FERPA is een federale wet in de Verenigde Staten die de privacy van onderwijsdossiers van studenten beschermt. Ingevoerd in 1974, verleent FERPA ouders specifieke rechten met betrekking tot de onderwijsinformatie van hun kinderen, die overgaan op studenten zodra ze de leeftijd van 18 jaar bereiken of een school na de middelbare school bezoeken. Deze wetgeving speelt een cruciale rol in het waarborgen dat persoonlijke en gevoelige studentgegevens beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking.
Naarmate het onderwijs steeds meer digitale platforms en afstandsonderwijs omarmt, is naleving van FERPA nog crucialer geworden. Instellingen moeten strikte richtlijnen volgen om de privacy van studenten te beschermen, van onderwijsdossiers tot directory-informatie.
Deze blog biedt een diepgaand overzicht van FERPA, het belang ervan en hoe scholen en organisaties compliant kunnen blijven terwijl ze moderne technologieën benutten.
FERPA: Betekenis & Definitie
De Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) is een Amerikaanse federale wet die is ontworpen om de privacy van onderwijsdossiers van studenten te beschermen. Vaak aangeduid als de "Buckley Amendment," verleent FERPA ouders en in aanmerking komende studenten (die ouder zijn dan 18 jaar of ingeschreven zijn in het hoger onderwijs) bepaalde rechten met betrekking tot toegang tot en controle over hun onderwijsdossiers.
FERPA is van toepassing op alle onderwijsinstellingen die financiering ontvangen van programma's beheerd door het U.S. Department of Education. Openbare scholen, universiteiten en veel particuliere instellingen moeten zich houden aan de regels van FERPA om naleving te waarborgen.
Wat is het Doel van FERPA?
FERPA werd ingevoerd om groeiende zorgen over het misbruik van studentinformatie aan te pakken. Het primaire doel is ervoor te zorgen dat onderwijsinstellingen de privacy van studenten respecteren en beschermen. Door ouders en in aanmerking komende studenten controle te geven over de toegang tot onderwijsdossiers, streeft FERPA ernaar ongeautoriseerde openbaarmakingen te voorkomen die kunnen leiden tot discriminatie, identiteitsdiefstal of vertrouwensbreuken.
Belangrijke doelstellingen van FERPA zijn onder andere:
Zorgen dat ouders en studenten toegang hebben tot en inzage hebben in onderwijsdossiers.
Het opstellen van richtlijnen voor wanneer en hoe scholen persoonlijke informatie zonder toestemming kunnen vrijgeven.
Het bieden van een kader voor het beheren van directory-informatie om transparantie te behouden terwijl de privacy wordt beschermd.
Hoe Helpt FERPA Bij Het Beschermen Van Studentgegevens?
FERPA beschermt studentgegevens door onderwijsinstellingen te verplichten specifieke procedures te volgen en toestemming te verkrijgen voordat persoonlijke informatie wordt gedeeld. Onder FERPA:
Instellingen moeten ouders en in aanmerking komende studenten jaarlijks informeren over hun rechten.
Scholen mogen geen persoonlijk identificeerbare informatie (PII) uit onderwijsdossiers vrijgeven zonder expliciete schriftelijke toestemming, behalve in geautoriseerde situaties.
Er moeten maatregelen worden genomen om ongeautoriseerde toegang tot gevoelige studentgegevens te voorkomen, vooral in digitale en externe leeromgevingen.
De richtlijnen van FERPA zorgen ervoor dat studentgegevens veilig blijven, waardoor gezinnen in staat worden gesteld weloverwogen beslissingen te nemen over hun privacy en vertrouwen in onderwijsinstellingen te bevorderen.
Welke informatie wordt beschermd door FERPA?
FERPA definieert en beschermt specifieke soorten informatie in onderwijsdossiers van studenten om hun privacy te waarborgen. Deze bescherming geldt voor gegevens die worden verzameld en onderhouden door onderwijsinstellingen of partijen die namens hen handelen. Hieronder staan de twee belangrijkste categorieën van informatie die onder FERPA vallen:
Onderwijsdossiers
Onderwijsdossiers verwijzen naar alle dossiers, bestanden, documenten of andere materialen die informatie bevatten die direct verband houdt met een student en worden bijgehouden door een onderwijsinstelling, instantie of een partij die namens de instelling handelt. Deze dossiers kunnen in verschillende formaten bestaan, waaronder papieren documenten, digitale bestanden of audiovisueel materiaal.
