Au début de l'année, l'équipe de direction de Splashtop s'est rendue en Chine, à Taipei et au Japon pour la réunion annuelle avec nos équipes d'Asie.
Quand ils sont partis, c'était pendant une période festive pour le début de la nouvelle année chinoise et les célébrations de l'Année du Rat.
Personne ne pouvait imaginer que quelques semaines plus tard, Splashtop et de nombreuses autres entreprises en Asie fermeraient leurs bureaux en raison de l'épidémie de coronavirus.
Mark Lee, le PDG de Splashtop, croit fermement que ". En ne se préparant pas, les entreprises se préparent à échouer."
Grâce à la direction de Mark, Splashtop a rapidement mis en place des mesures préventives pour protéger le personnel et maintenir l'entreprise en activité :
En Chine, à Taipei et au Japon, nous avons demandé à tous les employés de travailler à domicile
Nous avons annulé tous les plans de voyages d'affaires internationaux pour tous les bureaux
Aux États-Unis et dans l'Union européenne, nous avons demandé à tous les employés dont le système immunitaire est faible de commencer à travailler à domicile immédiatement. Ceux dont le système immunitaire n'était pas fragile ont été encouragés à travailler à a domicile s'ils se sentaient malades ou à proximité d'une personne malade.
Nous avons suspendu tout les formalités administratives pour demande de congés afin que tout employé ayant besoin de télétravailler ou prendre un congés maladie, puisse le faire immédiatement sans avoir à remplir un quelconque formulaire.
Dans les bureaux restés ouverts, nous avons réduit le nombre de réunions, distribué des désinfectants pour les mains et installé des purificateurs d'air
Nous avons fréquemment communiqué sur la nécessité de se laver les mains et avons tenu tous les employés informés des récents développements
"Nous avons pris toutes ces mesures en partant du principe que l'épidémie serait contenue au cours des prochains mois chauds. Au cas où l'épidémie s'aggraverait, nous avons mis en place une infrastructure qui permettra à l'ensemble de l'entreprise de passer entièrement à distance," a déclaré Mark Lee, PDG de Splashtop.
Comment le logiciel Splashtop fonctionne-t-il et pourquoi l'accès à distance Splashtop est-il meilleur que le VPN ?
Bien que de nombreuses entreprises utilisent le VPN pour travailler à domicile, beaucoup ne sont pas assez grandes pour supporter les VPN, que ce soit financièrement ou techniquement, car les VPN demandent beaucoup de temps et d'attention de la part du service informatique, et ils sont assez chers à mettre en place et à entretenir. Splashtop n'est pas seulement rentable mais aussi facile à mettre en place, sécurisé et fiable.
Grâce au logiciel d'accès à distance Splashtop, tous les employés peuvent travailler efficacement depuis leur domicile en accédant à leur ordinateur de bureau depuis tout autre appareil connecté à l'internet - les téléphones portables, les tablettes et les ordinateurs personnels.
"J'ai un abonnement Splashtop Business Remote Access et un ordinateur portable configuré avec Streamer installé sur le réseau du bureau. J'utilise Splashtop pour accéder à mon ordinateur portable du bureau depuis mes ordinateurs personnels et mes appareils mobiles pour accéder à ces ressources sur le réseau du bureau.
Il est préférable de travailler à la maison avec le logiciel Splashtop plutôt que d'emporter mon ordinateur à la maison, car de nombreuses ressources résident sur le réseau du bureau, et certaines sont limitées à l'accès depuis le réseau du bureau. C'est également plus sûr que d'emporter mon ordinateur professionnel à la maison et de me connecter directement sur mon réseau domestique.
Et si je perdais l'ordinateur ou que quelqu'un piratait mon réseau ? Le logiciel d'accès à distance Splashtop ajoute une couche supplémentaire de protection pour que je puisse récupérer rapidement et en toute sécurité n'importe quel fichier du serveur de fichiers du bureau."
- Alex Wu, responsable Asie
Le travail à domicile n'est pas un plan parfait
Lorsque Splashtop a lancé l'initiative du télétravail en Asie, nous avions la chance d'avoir accès à des logiciels à distance.
La logistique était un grand défi. Nous nous développons à un rythme rapide, ce qui signifie qu'il y a de nouveaux employés dans des rôles directs avec nos clients.
