De digitale transformatie raast in een alarmerend tempo door sectoren heen; onderwijsinstellingen vormen hierop geen uitzondering. Het proces van digitale transformatie is een noodzakelijke stap die instellingen moeten zetten om zich aan te passen aan voortschrijdende technologieën in het belang van studenten, maar ook om de administratie up-to-date te houden met deze steeds veranderende technologieën.
Digitale transformatie is geen eenvoudig proces; IT-teams moeten beslissen over een verscheidenheid aan tools voor veel verschillende doelen. Sommige tools zijn er om de communicatie beter te stroomlijnen; andere zijn bedoeld voor het digitaliseren van archiefinformatie. Ongeacht de redenen waarom, is het belangrijk dat onderwijsinstellingen de juiste tools vinden.
Het vinden van de juiste tools kan echter verschillende uitdagingen met zich meebrengen. Technologie is ingewikkeld en de interne complexiteit van bepaalde systemen en processen betekent dat digitale transformatie niet van de ene op de andere dag kan plaatsvinden.
Denk er bij het nemen van de uiteindelijke beslissing over na hoe uw tools samenwerken om gestroomlijnde processen te creëren. Het consolideren van bepaalde functies kan helpen de kosten te minimaliseren en efficiënte processen op te zetten, zodat uw educatieve technologie niet alleen zo klein mogelijk blijft, maar ook efficiënt kan functioneren.
Het huidige landschap van onderwijstechnologie
Volgens een recent onderzoek gebruiken scholen in het basis- en voortgezet onderwijs ruim 2.000 webapps binnen hun leerlingenpopulatie. Als u nu kijkt naar hoeveel applicaties elke leerling gebruikt en de hardware die hij nodig heeft om toegang te krijgen tot de vereiste apps, ontstaat er een complex web van vereisten waarmee IT-managers in het onderwijs rekening moeten houden bij hun besluitvormingsprocessen.
Het beheren van al deze hardware en digitale tools is veel werk en vereist unieke vaardigheden. Voor scholengemeenschappen met duizenden studenten en weinig IT-support kan het beheren van deze tools een grote uitdaging zijn. Een goede stap richting digitale transformatie is toolconsolidatie.
Toolconsolidatie is het combineren van bepaalde functies onder één tool of proces. Een IT-manager in het onderwijs kan bijvoorbeeld besluiten dat hij zijn remote access-software en zijn helpdeskfunctie onder één tool wil consolideren. Toolconsolidatie kan helpen het aantal verschillende tools in uw IT-stack te minimaliseren, waardoor u geld kunt besparen en de kosten kunt verlagen.
Hier volgen enkele strategieën die uw instelling kan overwegen om uw onderwijstechnologie-stack te helpen consolideren.
Strategie 1: Breng tools in lijn met organisatiedoelen
Voordat uw team begint met het implementeren van een volledige digitale transformatiestrategie, kunt u overwegen klein te beginnen en een deel van uw organisatie aan te wijzen om als eerste te veranderen. Laten we in dit voorbeeld eens aannemen dat uw IT-team het aantal tools wil consolideren voor het beheren van de hardware van studenten.
De eerste stap is het stellen van haal- en meetbare doelen. Daarna kunt u een strategie ontwikkelen die is ontworpen om die specifieke doelen te bereiken. In dit voorbeeld is een van de tactieken die uw team kan implementeren een audit van de huidige software die uw team gebruikt om de hardware van studenten te beheren en de gebruikscasus voor alle software te analyseren.
Strategie 2: Evalueer compatibiliteits- en integratiebehoeften
Nu uw team een idee heeft van het doel dat ze willen bereiken en daarvoor een aantal tactieken heeft, is het belangrijk om te overwegen hoe de introductie van een nieuwe tool, of het consolideren van de bestaande IT-infrastructuur, dit zal beïnvloeden.
Bedenk welke software verplicht is voor uw team en welke optioneel is, en kijk hoe ze met elkaar communiceren. Als ze niet integreren, of als er handmatige invoer nodig is, is het misschien tijd om een andere tool te overwegen die meer integratiemogelijkheden biedt.
Veel softwarebedrijven staan een korte proefperiode van hun tools toe. Gebruik dit in uw voordeel: probeer en test verschillende softwarepakketten om te zien hoe deze werken met uw bestaande infrastructuur in een besloten omgeving met verschillende testapparaten. Uw testapparaten moeten uit verschillende apparaattypen bestaan. De hardware die studenten gebruiken is zeer verschillend, dus u wilt er zeker van zijn dat de apparaten die u beheert compatibel zijn met uw software.