Voorbeelden van onderwijsdossiers die worden beschermd door FERPA zijn:
Cijfers en rapportkaarten
Transcripties
Lesroosters
Disciplinaire dossiers
Speciale onderwijsdossiers
Gezondheids- en vaccinatiegegevens die door de school worden bijgehouden
FERPA zorgt ervoor dat deze dossiers privé blijven en alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen, zoals ouders, in aanmerking komende studenten of schoolfunctionarissen met legitieme onderwijsbelangen.
Directory Informatie
Hoewel FERPA de meeste studentengegevens beschermt, staat het scholen toe om bepaalde informatie aan te wijzen als "directory information", die over het algemeen minder gevoelig is en zonder voorafgaande toestemming mag worden vrijgegeven, tenzij de student of ouder zich afmeldt.
Voorbeelden van directory-informatie zijn:
Naam van de student
Adres
Telefoonnummer
Geboortedatum en -plaats
Hoofdvak van studie
Data van aanwezigheid
Behaalde diploma's en onderscheidingen
Deelname aan officieel erkende activiteiten en sporten
Echter, zelfs met directory-informatie, vereist FERPA dat scholen ouders en in aanmerking komende studenten informeren over hun rechten om af te zien van de openbaarmaking van deze informatie. Onderwijsinstellingen moeten een zorgvuldige balans vinden tussen transparantie en de bescherming van privacy bij het omgaan met directory-informatie.
Door duidelijk te definiëren en te reguleren wie toegang heeft tot deze soorten informatie, helpt FERPA de integriteit van studentgegevens te beschermen en biedt het een kader voor het juiste gebruik ervan.
FERPA-vereisten en uitzonderingen
FERPA stelt duidelijke eisen aan onderwijsinstellingen om de bescherming van de privacy van studenten te waarborgen. Tegelijkertijd schetst het specifieke uitzonderingen waarin instellingen informatie kunnen vrijgeven zonder voorafgaande toestemming. Het begrijpen van deze vereisten en uitzonderingen is essentieel voor naleving.
FERPA-vereisten
Jaarlijkse Kennisgeving van Rechten: Scholen moeten ouders en in aanmerking komende studenten jaarlijks op de hoogte stellen van hun rechten onder FERPA. Dit omvat het recht om:
Onderwijsdossiers inspecteren en bekijken.
Verzoek om correcties van onjuiste of misleidende informatie.
Toestemming te geven voordat PII wordt vrijgegeven.
Toestemming voor openbaarmaking: Schriftelijke toestemming moet worden verkregen voordat PII uit onderwijsdossiers wordt vrijgegeven, behalve in gevallen waar uitzonderingen van toepassing zijn. Toestemming moet omvatten:
De specifieke dossiers die moeten worden vrijgegeven.
Het doel van de openbaarmaking.
De partijen aan wie de openbaarmaking zal worden gedaan.
Bijhouden van Openbaarmakingen: Scholen moeten een register bijhouden van elk verzoek om toegang tot of openbaarmaking van PII. Dit record moet bevatten:
De partijen die de informatie hebben opgevraagd of ontvangen.
Het legitieme belang dat de partijen hadden in de informatie.
Veilige omgang met gegevens: Instellingen zijn verplicht maatregelen te implementeren om studentendossiers te beschermen, vooral in digitale omgevingen. Dit omvat encryptie, toegangscontroles en veilige opslagsystemen.
FERPA-uitzonderingen
FERPA bevat verschillende uitzonderingen waarbij onderwijsinstellingen PII mogen onthullen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming:
Schoolfunctionarissen met Legitiem Educatief Belang: PII mag worden gedeeld met schoolfunctionarissen (leraren, beheerders, aannemers) die toegang nodig hebben om hun professionele verantwoordelijkheden uit te voeren.
