FERPA é uma lei federal nos Estados Unidos que salvaguarda a privacidade dos registros educacionais dos alunos. Promulgada em 1974, a FERPA concede aos pais direitos específicos sobre as informações educacionais de seus filhos, que são transferidos para os alunos quando eles atingem a idade de 18 anos ou frequentam uma escola além do ensino médio. Esta legislação desempenha um papel crucial na garantia de que os dados pessoais e sensíveis dos estudantes estão protegidos contra acesso ou divulgação não autorizados.
À medida que a educação adota cada vez mais plataformas digitais e o ensino remoto, a conformidade com a FERPA tornou-se ainda mais crítica. As instituições devem seguir diretrizes rígidas para proteger a privacidade dos alunos, desde registros educacionais até informações de diretórios.
Este blog fornece uma visão geral aprofundada da FERPA, sua importância e como as escolas e organizações podem permanecer em conformidade enquanto aproveitam as tecnologias modernas.
FERPA: Significado & Definição
A Lei de Direitos Educacionais e Privacidade da Família (FERPA) é uma lei federal dos EUA projetada para proteger a privacidade dos registros educacionais dos alunos. Muitas vezes referida como a "Emenda Buckley", a FERPA concede aos pais e estudantes elegíveis (aqueles com mais de 18 anos ou matriculados no ensino pós-secundário) certos direitos em relação ao acesso e controle sobre seus registros educacionais.
A FERPA aplica-se a todas as instituições de ensino que recebem financiamento de programas administrados pelo Departamento de Educação dos EUA. Escolas públicas, universidades e muitas instituições privadas devem aderir aos regulamentos da FERPA para garantir a conformidade.
Qual é o objetivo da FERPA?
A FERPA foi promulgada para atender às crescentes preocupações sobre o uso indevido de informações dos alunos. Seu principal objetivo é garantir que as instituições de ensino respeitem e protejam a privacidade dos alunos. Ao conceder aos pais e alunos elegíveis controle sobre o acesso aos registros educacionais, a FERPA procura evitar divulgações não autorizadas que possam levar a discriminação, roubo de identidade ou quebras de confiança.
Os principais objetivos da FERPA incluem:
Garantir que pais e alunos possam acessar e revisar registros educacionais.
Estabelecer diretrizes sobre quando e como as escolas podem divulgar informações pessoais sem consentimento.
Fornecer uma estrutura para gerenciar informações de diretórios para manter a transparência e, ao mesmo tempo, salvaguardar a privacidade.
Como a FERPA ajuda a proteger os dados dos alunos?
A FERPA protege os dados dos alunos, exigindo que as instituições de ensino sigam procedimentos específicos e obtenham consentimento antes de compartilhar informações pessoais. No âmbito da FERPA:
As instituições devem notificar os pais e os alunos elegíveis sobre os seus direitos anualmente.
As escolas não podem liberar informações de identificação pessoal (PII) dos registros educacionais sem consentimento explícito por escrito, exceto em situações autorizadas.
Devem ser implementadas salvaguardas para impedir o acesso não autorizado a dados sensíveis dos alunos, particularmente em ambientes digitais e de ensino remoto.
As diretrizes da FERPA garantem que os dados dos alunos permaneçam seguros, capacitando as famílias a tomar decisões informadas sobre sua privacidade e, ao mesmo tempo, promovendo a confiança nas instituições de ensino.
Quais informações são protegidas pela FERPA?
A FERPA define e protege tipos específicos de informações nos registros educacionais dos alunos para salvaguardar sua privacidade. Esta proteção aplica-se aos dados recolhidos e mantidos por instituições de ensino ou partes que atuam em seu nome. Seguem-se as duas principais categorias de informação abrangidas pela FERPA:
Registos Educativos
Os registros educacionais referem-se a quaisquer registros, arquivos, documentos ou outros materiais que contenham informações diretamente relacionadas a um aluno e mantidos por uma agência educacional, instituição ou parte que atue para a instituição. Esses registros podem existir em vários formatos, incluindo documentos em papel, arquivos digitais ou materiais audiovisuais.
Exemplos de registros educacionais protegidos pela FERPA incluem:
Notas e boletins
Transcrições
Horários das aulas
Registos disciplinares
Registos de educação especial
Registos de saúde e de vacinação mantidos pela escola
A FERPA garante que esses registros permaneçam privados e acessíveis apenas a indivíduos autorizados, como pais, alunos elegíveis ou funcionários da escola com interesses educacionais legítimos.
