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Dans un article récent, nous avons exploré l’avenir du travail avec des PDG et des responsables RH dans divers secteurs. Nos constats ? Le bureau ne disparaîtra pas. Alors qu’en est-il de l’explosion du travail à distance ? Si le bureau ne disparaît pas, cela ne signifierait-il pas que le travail à distance ne va pas coller? Pas forcément. En fin de compte, ce que nous avons conclu de notre discussion sur l’avenir du travail, c’est que l’avenir est hybride.
Qu'est-ce qu'un bureau hybride et comment les entreprises peuvent-elles se préparer à la mise en place d'une main-d'œuvre hybride ? Comme son nom l'indique, le bureau hybride est une installation de bureau où les employés ont la possibilité de travailler depuis le bureau ou n'importe où ils ont accès aux outils necessaires pour effectuer leur travail.
Quelles sont les exigences et les politiques de sécurité que les entreprises doivent mettre en place ? Quel type d’infrastructure de bureau les entreprises devraient-elles mettre en place pour se préparer à l’avenir du travail? Quels sont l’équipement et les outils nécessaires pour le soutenir? Obtenez une réponse à toutes ces questions et apprenez à configurer votre bureau hybride en 3 étapes simples.
I. Définir une politique de bureau hybride
Lorsque COVID19 a frappé et forcé les entreprises à passer à distance, la partie la plus difficile a été de ne pas étendre les capacités de travail à distance; Il l’a mis en œuvre et a guidé les employés dans le processus. Comme beaucoup n’avaient jamais travaillé à distance auparavant, ils n’avaient aucune expérience de la façon de le faire de manière productive. Il a également été rapidement découvert que tous les employés ne sont pas aptes à travailler à distance. En mettant en place une politique de bureau hybride, les employeurs peuvent s’assurer que les employés suivent les bonnes directives. Voici comment configurer une stratégie Office hybride.
Définir clairement à qui s’applique la politique : indiquez quels sont les membres de l’entreprise qui peuvent travailler à domicile. Les nouveaux employés doivent-ils travailler sur site pendant leurs 30 premiers jours pour faciliter leur intégration ? Certains postes sont-ils exclus du télétravail ? Quelles que soient les réponses à ces questions, veillez à les inclure dans votre politique.
Définir les attentes et les règles concernant les cas où les employés peuvent travailler a distance et ceux où ils doivent travailler du bureau - Prévoyez-vous de faire travailler les employés trois jours a distance et deux jours au bureau ? Envisagez-vous de mettre en place une indemnité pour les jours de travail à distance et de donner aux employés toute latitude pour les utiliser ? Ou bien, voulez-vous que les responsables définissent l'indemnité de télétravail pour leur équipe ? Y a-t-il des réunions obligatoires sur place ? Combien d'heures les travailleurs à distance doivent-ils consacrer chaque jour ? Il y a beaucoup de choses à prendre en considération. Faites la liste de tous les scénarios possibles et veillez inclure des règles pour chaque scénario dans votre politique.
Indiquer les modalités de travail des employés à domicile : les employés doivent-ils emporter leur ordinateur fourni par l’entreprise sur leur lieu de télétravail ou doivent-ils y accéder à distance en fonction de leurs besoins ? Avez-vous mis en place un logiciel dédié qu’ils peuvent utiliser pour accéder à leur ordinateur à distance ? Quelles applications vos collaborateurs doivent-ils utiliser pour communiquer entre eux ? Quels que soient les outils que vous avez prévus, assurez-vous que tout le monde connaît leur rôle et sait comment les utiliser.
Insister suffisamment sur la sécurité : c’est un point très important. Nous vivons à l’ère du numérique et les pirates informatiques redoublent d’efforts pour franchir les barrières de sécurité. Bien qu’une protection parfaite n’existe pas, ne leur rendez pas la tâche facile. Veillez à respecter toutes les bonnes pratiques en matière de sécurité et à vous tenir au courant de leur évolution. Décrivez-les dans votre politique et veillez à ce que votre équipe sache comment les appliquer.