S'assurer que chacun est formé, bénéficie d'un soutien adéquat et est conscient de ses tâches est un défi difficile à relever, mais nous y parvenons en communiquant et en actualisant constamment nos processus de télétravail.
Le plus grand défi auquel nous avons dû faire face était l'impossibilité d'organiser des réunions spontanées, un élément vital pour une startup au rythme rapide comme le nôtre. Ces réunions spontanées représentent l'un des avantages les plus significatifs du travail dans un bureau.
Dans un bureau d'entreprise, lorsqu'un employé a besoin de joindre un collègue, il peut le faire rapidement en se rendant à son bureau. Et, dans le cas où la contribution de plusieurs collègues est nécessaire, une réunion de groupe peut être rapidement organisée.
Lorsque les employés travaillent à domicile, la mise en place de réunions ad hoc est assez délicate et prend souvent deux fois plus de temps lorsque les personnes qui travaillent ne sont pas en ligne au même moment. Nous pensons que grâce à ce simple obstacle, la productivité de nos bureaux en Asie est passée de 100% à 70%.
Stratégies pour augmenter la productivité quant on travaille à domicile
Pour aider à accroître la productivité de nos télétravailleurs, nous avons mis à la disponibilité de toute l'équipe un ensemble d'outils pour rendre leur travail à domicile plus productif.
En Asie, nous encourageons les employés à utiliser WeChat afin qu'ils puissent mieux collaborer en temps réel.
Dans nos autres bureaux, nous encourageons l'utilisation de Microsoft Teams. Cette initiative semble porter ses fruits puisque la productivité est passée à 80%.
Cependant, les améliorations peuvent également être dues à l'adaptation des employés au télétravail. Ainsi, si Splashtop offrait une formation pour travailler à distance, la productivité aurait peut-être été plus élevée ?
"Si nous ne pouvons pas nous rendre au bureau, nous pouvons nous connecter de chez nous au réseau de l'entreprise à tout moment et n'importe où sans affecter l'avancement du travail, et cette méthode est très sûre.
Je ne suis pas sortie de la maison depuis 19 jours, et j'ai tendance à me surmener. Mais je ne pense pas que cela soit entièrement lié au coronavirus, car j'ai déjà travaillé à domicile à plusieurs reprises."
- Johnny, Administrateur de Système en Chine
Le témoignage de Johnny, parmi beaucoup d'autres, souligne une tendance validée par plusieurs études sur les foyers WFH : en raison de moins de distractions, les employés à distance peuvent mieux se concentrer sur leurs tâches.
Et dans des endroits comme la Silicon Valley, les travailleurs isolés gagnent un temps considérable en évitant les bouchons et les longs trajets.
Par conséquent, les employés qui travaillent à domicile ont tendance non seulement à être plus productifs, mais aussi à travailler plus longtemps.
COVID19 - Regard sur le Futur - L'Équipe de Leadership s'exprime
De gauche à droite : Rob, Philip, Mark et Thomas, co-fondateurs de Splashtop
« L’épidémie de COVID-19 nous a obligés à travailler à distance en utilisant nos propres produits. Ce faisant, nous avons maintenant des expériences personnelles à partager avec les clients, et nous pouvons dire que nous joignons le geste à la parole. »
- Thomas Deng, cofondateur et vice-président de la gestion produit
« Bien que ce passage au télétravail soit temporaire, les observations que nous avons recueillies laissent penser que nous pourrions opter définitivement pour des opérations hybrides ou entièrement à distance à l’avenir. »
- Robert Ha, COO, et cofondateur de Splashtop
« Ce passage au télétravail a renforcé l’infrastructure technique de Splashtop pour permettre aux employés d’être plus productifs en travaillant depuis leur domicile. »
- Philip Sheu, cofondateur et directeur technique
« Quelle que soit la voie que nous suivrons, l’amélioration des capacités de télétravail sera au cœur de notre stratégie de continuité métier. »
– Mark Lee, PDG et cofondateur de Splashtop
En tant qu'entreprise dont le produit principal est la technologie d'accès à distance, Splashtop a eu la chance d'avoir facilement accès à la bonne technologie. C'est probablement la raison pour laquelle notre entreprise a pu permettre aux employés de travailler à distance rapidement. Nous sommes conscients que ce n'est pas le cas pour tout le monde et nous avons décidé de faire quelque chose à ce sujet. Cliquez ici pour découvrir les initiatives WFH de Splashtop pendant cette période de crise.
