FERPA ist ein Bundesgesetz in den Vereinigten Staaten, das die Privatsphäre von Bildungsunterlagen von Schülern schützt. FERPA wurde 1974 erlassen und räumt Eltern spezifische Rechte in Bezug auf die Bildungsinformationen ihrer Kinder ein, die auf die Schüler übertragen werden, sobald diese das 18. Lebensjahr vollendet haben oder eine Schule nach der High School besuchen. Diese Gesetzgebung spielt eine entscheidende Rolle dabei, sicherzustellen, dass persönliche und sensible Daten von Schülern vor unbefugtem Zugriff oder Offenlegung geschützt sind.
Mit der zunehmenden Einführung digitaler Plattformen und Fernunterricht im Bildungswesen ist die Einhaltung von FERPA noch wichtiger geworden. Institutionen müssen strenge Richtlinien befolgen, um die Privatsphäre der Schüler zu schützen, von Bildungsunterlagen bis hin zu Verzeichnisinformationen.
Dieser Blog bietet einen detaillierten Überblick über FERPA, seine Bedeutung und wie Schulen und Organisationen unter Nutzung moderner Technologien konform bleiben können.
FERPA: Bedeutung & Definition
Der Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) ist ein US-Bundesgesetz, das die Privatsphäre der Bildungsunterlagen von Schülern schützen soll. FERPA wird oft als „Buckley Amendment“ bezeichnet und gewährt Eltern und berechtigten Schülern (über 18 Jahre alt oder in einer postsekundären Ausbildung eingeschrieben) bestimmte Rechte in Bezug auf den Zugang zu und die Kontrolle über ihre Bildungsunterlagen.
FERPA gilt für alle Bildungseinrichtungen, die Mittel aus Programmen erhalten, die vom US-Bildungsministerium verwaltet werden. Öffentliche Schulen, Universitäten und viele private Einrichtungen müssen sich an die FERPA-Vorschriften halten.
Was ist der Zweck von FERPA?
FERPA wurde erlassen, um die wachsende Besorgnis über den Missbrauch von Schüler- bzw. Studentendaten auszuräumen. Der Hauptzweck besteht darin, sicherzustellen, dass Bildungseinrichtungen die Privatsphäre der Schüler respektieren und schützen. Indem Eltern und berechtigten Schülern die Kontrolle über den Zugriff auf Bildungsunterlagen gewährt wird, versucht FERPA, unbefugte Offenlegungen zu verhindern, die zu Diskriminierung, Identitätsdiebstahl oder Vertrauensbrüchen führen könnten.
Zu den wichtigsten Zielen von FERPA gehören:
Sicherstellen, dass Eltern und Schüler auf Bildungsunterlagen zugreifen und diese überprüfen können.
Festlegung von Richtlinien dafür, wann und wie Schulen personenbezogene Daten ohne Zustimmung offenlegen dürfen.
Bereitstellung eines Rahmenwerks für die Verwaltung von Verzeichnisinformationen, um Transparenz zu wahren und gleichzeitig die Privatsphäre zu schützen.
Wie trägt FERPA zum Schutz von Schülerdaten bei?
FERPA schützt die Daten der Schüler, indem es von Bildungseinrichtungen verlangt, bestimmte Verfahren zu befolgen und die Zustimmung einzuholen, bevor sie personenbezogene Daten weitergeben. Im Rahmen von FERPA:
Müssen die Einrichtungen Eltern und berechtigte Schüler jährlich über ihre Rechte informieren.
Dürfen Schulen personenbezogene Daten (PII) aus Bildungsunterlagen nicht ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung freigeben, außer in autorisierten Situationen.
Müssen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, um unbefugten Zugriff auf sensible Schülerdaten zu verhindern, insbesondere in digitalen und Fernlernumgebungen.