Overdracht naar andere scholen: Scholen kunnen dossiers bekendmaken aan een andere onderwijsinstelling waar de student van plan is zich in te schrijven of naartoe te verhuizen.
Noodgeval Gezondheid of Veiligheid: In noodgevallen mogen scholen PII openbaar maken om de gezondheid of veiligheid van studenten of anderen te beschermen.
Gerechtelijke bevelen of dagvaardingen: Scholen kunnen informatie vrijgeven in overeenstemming met een wettelijk uitgegeven dagvaarding of gerechtelijk bevel.
Financiële Hulp Doeleinden: Informatie mag worden vrijgegeven om de geschiktheid van een student voor financiële hulp te bepalen, de voorwaarden van de hulp, of om de voorwaarden ervan af te dwingen.
Directory Informatie: Zoals eerder vermeld, mogen scholen directory-informatie vrijgeven tenzij een student of ouder zich afmeldt.
Studies Uitgevoerd voor of Namens Scholen: Instellingen mogen gegevens delen met organisaties die studies uitvoeren om het onderwijs te verbeteren, programma's voor studiefinanciering te beheren of voorspellende tests te ontwikkelen.
Door te voldoen aan deze vereisten en de uitzonderingen te begrijpen, kunnen scholen de FERPA-regelgeving effectief navigeren terwijl ze zich sterk inzetten voor de bescherming van de privacy van studenten.
Veelvoorkomende FERPA-overtredingen en straffen
Ondanks de duidelijke richtlijnen uiteengezet door FERPA, kunnen onderwijsinstellingen per ongeluk of opzettelijk de bepalingen ervan schenden. Deze schendingen kunnen ernstige gevolgen hebben, variërend van reputatieschade tot juridische en financiële sancties. Het begrijpen van de meest voorkomende schendingen en hun straffen is cruciaal voor het handhaven van naleving.
Wat zijn de meest voorkomende FERPA-overtredingen?
Ongeoorloofde openbaarmaking van onderwijsdossiers: Het delen van de PII van een student zonder expliciete toestemming of buiten de uitzonderingen van FERPA is een directe schending. Voorbeelden zijn:
Het per e-mail verzenden van cijfers of gevoelige informatie naar de verkeerde ontvanger.
Openbaar plaatsen van cijfers of testresultaten met identificerende informatie.
Onjuiste Behandeling van Directory-informatie: Hoewel directory-informatie onder bepaalde voorwaarden kan worden vrijgegeven, vormt het niet bieden van de mogelijkheid aan studenten of ouders om zich af te melden voor dergelijke openbaarmakingen een schending.
Het niet beveiligen van studentendossiers: Onvoldoende beveiligingsmaatregelen, zoals het gebruik van onbeveiligde opslagsystemen of het niet beperken van toegang tot gevoelige dossiers, kunnen leiden tot datalekken en FERPA-overtredingen.
Gebrek aan Jaarlijkse Kennisgevingen: Instellingen die ouders en studenten niet jaarlijks informeren over hun FERPA-rechten, voldoen niet aan een fundamentele nalevingsvereiste.
Informatie openbaar maken zonder legitiem educatief belang: Toegang geven tot studentendossiers aan individuen of partijen zonder legitiem educatief belang, zelfs als ze intern zijn binnen de instelling, is een overtreding.
Onjuiste Gegevensdeling met Derden: Het delen van gegevens met aannemers of externe leveranciers zonder de juiste overeenkomsten die FERPA-naleving specificeren, kan leiden tot een schending.
FERPA-overtredingsstraffen
Overtredingen van FERPA kunnen leiden tot aanzienlijke gevolgen voor onderwijsinstellingen, waaronder:
Verlies van Federale Financiering: De meest ernstige straf voor niet-naleving is het mogelijke verlies van federale financiering. Dit kan de financiële stabiliteit en operaties van de instelling in gevaar brengen.
Formele Klachten en Onderzoeken: Studenten of ouders kunnen klachten indienen bij het Family Policy Compliance Office (FPCO) van het Amerikaanse ministerie van Onderwijs, dat formele onderzoeken kan starten.