Informações do diretório
Embora a FERPA proteja a maioria dos dados dos alunos, ela permite que as escolas designem certas informações como "informações de diretório", que geralmente são menos sensíveis e podem ser divulgadas sem consentimento prévio, a menos que o aluno ou o pai opte por não participar.
Exemplos de informações de diretório incluem:
Nome do aluno
Endereço
Número de Telefone
Data e local de nascimento
Principais áreas de estudo
Datas de participação
Diplomas e prémios recebidos
Participação em atividades e desportos oficialmente reconhecidos
No entanto, mesmo com informações de diretório, a FERPA exige que as escolas notifiquem os pais e alunos elegíveis sobre seus direitos de optar por não divulgar essas informações. As instituições de ensino devem encontrar um equilíbrio cuidadoso entre a transparência e a proteção da privacidade ao lidar com informações de diretórios.
Ao definir e regular claramente o acesso a esses tipos de informação, a FERPA ajuda a proteger a integridade dos dados dos alunos, fornecendo uma estrutura para seu uso apropriado.
Requisitos e Exceções da FERPA
A FERPA estabelece requisitos claros para que as instituições de ensino garantam a proteção da privacidade dos estudantes. Ao mesmo tempo, descreve exceções específicas em que as instituições podem divulgar informações sem consentimento prévio. Entender esses requisitos e exceções é essencial para a conformidade.
Requisitos da FERPA
Notificação Anual de Direitos: As escolas devem notificar anualmente os pais e os alunos elegíveis dos seus direitos ao abrigo da FERPA. Tal inclui o direito a:
Inspecionar e revisar registros educacionais.
Solicitar correções de informações imprecisas ou enganosas.
Forneça consentimento antes da PII de liberação.
Consentimento para Divulgação: O consentimento por escrito deve ser obtido antes de divulgar PII de registros educacionais, exceto nos casos em que se apliquem exceções. O consentimento deve incluir:
Os registos específicos a divulgar.
O objetivo da divulgação.
As partes a quem será feita a divulgaç ão.
Manutenção de Registros de Divulgações: As escolas devem manter um registro de cada solicitação de acesso ou divulgação de PII. Esse registo deve incluir:
As partes que solicitaram ou receberam as informações.
O interesse legítimo das partes na informação.
Tratamento seguro de dados: As instituições são obrigadas a implementar medidas para salvaguardar os registos dos alunos, particularmente em ambientes digitais. Isso inclui criptografia, controles de acesso e sistemas de armazenamento seguros.
Exceções FERPA
A FERPA inclui várias exceções em que as instituições de ensino podem divulgar PII sem consentimento prévio por escrito:
Funcionários escolares com interesse educacional legítimo: as PII podem ser compartilhadas com funcionários da escola (professores, administradores, contratados) que precisam de acesso para desempenhar suas responsabilidades profissionais.
Transferência para outras escolas: As escolas podem divulgar os registros para outra instituição de ensino onde o aluno pretende se matricular ou transferir.
Emergência de saúde ou segurança: Em emergências, as escolas podem divulgar PII para proteger a saúde ou a segurança dos alunos ou de outras pessoas.
Ordens ou Intimações Judiciais: As escolas podem divulgar informações em conformidade com uma intimação ou ordem judicial legalmente emitida.
Finalidades da Ajuda Financeira: As informações podem ser divulgadas para determinar a elegibilidade de um estudante para a ajuda financeira, as condições da ajuda ou para fazer cumprir os seus termos.
Informações do diretório: Como mencionado anteriormente, as escolas podem divulgar informações do diretório, a menos que um aluno ou pai opte por não participar.
Estudos realizados para ou em nome de escolas: As instituições podem compartilhar dados com organizações que realizam estudos para melhorar a instrução, administrar programas de ajuda aos alunos ou desenvolver testes preditivos.
Ao aderir a esses requisitos e entender as exceções, as escolas podem navegar pelos regulamentos da FERPA de forma eficaz, mantendo um forte compromisso com a proteção da privacidade dos alunos.
Violações e penalidades comuns da FERPA
Apesar das diretrizes claras delineadas pela FERPA, as instituições de ensino podem, inadvertida ou intencionalmente, violar suas disposições. Estas violações podem ter consequências graves, que vão desde danos reputacionais a sanções legais e financeiras. Entender as violações mais comuns e suas penalidades é crucial para manter a conformidade.
Quais são as violações FERPA mais comuns?
Divulgação não autorizada de registros educacionais: Compartilhar as PII de um aluno sem consentimento explícito ou fora das exceções da FERPA é uma violação direta. Os exemplos incluem:
Enviar notas por e-mail ou informações confidenciais para o destinatário errado.
