BDP permet à tous ses employés de travailler à distance en 48 heures pendant la crise du COVID-19
Comment BDP permet à 1 350 employés de travailler à distance grâce à Splashtop.
Résumé
Alistair Kell, directeur et responsable des technologies de l’information et des processus chez BDP, explique comment, pendant la crise du COVID-19, son entreprise - un cabinet international et interdisciplinaire d’architectes, de designers, d’ingénieurs et d’urbanistes - a réussi à faire travailler tous ses employés à distance en 48 heures grâce aux solutions d’accès à distance Splashtop.
Lorsque le COVID-19 est arrivé, BDP a examiné plusieurs options pour permettre aux employés de travailler à domicile. Le caractère urgent de la situation, la taille de l’équipe et les logiciels dont les employés avaient besoin pour travailler efficacement ont représenté un véritable défi :
Besoins matériels : les employés disposeraient-ils d’un ordinateur personnel à partir duquel ils pourraient se connecter chez eux, ou n’auraient-ils qu’un ordinateur portable BDP ?
Préserver la stabilité de l’infrastructure actuelle : comment BDP pouvait-il assurer la stabilité du système tout en veillant à ne pas modifier inutilement l’infrastructure sous-jacente de l’entreprise ?
Urgence et coût : comment BDP pouvait-il déployer rapidement une solution sans entraîner un coût déraisonnable ?
En raison de toutes ces préoccupations, le BDP a estimé que l'ensemble du processus de mise à distance prendrait au moins deux ou trois semaines de turbulences pour se préparer. Cependant, grâce à l'équipe IT du BDP et aux solutions d'accès à distance de Splashtop, cela n'a pas pris autant de temps.
"Dans les 48 heures suivant l'annonce que le personnel pourrait choisir de travailler à domicile, le processus a été aussi fluide et continu que personne aurait pu l'espérer". - Alistair Kell
Le défi : rendre possible le télétravail lorsque le studio a du fermer en raison du COVID-19
Au début de la pandémie de COVID-19, BDP a dû fermer ses studios de Shanghai et de Singapour pour une durée indéterminée. Cela a conduit l’entreprise à étudier différentes solutions d’accès à distance et à anticiper la fermeture de l’ensemble de ses bureaux.
« Sur un effectif d’environ 1 350 personnes réparties sur 16 sites dans le monde, nous avions déjà 650 utilisateurs d’ordinateurs portables qui pouvaient tous se connecter au réseau de BDP à l’aide de Microsoft Direct Access, ce qui permettait de travailler au quotidien depuis n’importe quel endroit », a déclaré Alistair Kell, directeur et responsable des technologies et processus informatiques chez BDP.
Si ce système fonctionnait bien pour la plupart des logiciels utilisés par les employés de BDP, il ne convenait pas pour Revit, un outil qui aide les architectes et les autres spécialistes à collaborer. Revit présentait des difficultés lorsqu’il était utilisé par plusieurs utilisateurs simultanément : faible performance, latence élevée et décalage dans les interactions 3D.
En plus de Revit, le BDP disposait de plus de 400 logiciels distincts qui devaient être installés sur l'ordinateur de chaque utilisateur s'ils devaient les utiliser pour travailler à distance. "Il aurait été impossible d'installer tous ces logiciels en natif, car beaucoup ne fonctionnaient pas du tout en dehors des réseaux locaux", a déclaré M. Kell.
La solution : l’ensemble du personnel de BDP passe au télétravail en 48 heures grâce à Splashtop
Splashtop Business Access a permis aux employés de BDP d’accéder à distance à leurs postes de travail comme s’ils étaient assis en face. Il n’était plus nécessaire d’installer un logiciel en natif sur les ordinateurs portables, et le télétravail était rendu possible plus rapidement.
Le BDP a acheté à l'origine 100 licences un jeudi soir et les a toutes utilisées pour les premiers tests à travers tous les endroits d'ici le lundi suivant. Cela a permis à BDP de tester différents scénarios, de bien configurer et de mieux comprendre la console de gestion.
BDP a ensuite entrepris un déploiement plus large, portant le nombre de licences à 600. Leur équipe informatique a déployé le streamer Splashtop dans toute l’entreprise et les différents sites ont associé chaque employé à l’identificateur de son poste de travail afin de les inscrire sur Splashtop dans un groupe central.
Afin de rationaliser le processus, BDP a préparé des directives simples à l'intention de l'ensemble du personnel, et le service IT a reçu une orientation et une formation supplémentaires. Tout ce processus a pris une semaine, et une fois que BDP a annoncé qu'il devait se mettre complètement à distance, il a fallu seulement 48 heures pour que l'entreprise se mette à distance.
Résultats : 1 350 employés peuvent maintenant travailler à domicile
Au final, BDP a trouvé en Splashtop la solution dont elle avait besoin pour permettre à ses 1 350 employés de travailler à domicile.
L'entreprise avait envisagé d'autres produits, mais Splashtop offrait une solution compétitive qui permettait de gérer le niveau de l'entreprise et une authentification multifactorielle.
BDP utilise désormais Splashtop Business Access dans tous ses sites, de Toronto à travers le Royaume-Uni, la région EMEA, l’Inde et la Chine.
Détails
À propos de BDP
Fondé en 1961, BDP est le deuxième plus grand cabinet d’architectes au Royaume-Uni, avec plus de 16 bureaux dans le monde et 1 350 employés. BDP possède une expérience de premier plan dans tous les grands secteurs, notamment la santé, l’éducation, les espaces professionnels, le retail, l’urbanisme, la réhabilitation du patrimoine, le logement, le transport, les loisirs, la sécurité publique et les services publics. Ils ont également participé à la restauration des Chambres du Parlement britannique.