Die FERPA-Richtlinien stellen sicher, dass die Daten der Schüler sicher bleiben, und ermöglichen es Familien, fundierte Entscheidungen über ihre Privatsphäre zu treffen, und stärken gleichzeitig das Vertrauen in Bildungseinrichtungen.
Welche Informationen sind durch FERPA geschützt?
FERPA definiert und schützt bestimmte Arten von Informationen in den Bildungsunterlagen der Schüler, um deren Privatsphäre zu schützen. Dieser Schutz gilt für Daten, die von Bildungseinrichtungen oder in ihrem Auftrag handelnden Personen erhoben und gepflegt werden. Im Folgenden sind die beiden wichtigsten Kategorien von Informationen aufgeführt, die von FERPA abgedeckt werden:
Ausbildungsbezogene Unterlagen
Ausbildungsbezogene Unterlagen beziehen sich auf alle Aufzeichnungen, Dateien, Dokumente oder andere Materialien, die Informationen enthalten, die in direktem Zusammenhang mit einem Schüler stehen und von einer Bildungsagentur, einer Institution oder einer für die Institution handelnden Partei gepflegt werden. Diese Aufzeichnungen können in verschiedenen Formaten vorliegen, einschließlich Papierdokumenten, digitalen Dateien oder audiovisuellem Material.
Beispiele für ausbildungsbezogene Unterlagen, die durch FERPA geschützt sind, sind:
Noten und Zeugnisse
Abschriften
Stundenpläne
Disziplinarische Aufzeichnungen
Aufzeichnungen über Sonderpädagogik
Gesundheits- und Impfregister, die von der Schule geführt werden
FERPA stellt sicher, dass diese Aufzeichnungen privat bleiben und nur autorisierten Personen wie Eltern, berechtigten Schülern oder Schulbeamten mit legitimen Bildungsinteressen zugänglich sind.
Verzeichnisinformationen
Während FERPA die meisten Schülerdaten schützt, ermöglicht es Schulen, bestimmte Informationen als „Verzeichnisinformationen“ zu bezeichnen, die im Allgemeinen weniger sensibel sind und ohne vorherige Zustimmung offengelegt werden können, es sei denn, der Schüler oder Elternteil entscheidet sich dagegen.
Beispiele für Verzeichnisinformationen sind:
Name des Schülers
Adresse
Telefonnummer
Geburtsdatum und -ort
Studienschwerpunkt
Daten über Unterrichtsteilnahme
Erhaltene Abschlüsse und Auszeichnungen
Teilnahme an offiziell anerkannten Aktivitäten und Sportarten
Selbst bei Verzeichnisinformationen verlangt FERPA von den Schulen, dass sie Eltern und berechtigte Schüler über ihre Rechte informieren, die Offenlegung dieser Informationen abzulehnen. Bildungseinrichtungen müssen beim Umgang mit Verzeichnisinformationen eine sorgfältige Balance zwischen Transparenz und Schutz der Privatsphäre finden.
Durch die klare Definition und Regulierung des Zugriffs auf diese Art von Informationen trägt FERPA dazu bei, die Integrität der Schülerdaten zu schützen und gleichzeitig einen Rahmen für deren angemessene Verwendung zu schaffen.
FERPA-Anforderungen und -Ausnahmen
FERPA legt klare Anforderungen an Bildungseinrichtungen fest, um den Schutz der Privatsphäre der Schüler zu gewährleisten. Gleichzeitig werden spezifische Ausnahmen dargelegt, in denen Bildungseinrichtungen Informationen ohne vorherige Zustimmung offenlegen können. Das Verständnis dieser Anforderungen und Ausnahmen ist für die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich.
FERPA-Anforderungen
Jährliche Benachrichtigung über Rechte: Schulen müssen Eltern und berechtigte Schüler jährlich über ihre Rechte im Rahmen von FERPA informieren. Dazu gehört auch das Recht auf:
Prüfen und Überprüfen von ausbildungsbezogenen Unterlagen.
