacio K-12 utilizan más de 2000 aplicaciones web entre su población estudiantil. Ahora bien, si se considera a cada estudiante, la cantidad de aplicaciones que utiliza y el hardware que necesita para acceder a las aplicaciones requeridas, esto crea una compleja red de requisitos que los líderes educativos de TI deben considerar en sus procesos de toma de decisiones.
Gestionar todo este hardware y herramientas digitales requiere mucho trabajo y requiere un conjunto único de habilidades. Para distritos con miles de estudiantes y poco soporte de TI, gestionar estas herramientas puede ser un gran desafío. Un buen paso hacia la transformación digital es la unificación de herramientas.
La unificación de herramientas es el acto de combinar ciertas funciones debajo de una herramienta o proceso. Por ejemplo, un directivo de TI en educación puede decidir que quiere unificar su software de acceso remoto y su función de servicio de asistencia en una sola herramienta. La unificación de herramientas puede ayudar a minimizar la cantidad de herramientas diferentes en tu pila de TI, lo que puede ahorrarte dinero y reducir costes.
A continuación se presentan algunas estrategias que tu institución puede considerar para ayudar a unificar tu pila de tecnología educativa.
Estrategia 1: Armonizar las herramientas con los objetivos del centro
Antes de que tu equipo comience a implementar una estrategia de transformación digital completa, plantéate comenzar poco a poco e identifica una parte de tu organización a la que te gustaría dirigirte primero. Para este ejemplo, supongamos que tu equipo de TI busca unificar la cantidad de herramientas que utiliza el equipo para gestionar el hardware de los estudiantes.
El primer paso es crear objetivos que se puedan alcanzar y cuantificar. Después de eso, podrás desarrollar una estrategia diseñada para lograr el objetivo específico que te propongas. En este ejemplo, una de las tácticas que tu equipo podría implementar es una auditoría del software actual que tu equipo está utilizando para administrar el hardware de los estudiantes y analizar el caso de uso real de cada uno.
Estrategia 2: Evaluar las necesidades de compatibilidad e integración
Ahora que tu equipo tiene una idea del objetivo que desea alcanzar y algunas tácticas para lograrlo, es importante plantearse cómo la introducción de una nueva herramienta o la unificación de las actuales afectará la infraestructura de TI existente.
Plantéate qué software es obligatorio para tu equipo y cuáles son opcionales y analiza cómo se comunican entre sí. Si no se integran, o si se requieren entradas manuales, podría ser el momento de plantearse una herramienta diferente que ofrezca más capacidades de integración.
Muchas empresas de software permiten un breve periodo de prueba de sus herramientas. Utiliza esto a tu favor: prueba diferentes herramientas de software para ver cómo funcionan con tu infraestructura existente en un entorno contenido con varios dispositivos de prueba diferentes. Tus dispositivos de prueba deben ser una variedad de tipos diferentes. El hardware que usan los estudiantes varía, por lo que debes asegurarte de que los dispositivos que gestionas sean compatibles con tu software.
Estrategia 3: Priorizar la seguridad y el cumplimiento
Uno de los principales aspectos que los líderes de TI deben tener en cuenta al tomar decisiones de compra de software es cómo se protegerán los datos de los estudiantes. Con el aumento del phishing, las fugas de datos y otros delitos cibernéticos, es crucial que los dirigentes de TI sean conscientes de las herramientas que utilizan y de cómo protegen a los usuarios finales.
Al elegir herramientas para unificar, evalúa la seguridad de cada herramienta y si cumplen con las legislaciones principales como el RGPD y la FERPA. De esa manera, si descubres que faltan herramientas en tu auditoría, puedes consolidarlas para obtener una opción más férrea y segura.
Asegúrate de implementar una regularidad periódica para las auditorías de seguridad: las aplicaciones de educación digital actualizan sus políticas de privacidad periódicamente, por lo que es importante estar al tanto de los cambios y garantizar que los datos tanto de tus estudiantes como de tus profesores estén protegidos.
Estrategia 4: Supervisar la rentabilidad y la escalabilidad
Los precios del software cambian con frecuencia, por lo que es importante comprender la estructura salarial del software que vas a utilizar para garantizar la rentabilidad. Una empresa puede cobrar según la cantidad de licencias que tenga tu equipo o la cantidad de "puestos" que estén en uso. De todos modos, es importante considerar el tamaño de tu equipo y cuántas personas utilizarán una herramienta específica para medir la rentabilidad.
Al analizar el coste, también es importante considerar cuánto crecerá tu equipo dentro de un año específico. Dependiendo del tipo de software que vayas a utilizar, agregar un puesto adicional puede ser una tarea costosa. Si no deseas incurrir en este tipo de gastos, plantéate buscar herramientas con opciones de precios más flexibles para que no afecte al presupuesto de tu equipo de TI.
Estrategia 5: Centrarse en la experiencia del usuario
Cuando vayas a unificar herramientas y plantearte diferentes opciones, piensa en quién es el usuario final y cómo serán sus interacciones habituales con la herramienta. ¿Es la herramienta fácil de aprender y usar? ¿El caso de uso habitual de la herramienta es un proceso sencillo e intuitivo?
Encontrar herramientas que sean fáciles de implementar, adoptar y usar diariamente con una formación mínima es una de las formas en que los equipos de TI pueden implementar procesos más eficientes. Esto simplifica la formación de personas nuevas, ya que requerirá menos explicaciones técnicas para enseñar procesos coherentes.
Cómo la unificación de herramientas beneficia a las instituciones educativas
Según un nuevo estudio, los trabajadores de la enseñanza estiman que se podrían ahorrar 4,9 horas por semana si mejoraran más los procesos. Los trabajadores dedican más tiempo a intentar encontrar la información que necesitan y a cambiar entre las aplicaciones adecuadas. Si tu equipo está cambiando entre docenas de herramientas y aplicaciones, este es el tiempo que podría dedicar a un trabajo más significativo.
Es importante ser estratégico con respecto a las herramientas que tu equipo agrega a tu pila tecnológica: introducir una nueva aplicación a tu pila tecnológica podría significar introducir una nueva vulnerabilidad a tu seguridad. Unificar la cantidad de herramientas que utilizas le permite a tu equipo de TI minimizar la cantidad de tiempo dedicado a evaluar el software, lo que deja más tiempo para trabajos más valiosos, como ofrecer a los estudiantes la infraestructura que necesitan para continuar con su enseñanza digital.
Splashtop Enterprise y unificación de herramientas para instituciones educativas
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