Leia os insights atualizados de 2021 deste artigo aqui.
Em um artigo recente, exploramos o futuro do trabalho com CEOs e líderes de RH em diversos setores. As nossas descobertas? O escritório não vai desaparecer. E a explosão do trabalho remoto? Se o escritório não vai desaparecer, isso não significa que o trabalho remoto não vai permanecer? Não necessariamente. Em última análise, o que concluímos da nossa discussão sobre o futuro do trabalho é que o futuro é híbrido.
O que é um escritório híbrido e como as empresas podem se preparar para a criação de uma força de trabalho híbrida? Como o próprio nome indica, o escritório híbrido é uma configuração de escritório onde os funcionários têm a flexibilidade de trabalhar a partir do escritório ou em qualquer outro lugar que tenham acesso às ferramentas de que precisam para realizar o seu trabalho.
Quais são os requisitos e políticas de segurança que as empresas precisam implementar? Que tipo de infraestrutura de escritório as empresas devem implementar para se prepararem para o futuro do trabalho? Quais são os equipamentos e ferramentas necessários para apoiá-lo? Obtenha uma resposta a todas estas perguntas e saiba como configurar o seu escritório híbrido em 3 passos simples.
I. Definir uma política de escritório híbrido
Quando COVID19 atingiu e forçou as empresas a se tornarem remotas, a parte mais difícil foi não estender os recursos de trabalho remoto; foi implementando-o e orientando os funcionários no processo. Como muitos não tinham trabalhado remotamente antes, eles não tinham experiência em como fazê-lo de forma produtiva. Também foi rapidamente descoberto que nem todos os funcionários estão aptos a trabalhar remotamente. Ao implementar uma política de escritório híbrido, os empregadores podem garantir que os funcionários sigam as diretrizes certas. Veja como você pode configurar uma Política de Escritório Híbrida.
Defina claramente a quem a política se aplica – Divulgue quais membros da empresa podem trabalhar em casa. Talvez os novos funcionários sejam obrigados a trabalhar no escritório durante os primeiros 30 dias para facilitar a sua integração? Talvez alguns cargos não possam ser remotos? Quaisquer que sejam as respostas a estas perguntas, certifique-se de que as adiciona à sua política.
Defina expectativas e diretrizes para quando os funcionários podem estar remotos e quando devem estar em trabalho prometido – Quando você está montando seu escritório remoto, você está planejando ter funcionários trabalhando três dias em casa e dois dias no escritório? Você está pensando em criar um subsídio para dias remotos e dar aos funcionários total autoridade sobre quando usá-los? Ou você quer que os gerentes definam o subsídio remoto para sua equipe? Está a planear deixá-lo completamente aberto? Há reuniões presenciais obrigatórias? Quantas horas os trabalhadores remotos devem dedicar por dia? Há muito a considerar. Liste todos os cenários possíveis e certifique-se de incluir diretrizes para cada item em sua política.
Comunicar como os funcionários trabalharão em casa - Os funcionários devem mover seus computadores fornecidos pelo escritório para seus locais remotos ou devem acessá-lo remotamente, conforme necessário? Existe alguma ferramenta de área de trabalho remota que você possa usar para acessar seus computadores remotamente? Quais aplicativos os membros da equipe devem usar para se comunicar uns com os outros? Quaisquer que sejam as ferramentas disponíveis, certifique-se de que todos sabem o que são e como usá-las.
Enfatizar demais a segurança – Isso é realmente importante. Vivemos na era digital, e todos os dias os hackers trabalham mais para quebrar os muros de segurança. Embora não haja segurança perfeita, não facilite para eles. Certifique-se de seguir todas as diretrizes de segurança e acompanhá-las. Descreva essas diretrizes em sua política e garanta que sua equipe saiba como seguir essas diretrizes.
II. Revise seu espaço de escritório e configure-o para atender aos seus objetivos claramente definidos
Escusado será dizer – mas será que precisa de um grande escritório se os funcionários vierem apenas alguns dias por semana, talvez até alguns dias por mês? Provavelmente não. Então, como aproveitar ao máximo o seu espaço físico de escritório? Você deve explorar as razões pelas quais você queria ter um escritório híbrido em primeiro lugar.
Equilíbrio de vida para os colaboradores? Interações sociais? Segurança robusta? Produtividade superfaturada? Custos reduzidos para a sua empresa? Por que isso é importante? Ele definirá como você configura seu espaço de escritório. É assim que muitas empresas parcialmente remotas estão configurando seu espaço de trabalho.
Por exemplo, o escritório do Base Camp está estruturado mais como um local de encontro do que a configuração tradicional do escritório. Em entrevista à FastCompany, o CEO da Base Camps, Jason Fried, disse que projetou o escritório de sua empresa para simular como seria se ninguém estivesse realmente no escritório.
"Se você está em casa em um segundo quarto ou ninguém está por perto durante o dia, você não está distraído. Você está em um ambiente que você pode controlar na maior parte do tempo, e você trabalha isolado e entra em trabalho profundo e [não] é incomodado por outras pessoas. Queríamos criar um espaço de escritório para simular as vantagens disso, mas também dar uma oportunidade para as pessoas se reunirem em um ambiente controlado por som."
- Jason Fried, CEO da Basecamp.
Então, o que isso significa para você? Se os seus objetivos para a criação de um escritório são as razões que mencionamos acima, então você precisa configurar seu escritório para promover a colaboração, aumentar a produtividade e a segurança. Isso significa que o design tradicional do cubículo lado a lado provavelmente não fará sentido. Você pode optar por mesas rotativas, investindo em espaços socialmente mais interativos para os funcionários se misturarem e colaborarem. Talvez isso significasse substituir a sala de café por uma sala de estar?