Publicar notas ou resultados de testes com informações de identificação.
Tratamento inadequado de informações de diretório: Mesmo que as informações de diretório possam ser divulgadas sob certas condições, não fornecer aos alunos ou pais a opção de optar por não participar de tais divulgações constitui uma violação.
Falha na proteção de registros de alunos: medidas de segurança inadequadas, como o uso de sistemas de armazenamento não seguros ou a não restrição de acesso a registros confidenciais, podem levar a violações de dados e violações da FERPA.
Falta de Notificações Anuais: As instituições que não notificam anualmente os pais e alunos dos seus direitos FERPA não cumprem um requisito fundamental de conformidade.
Divulgação de informações sem interesse educacional legítimo: permitir o acesso aos registros de alunos para indivíduos ou partes sem um interesse educacional legítimo, mesmo que interno à instituição, é uma violação.
Compartilhamento indevido de dados com terceiros: O compartilhamento de dados com contratantes ou fornecedores terceirizados sem acordos adequados que especifiquem a conformidade com a FERPA pode resultar em uma violação.
Penalidades de Violação FERPA
As violações da FERPA podem levar a consequências significativas para as instituições de ensino, incluindo:
Perda de financiamento federal: A penalidade mais severa por descumprimento é a potencial perda de financiamento federal. Esta situação pode pôr em causa a estabilidade financeira e as operações da instituição.
Queixas formais e investigações: Os alunos ou pais podem apresentar queixas ao Gabinete de Conformidade da Política da Família (FPCO) do Departamento de Educação dos EUA, que pode iniciar investigações formais.
Danos à reputação: As violações podem corroer a confiança entre alunos, pais e comunidade, levando a danos reputacionais a longo prazo.
Consequências legais: Embora a própria FERPA não permita ações judiciais privadas, as violações podem abrir a porta para ações legais sob outras leis ou regulamentos de privacidade, particularmente em casos de negligência.
Custos de violação de dados: A falha na proteção de registros digitais pode levar a esforços dispendiosos de resposta à violação de dados, incluindo notificações, correção e possíveis multas sob outras leis de privacidade.
Ao serem vigilantes e proativas sobre o cumprimento da FERPA, as instituições de ensino podem evitar essas armadilhas comuns e proteger a privacidade de seus alunos de forma eficaz.
Melhores práticas para conformidade com a FERPA
Manter a conformidade com a FERPA é essencial para que as instituições de ensino protejam a privacidade dos alunos e evitem penalidades dispendiosas. A implementação das melhores práticas ajuda a garantir a adesão aos regulamentos da FERPA e cria confiança com alunos, pais e a comunidade educacional em geral. Abaixo estão as principais práticas recomendadas a serem seguidas:
1. Formar Funcionários e Docentes na FERPA
Fornecer sessões de treinamento regulares para todos os funcionários, incluindo professores, administradores e funcionários de TI, para garantir que eles entendam os regulamentos da FERPA, suas responsabilidades e como lidar com os dados dos alunos de forma segura.
Inclua cenários da vida real para destacar possíveis problemas de conformidade.
Garantir que os funcionários entendam como a FERPA se aplica em ambientes físicos e digitais.
2. Limitar o acesso aos registos dos alunos
Adotar um princípio de menor privilégio, concedendo acesso a registros educacionais apenas a indivíduos com um interesse educacional legítimo. Use controles de acesso baseados em função para gerenciar permissões de forma eficaz.
3. Reforçar a Segurança Digital
Em uma era de crescentes ameaças cibernéticas, proteger os registros digitais dos alunos é fundamental. As principais medidas incluem:
Usando bancos de dados criptografados para armazenar informações confidenciais.
Exigindo logins seguros e autenticação multifator (MFA) para acessar os registros dos alunos.
Atualização regular de software e sistemas para resolver vulnerabilidades.
4. Implementar mecanismos de exclusão para informações de diretórios
Notificar os pais e os alunos elegíveis sobre os seus direitos de recusar a divulgação de informações do diretório. Forneça instruções claras e prazos para a apresentação de pedidos de exclusão.
5. Estabeleça políticas claras de compartilhamento de dados
Garantir que fornecedores terceirizados e contratados que lidam com informações de alunos cumpram os padrões de conformidade da FERPA. Isto pode incluir:
Elaboração de acordos de compartilhamento de dados especificando a conformidade com a FERPA.
Auditar as práticas do fornecedor para verificar a aderência aos padrões de privacidade.
