FERPA is een federale wet in de Verenigde Staten die de privacy van onderwijsgegevens van studenten beschermt. FERPA, uitgevaardigd in 1974, verleent ouders specifieke rechten met betrekking tot de educatieve informatie van hun kinderen, die worden overgedragen aan studenten zodra ze de leeftijd van 18 jaar bereiken of naar een school gaan na de middelbare school. Deze wetgeving speelt een cruciale rol om ervoor te zorgen dat persoonlijke en gevoelige studentengegevens worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking.
Nu het onderwijs steeds meer gebruik maakt van digitale platforms en leren op afstand, is FERPA-naleving nog belangrijker geworden. Instellingen moeten strikte richtlijnen volgen om de privacy van studenten te beschermen, van onderwijsgegevens tot directory-informatie.
Deze blog biedt een diepgaand overzicht van FERPA, het belang ervan en hoe scholen en organisaties compliant kunnen blijven terwijl ze gebruikmaken van moderne technologieën.
FERPA: Betekenis en definitie
De Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) is een Amerikaanse federale wet die is ontworpen om de privacy van de onderwijsgegevens van studenten te beschermen. FERPA wordt vaak het "Buckley-amendement" genoemd en verleent ouders en in aanmerking komende studenten (die ouder zijn dan 18 jaar of zijn ingeschreven voor postsecundair onderwijs) bepaalde rechten met betrekking tot toegang tot en controle over hun onderwijsgegevens.
FERPA is van toepassing op alle onderwijsinstellingen die financiering ontvangen van programma's die worden beheerd door het Amerikaanse ministerie van Onderwijs. Openbare scholen, universiteiten en veel particuliere instellingen moeten zich houden aan de voorschriften van FERPA om naleving te garanderen.
Wat is het doel van FERPA?
FERPA is uitgevaardigd om de groeiende bezorgdheid over het misbruik van studenteninformatie aan te pakken. Het primaire doel is ervoor te zorgen dat onderwijsinstellingen de privacy van studenten respecteren en beschermen. Door ouders en in aanmerking komende studenten controle te geven over de toegang tot onderwijsdossiers, probeert FERPA ongeoorloofde openbaarmaking te voorkomen die kan leiden tot discriminatie, identiteitsdiefstal of vertrouwensbreuken.
De belangrijkste doelstellingen van FERPA zijn onder meer:
Ervoor zorgen dat ouders en leerlingen toegang hebben tot onderwijsgegevens en deze kunnen bekijken.
Het opstellen van richtlijnen voor wanneer en hoe scholen persoonlijke informatie zonder toestemming kunnen vrijgeven.
Het bieden van een kader voor het beheren van directory-informatie om de transparantie te behouden en tegelijkertijd de privacy te waarborgen.
Hoe helpt FERPA bij het beschermen van studentengegevens?
FERPA beschermt studentengegevens door onderwijsinstellingen te verplichten specifieke procedures te volgen en toestemming te verkrijgen voordat persoonlijke informatie wordt gedeeld. Onder FERPA:
Instellingen moeten ouders en in aanmerking komende studenten jaarlijks op de hoogte stellen van hun rechten.
Scholen mogen geen persoonlijk identificeerbare informatie (PII) uit onderwijsdossiers vrijgeven zonder expliciete schriftelijke toestemming, behalve in geautoriseerde situaties.
Er moeten waarborgen worden geïmplementeerd om ongeoorloofde toegang tot gevoelige studentengegevens te voorkomen, met name in digitale en externe leeromgevingen.
De richtlijnen van FERPA zorgen ervoor dat studentengegevens veilig blijven, waardoor gezinnen weloverwogen beslissingen kunnen nemen over hun privacy en tegelijkertijd het vertrouwen in onderwijsinstellingen wordt bevorderd.
Welke informatie wordt beschermd door FERPA?