Anfordern von Korrekturen von ungenauen oder irreführenden Informationen.
Erteilen einer Zustimmung vor der Freigabe personenbezogener Daten.
Zustimmung zur Offenlegung: Vor der Offenlegung personenbezogener Daten aus ausbildungsbezogenen Unterlagen muss eine schriftliche Zustimmung eingeholt werden, außer in Fällen, in denen Ausnahmen gelten. Die Einwilligung sollte Folgendes umfassen:
Die spezifischen Datensätze, die offengelegt werden sollen.
Der Zweck der Offenlegung.
Die Parteien, denen gegenüber die Offenlegung erfolgen wird.
Aufzeichnungen über Offenlegungen: Schulen müssen Aufzeichnungen über jeden Antrag auf Zugriff auf oder Offenlegung von personenbezogenen Daten führen. Dieser Datensatz muss Folgendes enthalten:
Die Parteien, die die Informationen angefordert oder erhalten haben.
Das berechtigte Interesse, das die Parteien an den Informationen hatten.
Sicherer Umgang mit Daten: Bildungseinrichtungen sind verpflichtet, Maßnahmen zum Schutz der Studentenakten zu ergreifen, insbesondere in digitalen Umgebungen. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und sichere Speichersysteme.
FERPA-Ausnahmen
FERPA enthält mehrere Ausnahmen, bei denen Bildungseinrichtungen personenbezogene Daten ohne vorherige schriftliche Zustimmung offenlegen dürfen:
Schulbeamte mit legitimem Bildungsinteresse: Personenbezogene Daten können an Schulbeamte (Lehrer, Administratoren, Auftragnehmer) weitergegeben werden, die Zugang benötigen, um ihre beruflichen Aufgaben zu erfüllen.
Wechsel zu anderen Schulen: Schulen können Aufzeichnungen an eine andere Bildungseinrichtung weitergeben, an die sich der Schüler einschreiben oder zu der er wechseln möchte.
Gesundheits- oder Sicherheitsnotfälle: In Notfällen können Schulen personenbezogene Daten offenlegen, um die Gesundheit oder Sicherheit von Schülern oder anderen zu schützen.
Gerichtliche Anordnungen oder Vorladungen: Schulen können Informationen in Übereinstimmung mit einer rechtmäßig erlassenen Vorladung oder einem Gerichtsbeschluss freigeben.
Zwecke der finanziellen Unterstützung: Informationen können offengelegt werden, um den Anspruch eines Schülers auf finanzielle Unterstützung zu bestimmen, die Bedingungen der Beihilfe festzulegen oder ihre Bedingungen durchzusetzen.
Verzeichnisinformationen: Wie bereits erwähnt, können Schulen Verzeichnisinformationen offenlegen, es sei denn, ein Schüler oder Elternteil entscheidet sich dagegen.
Studien, die für oder im Auftrag von Schulen durchgeführt werden: Bildungseinrichtungen können Daten an Organisationen weitergeben, die Studien durchführen, um den Unterricht zu verbessern, Schülerhilfsprogramme zu verwalten oder prädiktive Tests zu entwickeln.
Durch die Einhaltung dieser Anforderungen und das Verständnis der Ausnahmen können Schulen die FERPA-Vorschriften effektiv bewältigen und gleichzeitig ein starkes Engagement für den Schutz der Privatsphäre der Schüler aufrechterhalten.
Häufige FERPA-Verstöße und Strafen
Trotz der klaren Richtlinien von FERPA können Bildungseinrichtungen versehentlich oder absichtlich gegen die Bestimmungen verstoßen. Diese Verstöße können schwerwiegende Folgen haben, die von Reputationsschäden bis hin zu rechtlichen und finanziellen Strafen reichen. Das Verständnis der häufigsten Verstöße und ihrer Strafen ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften.
Was sind die häufigsten FERPA-Verstöße?