II. Révisez votre espace de bureau et configurez-le pour répondre à vos objectifs clairement définis
Cela va sans dire - mais avez-vous besoin d'un grand bureau si les employés ne viennent que quelques jours par semaine, peut-être même quelques jours par mois ? Probablement pas. Alors comment tirer le meilleur parti de votre espace de bureau? Vous devriez explorer les raisons pour lesquelles vous avez voulu avoir un bureau hybride en premier lieu.
L’équilibre de vie pour les employés? Interactions sociales? Sécurité robuste ? Une productivité suralimentée ? Des coûts réduits pour votre entreprise ? Pourquoi est-ce important? Il définira la façon dont vous aménagez votre espace de bureau. C’est le nombre d’entreprises partiellement distantes qui configurent leur espace de travail.
Par exemple, le bureau de Base Camp est structuré davantage comme un lieu de rencontre que comme un bureau traditionnel. Dans une interview accordée à FastCompany, le PDG de Base Camps, Jason Fried, a déclaré qu’il avait conçu le bureau de son entreprise pour simuler ce que ce serait si personne n’était réellement au bureau.
« Si vous êtes à la maison dans une deuxième chambre ou s’il n’y a personne pendant la journée, vous n’êtes pas distrait. Vous êtes dans un environnement que vous pouvez contrôler pour la plupart, et vous travaillez de manière isolée et vous travaillez en profondeur et vous n’êtes pas dérangé par d’autres personnes. Nous voulions créer un espace de bureau pour simuler les avantages de cela, mais aussi donner l’occasion aux gens de se réunir dans un environnement sonore. »- Jason Fried, PDG de Basecamp.
Qu'est-ce que cela signifie pour vous ? Si vos objectifs de création d'un bureau sont les raisons que nous avons mentionnées ci-dessus, alors vous devez configurer votre bureau pour promouvoir la collaboration, stimuler la productivité et la sécurité. Cela signifie que la conception traditionnelle n'aura probablement pas de sens. Vous pouvez opter pour des bureaux rotatifs, en investissant dans des espaces plus interactifs pour que les employés puissent collaborer. Peut-être faudrait-il remplacer la salle de café par une salle de séjour ?
Et, si le bureau est utilisé comme un signal de marque pour impressionner les clients potentiels, vous devriez peut-être investir dans une salle de conférence ultramoderne. De plus, si le bureau est plus vide que plein, peut-être n’avez-vous pas besoin d’autant de salles de réunion? De plus, si vous envisagez d’utiliser votre bureau pour organiser une activité sociale trimestrielle, vous devriez peut-être investir dans la création d’un espace social incroyable où votre équipe peut socialiser tous les trimestres. Et évidemment, vous devez envisager une conception qui répondra aux réglementations sanitaires les plus élevées pour protéger votre organisation dans des situations comme la pandémie actuelle de COVID19.
Ce ne sont là que quelques domaines à explorer. L’essentiel est que vous devez définir ce que vous essayez d’accomplir et concevoir votre espace en conséquence.
III. Investissez dans les bons outils et technologies pour soutenir efficacement votre équipe hybride
Quels sont les outils dont vous aurez besoin pour permettre à votre équipe de travailler à distance, de manière productive et sécurisée ? Devriez-vous acheter des ordinateurs distants et des ordinateurs de bureau pour vos employés ? Devriez-vous dupliquer les licences des logiciels utilisés par votre équipe afin qu'ils puissent les utiliser au bureau ou à tout autre endroit à partir duquel ils travailleront ? Nous avons définis ci-dessous les outils dont vous aurez le plus besoin.
Pour l’accès à distance -> AVEC + Splashtop Remote Access
BYOD + ACCÈS DISTANT = Le mélange parfait de technologie pour permettre une main-d’œuvre hybride
Pendant longtemps, la façon classique de travailler à distance a été de passer par le réseau VPN de l’entreprise. Il s’est avéré que cette méthode n’était ni optimale ni évolutive pour permettre à une main-d’œuvre à distance de travailler : le VPN est coûteux, difficile à adapter et ses performances ne sont pas fiables. Il est devenu évident que l’accès à distance est le meilleur moyen, et le plus optimal, de faciliter le travail hybride. Voici comment cela fonctionne.