FERPA definieert en beschermt specifieke soorten informatie in onderwijsdossiers van studenten om hun privacy te beschermen. Deze bescherming is van toepassing op gegevens die worden verzameld en onderhouden door onderwijsinstellingen of partijen die namens hen handelen. Hieronder staan de twee belangrijkste categorieën informatie die onder FERPA vallen:
Onderwijs Records
Onderwijsdossiers verwijzen naar alle gegevens, bestanden, documenten of ander materiaal dat informatie bevat die rechtstreeks verband houdt met een student en die wordt bijgehouden door een onderwijsinstelling, instelling of een partij die namens de instelling optreedt. Deze gegevens kunnen in verschillende formaten bestaan, waaronder papieren documenten, digitale bestanden of audiovisueel materiaal.
Voorbeelden van onderwijsdossiers die door FERPA worden beschermd, zijn onder meer:
Cijfers en rapportkaarten
Transcripten
Lesroosters
Tuchtzaken
Dossiers speciaal onderwijs
Gezondheids- en immunisatiegegevens die door de school worden bijgehouden
FERPA zorgt ervoor dat deze gegevens privé blijven en alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde personen, zoals ouders, in aanmerking komende studenten of schoolfunctionarissen met legitieme educatieve belangen.
Directory-informatie
Hoewel FERPA de meeste leerlinggegevens beschermt, stelt het scholen in staat om bepaalde informatie aan te wijzen als 'directory-informatie', die over het algemeen minder gevoelig is en zonder voorafgaande toestemming kan worden vrijgegeven, tenzij de leerling of ouder zich afmeldt.
Voorbeelden van directory-informatie zijn:
Naam van de student
Adres
Telefoonnummer
Geboortedatum en -plaats
Belangrijk vakgebied
Data van deelname
Behaalde diploma's en onderscheidingen
Deelname aan officieel erkende activiteiten en sporten
Maar zelfs met directory-informatie vereist FERPA dat scholen ouders en in aanmerking komende studenten informeren over hun rechten om zich af te melden voor de openbaarmaking van deze informatie. Onderwijsinstellingen moeten een zorgvuldige balans vinden tussen transparantie en de bescherming van de privacy bij het omgaan met directory-informatie.
Door de toegang tot dit soort informatie duidelijk te definiëren en te reguleren, helpt FERPA de integriteit van studentengegevens te beschermen en tegelijkertijd een kader te bieden voor het juiste gebruik ervan.
FERPA-vereisten en uitzonderingen
FERPA stelt duidelijke eisen aan onderwijsinstellingen om de bescherming van de privacy van studenten te waarborgen. Tegelijkertijd worden specifieke uitzonderingen geschetst waarbij instellingen informatie openbaar mogen maken zonder voorafgaande toestemming. Inzicht in deze vereisten en uitzonderingen is essentieel voor naleving.
FERPA-vereisten
Jaarlijkse kennisgeving van rechten: Scholen moeten ouders en in aanmerking komende leerlingen jaarlijks op de hoogte stellen van hun rechten onder FERPA. Dit omvat het recht om:
Inspecteer en beoordeel onderwijsdossiers.
Verzoeken om correctie van onnauwkeurige of misleidende informatie.
Geef toestemming vóór de vrijgave van PII.
Toestemming voor openbaarmaking: Schriftelijke toestemming moet worden verkregen voordat PII uit onderwijsdossiers openbaar wordt gemaakt, behalve in gevallen waarin uitzonderingen van toepassing zijn. Toestemming moet het volgende omvatten:
De specifieke records die openbaar moeten worden gemaakt.
Het doel van de openbaarmaking.
De partijen aan wie de openbaarmaking zal worden gedaan.
Bijhouden van openbaarmakingen: Scholen moeten een register bijhouden van elk verzoek om toegang tot of openbaarmaking van PII. Dit record moet het volgende bevatten:
De partijen die de informatie hebben opgevraagd of ontvangen.
Het gerechtvaardigd belang dat de partijen hadden bij de informatie.
Veilige omgang met gegevens: Instellingen zijn verplicht maatregelen te nemen om studentendossiers te beschermen, met name in digitale omgevingen. Dit omvat codering, toegangscontroles en veilige opslagsystemen.
FERPA-uitzonderingen
FERPA bevat verschillende uitzonderingen waarbij onderwijsinstellingen PII openbaar mogen maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming:
Schoolfunctionarissen met legitiem onderwijsbelang: PII kan worden gedeeld met schoolfunctionarissen (leraren, beheerders, aannemers) die toegang nodig hebben om hun professionele verantwoordelijkheden uit te voeren.