Unbefugte Offenlegung von Ausbildungsbezogenen Unterlagen: Die Weitergabe der personenbezogenen Daten eines Schülers ohne ausdrückliche Zustimmung oder außerhalb der FERPA-Ausnahmen ist ein direkter Verstoß. Beispiele hierfür sind:
Senden von Noten oder vertraulichen Informationen per E-Mail an den falschen Empfänger.
Öffentliche Veröffentlichung von Noten oder Testergebnissen mit identifizierenden Informationen.
Unsachgemäßer Umgang mit Verzeichnisinformationen: Auch wenn Verzeichnisinformationen unter bestimmten Bedingungen offengelegt werden können, stellt es einen Verstoß dar, wenn Schülern oder Eltern nicht die Möglichkeit gegeben wird, sich gegen solche Offenlegungen zu entscheiden.
Versäumnis, Schülerunterlagen zu sichern: Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen, wie z. B. die Verwendung ungesicherter Speichersysteme oder das Versäumnis, den Zugriff auf vertrauliche Datensätze einzuschränken, können zu Datenschutzverletzungen und FERPA-Verstößen führen.
Fehlende jährliche Benachrichtigungen: Bildungseinrichtungen, die Eltern und Schüler nicht jährlich über ihre FERPA-Rechte informieren, erfüllen eine grundlegende Compliance-Anforderung nicht.
Offenlegung von Informationen ohne berechtigtes Bildungsinteresse: Die Gewährung des Zugriffs auf Schülerunterlagen für Einzelpersonen oder Parteien ohne legitimes Bildungsinteresse, auch wenn sie innerhalb der Bildungseinrichtung liegen, ist ein Verstoß.
Unsachgemäße Datenweitergabe an Dritte: Die Weitergabe von Daten an Auftragnehmer oder Drittanbieter ohne ordnungsgemäße Vereinbarungen, die die Einhaltung von FERPA festlegen, kann zu einer Sicherheitsverletzung führen.
Strafen für FERPA-Verstöße
Verstöße gegen FERPA können zu erheblichen Konsequenzen für Bildungseinrichtungen führen, darunter:
Verlust von Bundesmitteln: Die schwerste Strafe für die Nichteinhaltung ist der mögliche Verlust von Bundesmitteln. Dies kann die finanzielle Stabilität und den Betrieb der Bildungseinrichtung gefährden.
Formelle Beschwerden und Untersuchungen: Schüler oder Eltern können Beschwerden beim Family Policy Compliance Office (FPCO) des US-Bildungsministeriums einreichen, das formelle Untersuchungen einleiten kann.
Reputationsschaden: Verstöße können das Vertrauen zwischen Schülern, Eltern und der Gemeinschaft untergraben und zu langfristigen Reputationsschäden führen.
Rechtliche Konsequenzen: Obwohl FERPA selbst keine privaten Klagen zulässt, können Verstöße die Tür für rechtliche Schritte nach anderen Datenschutzgesetzen oder -vorschriften öffnen, insbesondere in Fällen von Fahrlässigkeit.
Kosten für Datenschutzverletzungen: Wenn digitale Aufzeichnungen nicht gesichert werden, kann dies zu kostspieligen Maßnahmen zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen führen, einschließlich Benachrichtigungen, Abhilfemaßnahmen und möglicher Geldstrafen nach anderen Datenschutzgesetzen.
Durch Wachsamkeit und proaktive Einhaltung von FERPA können Bildungseinrichtungen diese häufigen Fallstricke vermeiden und die Privatsphäre ihrer Schüler effektiv schützen.