E, se o escritório é usado como um sinal de marca para impressionar potenciais clientes, talvez você deva investir em uma sala de conferência de última geração. Além disso, se o escritório estiver mais vazio do que cheio, talvez você não precise de tantas salas de reuniões? Além disso, se você planeja usar seu escritório para hospedar um social trimestral, talvez você deva investir na construção de um espaço social incrível onde sua equipe possa socializar trimestralmente. E, obviamente, você precisa considerar um projeto que atenda às mais altas regulamentações sanitárias para proteger sua organização em situações como a atual COVID19 pandemia.
Estas são apenas algumas áreas para explorar. A conclusão é que você precisa definir o que está tentando realizar e projetar seu espaço de acordo.
III. Invista nas ferramentas e na tecnologia certas para apoiar eficientemente a sua equipa híbrida
Quais são as ferramentas necessárias para permitir que sua equipe trabalhe de forma remota, produtiva e segura? Você deve comprar computadores remotos e computadores de escritório para funcionários? Você deve duplicar licenças para software usado por sua equipe para que eles possam usá-los tanto no escritório ou em qualquer outro lugar em que estejam trabalhando? Estas são as ferramentas de que precisa.
Para acesso remoto -> BYOD + Splashtop Remote Access
BYOD + ACESSO REMOTO = A combinação perfeita de tecnologia para permitir uma força de trabalho híbrida
Durante muito tempo, a forma tradicional de trabalhar remotamente foi através da rede VPN de uma empresa. Está provado que isto não é o ideal e escalável para permitir uma força de trabalho remota: A VPN é dispendiosa, difícil de escalar e com um desempenho pouco fiável. Tornou-se óbvio que o acesso remoto é a melhor e mais ideal maneira de permitir o trabalho híbrido. Aqui está como funciona.
![]()
O Acesso Remoto permite que os utilizadores acedam aos computadores do trabalho através de qualquer computador pessoal Windows ou Mac ou mesmo de dispositivos móveis iOS ou Android. Isso permite que as empresas aproveitem dispositivos pessoais já disponíveis para os funcionários (laptops, tablets, smartphones). Esta configuração tem sido tendência há algum tempo. É chamada de BYOD - A Bring Your Own Device (BYOD) política permite que os funcionários acessem redes ou sistemas relacionados ao trabalho usando seus dispositivos pessoais, como laptops, smartphones e tablets. Com o Acesso Remoto e o BYOD, não há necessidade de investir em dispositivos duplicados ou licenças de software, porque quando os funcionários usam o acesso remoto, eles podem se conectar ao computador local e usá-lo como se estivessem sentados na frente dele.
O que procurar ao escolher uma solução de acesso remoto — > confiabilidade, segurança, custo e facilidade de uso
Embora existam muitas ferramentas de acesso remoto por aí, a maioria delas é volumosa, cara ou não segura o suficiente. É aí que o Splashtop te dá uma resposta. O Splashtop é a solução de acesso remoto com a melhor relação qualidade-preço do mercado - com preços muitas vezes 80% mais baixos do que a concorrência e segurança de nível empresarial e funcionalidades como o streaming 4K para todas as sessões remotas. Podes saber mais sobre Splashtop e as nossas soluções de acesso remoto aqui, bem como experimentá-las gratuitamente sem qualquer compromisso ou cartão de crédito.
Dito isto, eis o que deves procurar em qualquer solução de acesso remoto, quer seja Splashtop ou outra:
Capacidade de logon único (SSO), para garantir que as senhas dos funcionários atendam aos requisitos de conformidade e segurança
Autenticação de dispositivos; a maioria das VPNs não tem esse recurso
Autenticação multifator
Suporte para BYOD (traga seu próprio dispositivo) em vez de exigir que usuários remotos usem dispositivos emitidos pela empresa para garantir a segurança
Capacidade de clicar e conectar, em oposição à configuração dolorosa, longos tempos para se conectar e, muitas vezes, desempenho lento de soluções baseadas em VPN
Infraestrutura automatizada e atualizações de software, porque depender de atualizações manuais, como é necessário com VPNs, não só expõe riscos de segurança, mas também causa tempo de inatividade e problemas de compatibilidade
Solução de alto desempenho e baixa latência capaz de suportar streaming de vídeo HD, melhorando assim a produtividade do usuário
Escalabilidade rápida e fácil para milhares de usuários
Nenhum requisito para configurar o hardware do gateway em cada local remoto
A capacidade de TI para controlar transferências de arquivos e impressão remota (ou seja, desativando-os ou habilitando-os)
Logs legíveis por humanos, gravação de sessão e fácil monitoramento e relatórios
Para a Gestão de Projetos: ProofHub, Trello, Monday e Workfront.
Para comunicação em tempo real: Slack, Skype e Zoom.
Para colaboração: Google Drive, Microsoft Teams e Confluence.
Para monitoramento de equipe e gerenciamento: Hubstaff, Officevibe e JotForm.
Você pode aprender mais sobre todas essas ferramentas aqui.
Embora esta seja uma lista não exaustiva, ela abrange os elementos cruciais que você deve considerar ao configurar seu ESCRITÓRIO HÍBRIDO e permitir que seus funcionários trabalhem de qualquer lugar de forma produtiva. Tem mais perguntas e precisa de ajuda para configurar sua equipe remota? Contacte-nos a qualquer momento. Você também pode começar com uma avaliação gratuita de acesso remoto clicando no link abaixo.