Reputatieschade: Overtredingen kunnen het vertrouwen onder studenten, ouders en de gemeenschap ondermijnen, wat leidt tot langdurige reputatieschade.
Juridische gevolgen: Hoewel FERPA zelf geen privérechtszaken toestaat, kunnen overtredingen de deur openen voor juridische stappen onder andere privacywetten of -regelingen, vooral in gevallen van nalatigheid.
Kosten van Gegevensinbreuk: Het niet beveiligen van digitale gegevens kan leiden tot kostbare inspanningen voor het reageren op gegevensinbreuken, inclusief meldingen, herstel en mogelijke boetes onder andere privacywetten.
Door waakzaam en proactief te zijn over FERPA-naleving, kunnen onderwijsinstellingen deze veelvoorkomende valkuilen vermijden en de privacy van hun studenten effectief beschermen.
Beste praktijken voor FERPA-naleving
Het handhaven van FERPA-naleving is essentieel voor onderwijsinstellingen om de privacy van studenten te beschermen en kostbare boetes te vermijden. Het implementeren van best practices helpt om naleving van FERPA-regelgeving te waarborgen en vertrouwen op te bouwen met studenten, ouders en de bredere onderwijsgemeenschap. Hieronder staan belangrijke best practices om te volgen:
1. Onderwijs personeel en docenten over FERPA
Zorg voor regelmatige trainingssessies voor alle medewerkers, inclusief docenten, beheerders en IT-personeel, om ervoor te zorgen dat ze de FERPA-regelgeving, hun verantwoordelijkheden en hoe ze studentgegevens veilig kunnen verwerken, begrijpen.
Gebruik scenario's uit het echte leven om mogelijke nalevingsproblemen te benadrukken.
Zorg ervoor dat werknemers begrijpen hoe FERPA van toepassing is in zowel fysieke als digitale omgevingen.
2. Beperk Toegang tot Studentendossiers
Het principe van minimale rechten toepassen door toegang tot onderwijsdossiers alleen te verlenen aan personen met een legitiem educatief belang. Gebruik maken van op rollen gebaseerde toegangscontroles om permissies effectief te beheren.
3. Versterk digitale beveiliging
In een tijdperk van toenemende cyberdreigingen is het beschermen van digitale studentendossiers cruciaal. Belangrijke maatregelen zijn onder andere:
Gebruik versleutelde databases voor het opslaan van gevoelige informatie.
Vereisen van veilige logins en multi-factor authenticatie (MFA) voor toegang tot studentendossiers.
Regelmatig software en systemen bijwerken om kwetsbaarheden aan te pakken.
4. Implementeer opt-outmechanismen voor directory-informatie
Informeer ouders en in aanmerking komende studenten over hun rechten om zich af te melden voor openbaarmaking van directory-informatie. Geef duidelijke instructies en deadlines voor het indienen van afmeldingsverzoeken.
5. Stel duidelijke gegevensuitwisselingsbeleid op
Zorg ervoor dat externe leveranciers en aannemers die studentinformatie verwerken voldoen aan FERPA-normen. Dit kan omvatten:
Het opstellen van gegevensuitwisselingsovereenkomsten die voldoen aan FERPA.
Audit leverancierspraktijken om naleving van privacy-normen te verifiëren.
6. Regelmatig beleid controleren en herzien
Voer periodieke audits uit van FERPA-beleid en -procedures om potentiële hiaten of risico's te identificeren. Werk beleid bij indien nodig om aan te passen aan veranderingen in technologie en regelgeving.
7. Beheer van het bewaren en vernietigen van dossiers.
Stel duidelijke richtlijnen op voor hoe lang studentendossiers bewaard moeten blijven en vernietig dossiers die niet langer nodig zijn op een veilige manier. Dit minimaliseert het risico van ongeautoriseerde toegang tot verouderde informatie.
8. Communiceer Privacybeleid Duidelijk
Deel de privacybeleid van je instelling met studenten en ouders. Transparantie bevordert vertrouwen en zorgt ervoor dat iedereen hun rechten onder FERPA begrijpt.