Best Practices für die FERPA-Compliance
Die Aufrechterhaltung der FERPA-Konformität ist für Bildungseinrichtungen unerlässlich, um die Privatsphäre der Schüler zu schützen und kostspielige Strafen zu vermeiden. Die Implementierung von Best Practices trägt dazu bei, die Einhaltung der FERPA-Vorschriften sicherzustellen und Vertrauen bei Schülern, Eltern und der breiteren Bildungsgemeinschaft aufzubauen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Best Practices, die Sie befolgen sollten:
1. Informieren Sie Mitarbeiter und Dozenten über FERPA
Regelmäßige Schulungen für alle Mitarbeiter, einschließlich Lehrer, Verwaltungsangestellte und IT-Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die FERPA-Bestimmungen und ihre Verantwortlichkeiten verstehen und wissen, wie sie sicher mit Schülerdaten umgehen.
Fügen Sie reale Szenarien hinzu, um potenzielle Compliance-Probleme hervorzuheben.
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, wie FERPA sowohl in physischen als auch in digitalen Umgebungen angewendet werden kann.
2. Beschränken Sie den Zugriff auf Schülerakten
Führen Sie ein Prinzip der geringsten Privilegien ein, indem Sie nur Personen mit einem legitimen Bildungsinteresse Zugang zu Bildungsunterlagen gewähren. Verwenden Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen, um Berechtigungen effektiv zu verwalten.
3. Stärken Sie die digitale Sicherheit
In einer Zeit zunehmender Cyberbedrohungen ist der Schutz digitaler Schülerakten von entscheidender Bedeutung. Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören:
Verwendung verschlüsselter Datenbanken zum Speichern vertraulicher Informationen.
Sichere Anmeldungen und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für den Zugriff auf Schülerdatensätze.
Regelmäßige Aktualisierung von Software und Systemen, um Schwachstellen zu beheben.
4. Implementieren Sie Opt-out-Mechanismen für Verzeichnisinformationen
Informieren Sie Eltern und berechtigte Schüler über ihre Rechte, die Offenlegung von Verzeichnisinformationen abzulehnen. Geben Sie klare Anweisungen und Fristen für die Einreichung von Opt-out-Anträgen an.
5. Legen Sie klare Richtlinien für den Datenaustausch fest
Stellen Sie sicher, dass Drittanbieter und Auftragnehmer, die mit Schülerinformationen umgehen, die FERPA-Compliance-Standards einhalten. Dies kann Folgendes umfassen:
Erstellung von Vereinbarungen zur gemeinsamen Nutzung von Daten, die die Einhaltung von FERPA festlegen.
Prüfung der Praktiken von Anbietern, um die Einhaltung von Datenschutzstandards zu überprüfen.
6. Regelmäßige Prüfung und Überprüfung von Richtlinien
Führen Sie regelmäßige Audits der FERPA-Richtlinien und -Verfahren durch, um potenzielle Lücken oder Risiken zu identifizieren. Aktualisieren Sie Richtlinien nach Bedarf, um sie an Änderungen der Technologie und behördliche Anforderungen anzupassen.
7. Verwalten Sie die Aufbewahrung und Löschung von Datensätzen
Legen Sie klare Richtlinien fest, wie lange Schülerunterlagen aufbewahrt werden sollten, und entsorgen Sie nicht mehr benötigte Unterlagen sicher. Dadurch wird das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf veraltete Informationen minimiert.
8. Kommunizieren Sie Datenschutzrichtlinien klar und deutlich
Teilen Sie die Datenschutzrichtlinien Ihrer Institution mit Schülern und Eltern. Transparenz schafft Vertrauen und stellt sicher, dass jeder seine Rechte im Rahmen von FERPA versteht.
9. Überwachen Sie Remote-Lerntools
Für Bildungseinrichtungen, die digitale Lernplattformen nutzen, stellen Sie sicher, dass die Tools den FERPA-Anforderungen entsprechen. Evaluieren Sie Funktionen wie Benutzerzugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und sichere Speicherung.
10. Reagieren Sie schnell auf Datenschutzbedenken
Erstellen Sie ein Protokoll für den Umgang mit Datenschutzbedenken oder potenziellen Verstößen. Die unverzügliche Untersuchung und Behebung dieser Probleme zeigt ein starkes Engagement für die Einhaltung von FERPA.