Overplaatsing naar andere scholen: Scholen kunnen gegevens bekendmaken aan een andere onderwijsinstelling waar de student van plan is zich in te schrijven of over te stappen.
Noodsituatie op het gebied van gezondheid of veiligheid: In noodgevallen kunnen scholen PII bekendmaken om de gezondheid of veiligheid van studenten of anderen te beschermen.
Gerechtelijke bevelen of dagvaardingen: Scholen kunnen informatie vrijgeven in overeenstemming met een wettig uitgevaardigde dagvaarding of gerechtelijk bevel.
Financiële hulpdoeleinden: Informatie kan worden vrijgegeven om te bepalen of een student in aanmerking komt voor financiële steun, de voorwaarden van de hulp of om de voorwaarden ervan af te dwingen.
Directory-informatie: Zoals eerder vermeld, kunnen scholen directory-informatie vrijgeven, tenzij een student of ouder zich afmeldt.
Studies uitgevoerd voor of namens scholen: Instellingen kunnen gegevens delen met organisaties die onderzoeken uitvoeren om het onderwijs te verbeteren, programma's voor studentenhulp te beheren of voorspellende tests te ontwikkelen.
Door zich aan deze vereisten te houden en de uitzonderingen te begrijpen, kunnen scholen effectief door de FERPA-regelgeving navigeren en tegelijkertijd een sterke toewijding behouden aan de bescherming van de privacy van studenten.
Veelvoorkomende FERPA-overtredingen en straffen
Ondanks de duidelijke richtlijnen van FERPA, kunnen onderwijsinstellingen onbedoeld of opzettelijk de bepalingen ervan overtreden. Deze overtredingen kunnen ernstige gevolgen hebben, variërend van reputatieschade tot juridische en financiële sancties. Inzicht in de meest voorkomende overtredingen en hun straffen is cruciaal voor het handhaven van de naleving.
Wat zijn de meest voorkomende FERPA-schendingen?
Ongeoorloofde openbaarmaking van onderwijsgegevens: Het delen van de PII van een student zonder expliciete toestemming of buiten FERPA-uitzonderingen is een directe schending. Voorbeelden hiervan zijn:
Cijfers of gevoelige informatie naar de verkeerde ontvanger e-mailen.
Het openbaar plaatsen van cijfers of testresultaten met identificerende informatie.
Onjuist gebruik van directory-informatie: Hoewel directory-informatie onder bepaalde voorwaarden openbaar kan worden gemaakt, is het een schending om studenten of ouders niet de mogelijkheid te bieden om zich af te melden voor dergelijke openbaarmakingen.
Het niet beveiligen van studentendossiers: Ontoereikende beveiligingsmaatregelen, zoals het gebruik van onbeveiligde opslagsystemen of het niet beperken van de toegang tot gevoelige gegevens, kunnen leiden tot datalekken en FERPA-schendingen.
Gebrek aan jaarlijkse kennisgevingen: Instellingen die ouders en studenten niet jaarlijks op de hoogte stellen van hun FERPA-rechten, voldoen niet aan een fundamentele nalevingsvereiste.
Het openbaar maken van informatie zonder legitiem onderwijsbelang: Het toestaan van toegang tot studentendossiers voor personen of partijen zonder een legitiem onderwijsbelang, zelfs als dit intern is bij de instelling, is een schending.
Onjuist delen van gegevens met derden: Het delen van gegevens met aannemers of externe leveranciers zonder de juiste overeenkomsten die FERPA-naleving specificeren, kan leiden tot een inbreuk.
Boetes voor FERPA-overtredingen
Overtredingen van FERPA kunnen aanzienlijke gevolgen hebben voor onderwijsinstellingen, waaronder:
Verlies van federale financiering: De zwaarste straf voor niet-naleving is het mogelijke verlies van federale financiering. Dit kan de financiële stabiliteit en activiteiten van de instelling in gevaar brengen.
Formele klachten en onderzoeken: Studenten of ouders kunnen klachten indienen bij het Family Policy Compliance Office (FPCO) van het Amerikaanse ministerie van Onderwijs, dat formele onderzoeken kan starten.