9. Monitor afstandsonderwijs tools
Voor instellingen die digitale leerplatforms gebruiken, zorg ervoor dat de tools voldoen aan de FERPA-vereisten. Evalueer functies zoals gebruikers toegangscontrole, gegevensversleuteling en veilige opslag.
10. Reageer snel op privacyzorgen
Stel een protocol op voor het aanpakken van privacyzorgen of mogelijke schendingen. Het snel onderzoeken en oplossen van deze problemen toont een sterke toewijding aan FERPA-naleving.
Door deze best practices te volgen, kunnen onderwijsinstellingen een cultuur van privacy en verantwoordelijkheid creëren, waardoor de gegevens van studenten veilig en FERPA-conform blijven.
Bescherm student PII onder FERPA met veilige oplossingen voor afstandsonderwijs
Nu afstandsonderwijs steeds vaker voorkomt, is het beschermen van student PII in overeenstemming met FERPA belangrijker dan ooit. Platforms voor afstandsonderwijs brengen unieke uitdagingen met zich mee, zoals gegevensoverdracht via het internet en een verhoogde afhankelijkheid van externe tools. Om naleving te garanderen, moeten instellingen veilige en betrouwbare oplossingen voor afstandsonderwijs aannemen die de privacy van studenten vooropstellen.
Belangrijke kenmerken van een FERPA-conforme oplossing voor afstandsonderwijs
End-to-End Encryptie: Veilige platforms voor afstandsonderwijs moeten end-to-end encryptie gebruiken om gegevens tijdens de overdracht te beschermen. Dit voorkomt ongeautoriseerde toegang tot gevoelige informatie, zelfs als deze wordt onderschept.
Rolgebaseerde Toegangscontroles: Platforms moeten beheerders in staat stellen toegangsniveaus voor verschillende gebruikers te definiëren en te controleren, zodat alleen bevoegd personeel toegang heeft tot specifieke studentgegevens.
Audit Trails en Monitoring: Het loggen en monitoren van gebruikersactiviteiten biedt verantwoording en helpt bij het identificeren van potentiële ongeautoriseerde toegang tot studentendossiers.
Gegevensminimalisatie en Retentie: FERPA-conforme tools moeten alleen de noodzakelijke gegevens opslaan en veilige verwijdering mogelijk maken wanneer dossiers niet langer nodig zijn.
Naleving met Derde Partijen: Tools voor afstandsonderwijs die integreren met diensten van derden moeten ervoor zorgen dat deze diensten ook voldoen aan FERPA. Gegevensuitwisselingsovereenkomsten moeten privacyverplichtingen specificeren.
Hoe Splashtop FERPA-naleving ondersteunt
Splashtop biedt robuuste oplossingen voor remote access en leren die zijn ontworpen om aan de FERPA-vereisten te voldoen.
Versleutelde Verbindingen: Splashtop biedt AES 256-bit encryptie, waardoor alle gegevens die tijdens externe sessies worden gedeeld veilig blijven.
Gedetailleerde Gebruikersrechten: Beheerders kunnen de toegang tot gedeelde bronnen beheren, waardoor gevoelige studentengegevens worden beschermd.
Secure Remote Access: Onderwijzers en beheerders kunnen op afstand toegang krijgen tot on-premise computers en educatieve bronnen zonder onnodig gevoelige bestanden over te dragen.
Gedetailleerde Sessie Logs: Splashtop biedt activiteitslogs en audit trails, waardoor instellingen hun nalevingsinspanningen kunnen monitoren en documenteren.
Betrouwbare Remote Support: IT-teams kunnen veilig apparaten voor afstandsonderwijs troubleshooten en onderhouden, terwijl ze voldoen aan de FERPA-richtlijnen.
Onderwijsinstellingen kunnen met vertrouwen overstappen naar digitale en remote leeromgevingen door gebruik te maken van tools zoals Splashtop. Met zijn robuuste beveiligingsfuncties en toewijding aan naleving, stelt Splashtop scholen in staat om student PII te beschermen, wat zorgt voor een veilige en FERPA-conforme leerervaring.
Lees meer over Splashtop’s oplossingen voor onderwijs.