Durch die Befolgung dieser Best Practices können Bildungseinrichtungen eine Kultur des Datenschutzes und der Rechenschaftspflicht schaffen und sicherstellen, dass die Daten der Schüler sicher und FERPA-konform bleiben.
Schützen Sie personenbezogene Daten von Schülern im Rahmen von FERPA mit sicheren Lösungen für den Fernunterricht
Mit der zunehmenden Verbreitung von Fernunterricht war der Schutz personenbezogener Daten von Schülern in Übereinstimmung mit FERPA noch nie so wichtig wie heute. Fernlernplattformen bringen einzigartige Herausforderungen mit sich, wie z. B. die Datenübertragung über das Internet und die zunehmende Abhängigkeit von Tools von Drittanbietern. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, müssen Institutionen sichere und zuverlässige Lösungen für den Fernunterricht einführen, bei denen die Privatsphäre der Schüler im Vordergrund steht.
Hauptmerkmale einer FERPA-konformen Fernlernlösung
Nahtlose Verschlüsselung: Sichere Remote-Lernplattformen sollten eine nahtlose Verschlüsselung verwenden, um Daten während der Übertragung zu schützen. Dies verhindert den unbefugten Zugriff auf sensible Informationen, selbst wenn sie abgefangen werden.
Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Plattformen müssen es Administratoren ermöglichen, Zugriffsebenen für verschiedene Benutzer zu definieren und zu steuern, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal auf bestimmte Schülerdaten zugreifen kann.
Prüfpfade und Überwachung: Die Protokollierung und Überwachung von Benutzeraktivitäten sorgt für Rechenschaftspflicht und hilft, potenziellen unbefugten Zugriff auf Schülerdaten zu identifizieren.
Datenminimierung und -aufbewahrung: FERPA-konforme Tools sollten nur die notwendigen Daten speichern und ein sicheres Löschen ermöglichen, wenn Datensätze nicht mehr benötigt werden.
Compliance mit Drittanbietern: Remote-Lerntools, die in Dienste von Drittanbietern integriert sind, müssen sicherstellen, dass diese Dienste auch FERPA entsprechen. Vereinbarungen über die gemeinsame Nutzung von Daten sollten Datenschutzverpflichtungen festlegen.
Wie Splashtop die Einhaltung von FERPA unterstützt
Splashtop bietet robuste Lösungen für Fernzugriff und Fernunterricht, die den FERPA-Anforderungen entsprechen.
Verschlüsselte Verbindungen: Splashtop bietet eine AES 256-Bit-Verschlüsselung, die sicherstellt, dass alle Daten, die während einer Fernsitzung ausgetauscht werden, sicher bleiben.
Granulare Benutzerberechtigungen: Administratoren können den Zugriff auf freigegebene Ressourcen kontrollieren und so sensible Schülerdaten schützen.
Sicherer Fernzugriff: Pädagogen und Administratoren können aus der Ferne auf Computer und Bildungsressourcen vor Ort zugreifen, ohne unnötig sensible Dateien zu übertragen.
Detaillierte Sitzungsprotokolle: Splashtop bietet Aktivitätsprotokolle und Prüfpfade, die es den Bildungseinrichtungen ermöglichen, die Einhaltung von Vorschriften zu überwachen und zu dokumentieren.
Zuverlässiger Fernsupport: IT-Teams können Geräte, die für den Fernunterricht genutzt werden, sicher beheben und warten und dabei die FERPA-Richtlinien einhalten.
Mit Tools wie Splashtop können Bildungseinrichtungen sicher auf digitale und ferngesteuerte Lernumgebungen umsteigen. Mit seinen robusten Sicherheitsfunktionen und seinem Engagement für die Einhaltung von Vorschriften ermöglicht Splashtop den Schulen den Schutz von Schülerdaten und sorgt so für ein sicheres und FERPA-konformes Lernerlebnis.
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