Reputatieschade: Schendingen kunnen het vertrouwen tussen studenten, ouders en de gemeenschap aantasten, wat leidt tot reputatieschade op de lange termijn.
Juridische gevolgen: Hoewel FERPA zelf geen particuliere rechtszaken toestaat, kunnen schendingen de deur openen voor juridische stappen op grond van andere privacywet- of regelgeving, met name in gevallen van nalatigheid.
Kosten van datalekken: Het niet beveiligen van digitale records kan leiden tot kostbare inspanningen om te reageren op datalekken, waaronder meldingen, herstel en mogelijke boetes op grond van andere privacywetten.
Door waakzaam en proactief te zijn over de naleving van FERPA, kunnen onderwijsinstellingen deze veelvoorkomende valkuilen vermijden en de privacy van hun studenten effectief beschermen.
Best practices voor FERPA-naleving
Het handhaven van FERPA-naleving is essentieel voor onderwijsinstellingen om de privacy van studenten te beschermen en dure boetes te voorkomen. Het implementeren van best practices helpt ervoor te zorgen dat de FERPA-regelgeving wordt nageleefd en bouwt vertrouwen op bij studenten, ouders en de bredere onderwijsgemeenschap. Hieronder vindt u de belangrijkste best practices die u kunt volgen:
1. Leid personeel en faculteit op over FERPA
Zorg voor regelmatige trainingssessies voor alle werknemers, inclusief docenten, beheerders en IT-personeel, om ervoor te zorgen dat ze de FERPA-regelgeving, hun verantwoordelijkheden en hoe ze veilig met studentengegevens kunnen omgaan, begrijpen.
Voeg real-life scenario's toe om mogelijke nalevingsproblemen te markeren.
Zorg ervoor dat medewerkers begrijpen hoe FERPA van toepassing is in zowel fysieke als digitale omgevingen.
2. Beperk de toegang tot studentendossiers
Hanteer een principe van minimale privileges door alleen toegang tot onderwijsgegevens te verlenen aan personen met een legitiem onderwijsbelang. Gebruik op rollen gebaseerde toegangscontroles om machtigingen effectief te beheren.
3. Versterk de digitale veiligheid
In een tijdperk van toenemende cyberdreigingen is het beschermen van digitale studentendossiers van cruciaal belang. De belangrijkste maatregelen zijn:
Het gebruik van versleutelde databases voor het opslaan van gevoelige informatie.
Veilige logins en multi-factor authenticatie (MFA) vereisen voor toegang tot studentendossiers.
Het regelmatig updaten van software en systemen om kwetsbaarheden aan te pakken.
4. Implementeer opt-out-mechanismen voor directory-informatie
Informeer ouders en in aanmerking komende leerlingen over hun rechten om zich af te melden voor het openbaar maken van directory-informatie. Zorg voor duidelijke instructies en deadlines voor het indienen van opt-outverzoeken.
5. Stel een duidelijk beleid voor het delen van gegevens op
Zorg ervoor dat externe leveranciers en aannemers die studenteninformatie verwerken, zich houden aan de FERPA-nalevingsnormen. Dit kan zijn:
Opstellen van overeenkomsten voor het delen van gegevens waarin de naleving van FERPA wordt gespecificeerd.
Controleren van leverancierspraktijken om de naleving van privacynormen te verifiëren.
6. Regelmatig het beleid controleren en herzien
Voer periodieke audits uit van FERPA-beleid en -procedures om mogelijke hiaten of risico's te identificeren. Werk het beleid zo nodig bij om het aan te passen aan veranderingen in technologie en wettelijke vereisten.
7. Beheer het bewaren en verwijderen van gegevens
Stel duidelijke richtlijnen op voor hoe lang studentendossiers moeten worden bewaard en gooi gegevens die niet langer nodig zijn veilig weg. Dit minimaliseert het risico op ongeoorloofde toegang tot verouderde informatie.
8. Communiceer het privacybeleid duidelijk
Deel het privacybeleid van je instelling met leerlingen en ouders. Transparantie bevordert het vertrouwen en zorgt ervoor dat iedereen zijn rechten onder FERPA begrijpt.