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L’accès à distance permet aux utilisateurs d’accéder aux ordinateurs professionnels via n’importe quel ordinateur personnel Windows ou Mac ou même des appareils mobiles iOS ou Android. Cela permet aux entreprises de tirer parti des appareils personnels déjà disponibles pour les employés (ordinateurs portables, tablettes, smartphones). Cette configuration est à la mode depuis un certain temps. Il s’agit de la politique BYOD - A Bring Your Own Device (BYOD) qui permet aux employés d’accéder à des réseaux ou systèmes liés au travail à l’aide de leurs appareils personnels, tels que des ordinateurs portables, des smartphones et des tablettes. Avec l’accès à distance et le BYOD, il n’est pas nécessaire d’investir dans des appareils ou des licences logicielles dupliqués, car lorsque les employés utilisent l’accès à distance, ils peuvent se connecter à leur ordinateur sur site et l’utiliser comme s’ils étaient assis devant.
Ce qu’il faut rechercher lors du choix d’une solution d’accès à distance : fiabilité, sécurité, coût et facilité d’utilisation >
Bien qu’il existe de nombreux outils d’accès à distance, la plupart d’entre eux sont volumineux, trop chers ou pas assez sécurisés. C’est là que Splashtop livre. Splashtop est la solution d’accès à distance la plus avantageuse du marché – avec des prix souvent inférieurs de 80% à ceux de la concurrence et une sécurité de niveau entreprise et des fonctionnalités telles que le streaming 4K pour toutes les sessions à distance. Vous pouvez en savoir plus sur Splashtop et nos solutions d’accès à distance ici et les essayer gratuitement sans engagement ni carte de crédit requise.
Cela étant dit, voici ce que vous devriez rechercher dans toute solution d’accès à distance, qu’il s’agisse de Splashtop ou d’une autre:
Capacité d’authentification unique (SSO), pour s’assurer que les mots de passe des employés répondent aux exigences de conformité et de sécurité
Authentification des dispositifs ; la plupart des VPN n'ont pas cette capacité
Authentification à plusieurs facteurs
Prise en charge de BYOD (apportez votre propre appareil) plutôt que d'exiger des utilisateurs distants qu'ils utilisent des appareils fournis par l'entreprise pour assurer la sécurité
Capacité de clic et de connexion, par opposition à la configuration pénible, aux longs délais de connexion et souvent aux performances lentes des solutions basées sur VPN
les mises à jour automatisées de l'infrastructure et des logiciels, car le recours à une mise à jour manuelle, comme cela est nécessaire avec les VPN, non seulement expose à des risques de sécurité, mais entraîne également des temps d'arrêt et des problèmes de compatibilité
Solution performante et à faible latence capable de prendre en charge la vidéo HD en continu, améliorant ainsi la productivité des utilisateurs
Évolutivité rapide et facile pour des milliers d'utilisateurs
Aucune obligation de mettre en place un matériel de passerelle à chaque site distant
Possibilité pour les informaticiens de contrôler les transferts de fichiers et l'impression à distance (c'est-à-dire de les activer ou de les désactiver)
Journaux lisibles, enregistrement des sessions, facilité de suivi et de rapport
Pour la gestion de projet : ProofHub, Trello, Monday et Workfront.
Pour la communication en temps réel : Slack, Skype et Zoom.
Pour la collaboration : Google Drive, Microsoft Teams et Confluence.
Pour le suivi et la gestion des équipes : Hubstaff, Officevibe, et JotForm.
Vous pouvez en savoir plus sur tous ces outils ici.
Bien qu’il s’agisse d’une liste non exhaustive, elle couvre les éléments cruciaux que vous devez prendre en compte lors de la configuration de votre BUREAU HYBRIDE et permettre à vos employés de travailler de n’importe où de manière productive. Vous avez d’autres questions et besoin d’aide pour configurer votre équipe à distance ? Contactez-nous à tout moment. Vous pouvez également commencer avec un essai gratuit d’accès à distance en cliquant sur le lien ci-dessous.