Strategie 3: Geef prioriteit aan security en compliance
Een van de belangrijkste overwegingen waar IT-managers zich bewust van moeten zijn bij het nemen van beslissingen over de aanschaf van software, is de manier waarop studentengegevens worden beschermd. Met de opkomst van phishing, datalekken en andere cybercriminaliteit is het absoluut noodzakelijk dat IT-managers zich bewust zijn van de tools die ze gebruiken en hoe ze eindgebruikers beschermen.
Wanneer u tools kiest om te consolideren, evalueer dan de veiligheid van elke tool en of ze voldoen aan belangrijke wetgeving zoals GDPR (AVG) en FERPA. Op die manier kunt u, als u merkt dat er tijdens uw audit bepaalde tools ontbreken, deze tools consolideren voor een robuustere en veiligere optie.
Zorg ervoor dat u een vast schema voor beveiligingsaudits implementeert. Digitale onderwijsapps updaten hun privacybeleid regelmatig. Het is dus belangrijk om op de hoogte te blijven van de veranderingen en ervoor te zorgen dat de gegevens van zowel uw studenten als uw faculteit beschermd zijn.
Strategie 4: Bewaak de kosteneffectiviteit en schaalbaarheid
Softwareprijzen veranderen regelmatig, dus het is belangrijk om de prijsstructuur van de software te begrijpen om kosteneffectiviteit te garanderen. Een bedrijf kan kosten in rekening brengen op basis van het aantal licenties dat uw team heeft, of hoeveel 'seats' in gebruik zijn. Hoe dan ook, het is belangrijk om rekening te houden met de grootte van uw team en hoeveel mensen een specifiek e tool zullen gebruiken om de kosteneffectiviteit te meten.
Bij het overwegen van de kosten is het ook belangrijk om te bedenken hoeveel uw team binnen een bepaalde tijd zal groeien. Afhankelijk van het soort software dat u gebruikt, kan het toevoegen van een extra 'seat' een kostbare onderneming zijn. Als u dit soort kosten niet wilt maken, overweeg dan om tools te zoeken met flexibelere prijsopties, zodat dit niet ten koste gaat van het budget van uw IT-team.
Strategie 5: Focus op gebruikerservaring
Wanneer u tools consolideert en verschillende opties overweegt, bedenk dan wie de eindgebruikers zijn en hoe hun reguliere interacties met de tool eruit zullen zien. Is de tool gemakkelijk op te pakken en te leren? Is het reguliere gebruik van de tool een eenvoudig en intuïtief proces?
Het vinden van tools die gemakkelijk te implementeren, te adopteren en dagelijks te gebruiken zijn met minimale training, is een van de manieren waarop IT-teams efficiëntere processen kunnen opzetten. Dit maakt het trainen van nieuwe mensen eenvoudig, omdat er minder technische uitleg nodig is om consistente processen aan te leren.
Hoe de consolidatie van tools onderwijsinstellingen ten goede komt
Volgens een nieuw onderzoek schatten kenniswerkers dat er ongeveer 5 uur per week bespaard zou kunnen worden als men over betere processen beschikte. Werknemers besteden meer tijd aan het vinden van de informatie die ze nodig hebben en aan het schakelen tussen de juiste apps. Als uw team tussen tientallen tools en apps schakelt, kan deze tijd beter aan zinvoller werk worden besteed.
Het is belangrijk strategisch te zijn over de tools die uw team aan uw tech-stack toevoegt. Het introduceren van een nieuwe applicatie aan uw tech-stack kan betekenen dat er een nieuwe kwetsbaarheid voor uw beveiliging wordt geïntroduceerd. Door het aantal tools dat u gebruikt te consolideren, kan uw IT-team de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan het evalueren van software minimaliseren, waardoor er meer tijd overblijft voor waardevoller werk, zoals het bieden van de infrastructuur aan studenten die ze nodig hebben om hun digitale leerproces voort te zetten.
Splashtop Enterprise en toolconsolidatie voor onderwijsinstellingen
Als uw IT-team belangrijke IT-functies wil consolideren, overweeg dan Splashtop Enterprise. Splashtop Enterprise kan worden geïntegreerd met een verscheidenheid aan belangrijke helpdesk- en supporttools om technici de mogelijkheid te bieden snel tickets te genereren en op afstand verbinding te maken met apparaten die een aanvraag doen.
Splashtop Enterprise is een eenvoudig te gebruiken tool die is gebouwd met het oog op security en voldoet aan belangrijke securityvoorschriften zoals FERPA, GPDR, SOC2 en ISO/IEC 27001. Maak remote devicemanagement eenvoudig voor zowel technici als eindgebruikers door gebruiksvriendelijke manieren te bieden om verbinding te maken met eindgebruikers en het aantal tools in uw tech-stack te minimaliseren.
Wilt u zien hoe Splashtop Enterprise werkt met uw huidige workflow? Ga nu aan de slag en chat met een van onze vertegenwoordigers, zodat u Splashtop Enterprise een week gratis kunt uitproberen.