6. Auditar e rever regularmente as políticas
Realizar auditorias periódicas das políticas e procedimentos da FERPA para identificar potenciais lacunas ou riscos. Atualize as políticas conforme necessário para se adaptar às mudanças na tecnologia e nos requisitos regulamentares.
7. Gerencie a retenção e o descarte de registros
Estabeleça diretrizes claras sobre por quanto tempo os registros dos alunos devem ser mantidos e elimine com segurança os registros que não são mais necessários. Isso minimiza o risco de acesso não autorizado a informações desatualizadas.
8. Comunique as políticas de privacidade de forma clara
Partilhe as políticas de privacidade da sua instituição com alunos e pais. A transparência fomenta a confiança e garante que todos compreendam os seus direitos ao abrigo da FERPA.
9. Monitore as ferramentas de ensino remoto
Para as instituições que utilizam plataformas digitais de aprendizagem, certifique-se de que as ferramentas cumprem os requisitos da FERPA. Avalie recursos como controles de acesso do usuário, criptografia de dados e armazenamento seguro.
10. Responda rapidamente às preocupações de privacidade
Estabeleça um protocolo para lidar com preocupações de privacidade ou potenciais violações. Investigar e resolver prontamente esses problemas demonstra um forte compromisso com a conformidade com a FERPA.
Ao seguir essas melhores práticas, as instituições de ensino podem criar uma cultura de privacidade e responsabilidade, garantindo que os dados dos alunos permaneçam seguros e em conformidade com a FERPA.
Proteja as PII dos alunos sob a FERPA com soluções seguras de ensino remoto
À medida que o ensino remoto se torna mais prevalente, proteger as PII dos alunos em conformidade com a FERPA nunca foi tão crítico. As plataformas de ensino remoto apresentam desafios únicos, como a transmissão de dados pela internet e o aumento da dependência de ferramentas de terceiros. Para garantir a conformidade, as instituições devem adotar soluções de ensino remoto seguras e confiáveis que priorizem a privacidade dos alunos.
Principais características de uma solução de aprendizagem remota compatível com FERPA
Criptografia de ponta a ponta: As plataformas seguras de ensino remoto devem usar criptografia de ponta a ponta para proteger os dados durante a transmissão. Isso impede o acesso não autorizado a informações confidenciais, mesmo se intercetadas.
Controles de acesso baseados em função: as plataformas devem permitir que os administradores definam e controlem níveis de acesso para diferentes usuários, garantindo que apenas pessoal autorizado possa acessar dados específicos de alunos.
Trilhas de auditoria e monitoramento: o registro e o monitoramento das atividades do usuário fornecem responsabilidade e ajudam a identificar possíveis acessos não autorizados aos registros dos alunos.
Minimização e retenção de dados: as ferramentas compatíveis com FERPA devem armazenar apenas os dados necessários e permitir a exclusão segura quando os registros não forem mais necessários.
Conformidade com fornecedores terceirizados: as ferramentas de aprendizagem remota que se integram a serviços de terceiros devem garantir que esses serviços também estejam em conformidade com a FERPA. Os acordos de partilha de dados devem especificar obrigações em matéria de privacidade.
Como o Splashtop suporta a conformidade com a FERPA
A Splashtop oferece soluções robustas de acesso remoto e de aprendizagem concebidas para cumprir os requisitos FERPA.
Conexões Encriptadas: Splashtop fornece encriptação AES 256-bit, assegurando que todos os dados partilhados durante as sessões remotas permanecem seguros.
Permissões de usuário granulares: os administradores podem controlar o acesso a recursos compartilhados, protegendo dados confidenciais dos alunos.
Acesso remoto seguro: educadores e administradores podem acessar remotamente computadores locais e recursos educacionais sem transferir arquivos confidenciais desnecessariamente.
Registos de sessão detalhados: O Splashtop fornece registos de atividade e pistas de auditoria, permitindo que as instituições monitorizem e documentem os esforços de conformidade.
Suporte remoto confiável: as equipes de TI podem solucionar problemas e manter com segurança os dispositivos usados para aprendizado remoto enquanto aderem às diretrizes da FERPA.
As instituições de ensino podem fazer a transição com confiança para ambientes de aprendizagem digitais e remotos, tirando partido de ferramentas como o Splashtop. Com as suas caraterísticas de segurança robustas e o seu compromisso com a conformidade, o Splashtop permite que as escolas protejam as informações pessoais dos alunos, garantindo uma experiência de aprendizagem segura e em conformidade com a FERPA.
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