9. Bewaak hulpmiddelen voor leren op afstand
Voor instellingen die gebruikmaken van digitale leerplatforms, moet u ervoor zorgen dat de tools voldoen aan de FERPA-vereisten. Evalueer functies zoals toegangsbeheer voor gebruikers, gegevensversleuteling en veilige opslag.
10. Reageer snel op privacykwesties
Stel een protocol op voor het aanpakken van privacyproblemen of mogelijke schendingen. Het onmiddellijk onderzoeken en oplossen van deze problemen toont een sterke toewijding aan FERPA-naleving.
Door deze best practices te volgen, kunnen onderwijsinstellingen een cultuur van privacy en verantwoording creëren, zodat studentgegevens veilig en FERPA-compatibel blijven.
Bescherm PII van studenten onder FERPA met veilige oplossingen voor leren op afstand
Naarmate leren op afstand steeds vaker voorkomt, is het beschermen van PII van studenten in overeenstemming met FERPA nog nooit zo cruciaal geweest. Platforms voor leren op afstand introduceren unieke uitdagingen, zoals gegevensoverdracht via internet en een grotere afhankelijkheid van tools van derden. Om naleving te garanderen, moeten instellingen veilige en betrouwbare oplossingen voor leren op afstand invoeren die prioriteit geven aan de privacy van studenten.
Belangrijkste kenmerken van een FERPA-conforme oplossing voor leren op afstand
End-to-end-versleuteling: Veilige platforms voor leren op afstand moeten end-to-end-codering gebruiken om gegevens tijdens de overdracht te beschermen. Dit voorkomt ongeoorloofde toegang tot gevoelige informatie, zelfs als deze wordt onderschept.
Op rollen gebaseerde toegangscontroles: Platforms moeten beheerders in staat stellen toegangsniveaus voor verschillende gebruikers te definiëren en te beheren, zodat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot specifieke studentgegevens.
Audittrails en monitoring: Het loggen en monitoren van gebruikersactiviteiten zorgt voor verantwoording en helpt bij het identificeren van mogelijke ongeoorloofde toegang tot studentendossiers.
Gegevensminimalisatie en -bewaring: FERPA-conforme tools moeten alleen de noodzakelijke gegevens opslaan en veilige verwijdering mogelijk maken wanneer records niet langer nodig zijn.
Naleving van externe leveranciers: Tools voor leren op afstand die integreren met services van derden, moeten ervoor zorgen dat die services ook voldoen aan FERPA. In overeenkomsten voor het delen van gegevens moeten privacyverplichtingen worden gespecificeerd.
Hoe Splashtop FERPA-naleving ondersteunt
Splashtop biedt robuuste oplossingen voor toegang op afstand en leren die zijn ontworpen om te voldoen aan de FERPA-vereisten.
Versleutelde verbindingen: Splashtop biedt AES 256-bits versleuteling, zodat alle gegevens die worden gedeeld tijdens externe sessies veilig blijven.
Gedetailleerde gebruikersmachtigingen: Beheerders kunnen de toegang tot gedeelde bronnen beheren en gevoelige studentengegevens beschermen.
Veilige toegang op afstand: Docenten en beheerders kunnen op afstand toegang krijgen tot on-premise computers en leermiddelen zonder gevoelige bestanden onnodig over te dragen.
Gedetailleerde sessielogs: Splashtop biedt activiteitenlogboeken en audit trails, zodat instellingen compliance-inspanningen kunnen controleren en documenteren.
Betrouwbare ondersteuning op afstand: IT-teams kunnen veilig problemen met apparaten die worden gebruikt voor leren op afstand oplossen en onderhouden, terwijl ze zich houden aan de FERPA-richtlijnen.
Onderwijsinstellingen kunnen met een gerust hart overstappen op digitale leeromgevingen en leeromgevingen op afstand door gebruik te maken van tools zoals Splashtop. Met zijn robuuste beveiligingsfuncties en toewijding aan naleving stelt Splashtop scholen in staat om PII van leerlingen te beschermen, waardoor een veilige en FERPA-conforme leerervaring wordt gegarandeerd.
Meer informatie over de oplossingen van Splashtop voor het onderwijs.
