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A transformação digital está a varrer as indústrias a um ritmo alarmante — as instituições de ensino não são excepção. O processo de transformação digital é um passo necessário que as instituições precisam dar para se adaptarem às tecnologias em crescimento para o bem dos estudantes, mas também para manter a administração atualizada com tecnologias em constante mudança.
A transformação digital não é um processo simples — As equipas têm de decidir sobre uma variedade de ferramentas diferentes para muitos objetivos diferentes. Algumas ferramentas podem ajudar a agilizar as comunicações; outras destinam-se a digitalizar informações de arquivo. Independentemente do raciocínio, é importante que as instituições de ensino encontrem as ferramentas certas.
No entanto, encontrar as ferramentas certas pode representar desafios diferentes. A tecnologia é complexa e compreender as complexidades internas de certos sistemas e processos significa que a transformação digital não pode acontecer da noite para o dia.
Ao tomar a decisão final, considere como as tuas ferramentas funcionam juntas para criar processos simplificados. Consolidar certas funções pode ajudar a minimizar custos e estabelecer processos eficientes para que a tua pilha de tecnologia educacional possa permanecer enxuto, mas funcionar de forma eficiente.
O cenário atual da EdTech
De acordo com um estudo recente, os distritos escolares dentro do espaço K-12 utilizam mais de 2.000 aplicações web em toda a sua população estudantil. Agora, se considerares cada aluno, o número de aplicações que utilizam e o hardware de que precisam para aceder às aplicações necessárias, isso cria uma rede complexa de requisitos para os líderes de TI educacionais considerarem nos seus processos de tomada de decisão.
Gerir todo este hardware e ferramentas digitais dá muito trabalho e requer um conjunto único de competências. Para distritos com milhares de alunos e sem muito suporte de TI, gerir estas ferramentas pode ser um grande desafio. Um bom passo para a transformação digital é a consolidação de ferramentas.
A consolidação de ferramentas é o ato de combinar certas funções debaixo de uma ferramenta ou processo. Por exemplo, um líder de TI da educação pode decidir que quer consolidar o seu software de acesso remoto e a sua função de help desk numa única ferramenta. A consolidação de ferramentas pode ajudar a minimizar o número de ferramentas diferentes na tua pilha de TI, o que pode poupar-te dinheiro e reduzir custos.
Aqui estão algumas estratégias que a tua instituição pode considerar para ajudar a consolidar a tua pilha de edtech.
Estratégia 1: Alinhar Ferramentas com Objetivos Organizacionais
Antes de a tua equipa começar a implementar uma estratégia completa de transformação digital, considere começar pequeno e identificar uma parte da tua organização que gostavas de atingir primeiro. Para este exemplo, vamos fingir que a tua equipa de TI está a procurar consolidar o número de ferramentas que a equipa usa para gerir o hardware dos alunos.
O primeiro passo é criar objetivos alcançáveis e mensuráveis para atingir. Depois disso, podes desenvolver uma estratégia concebida para atingir o objetivo específico que estabeleceste. Neste exemplo, uma das táticas que a tua equipa pode implementar é uma auditoria do software atual que a tua equipa está a usar para gerir o hardware dos alunos e analisar o caso de uso de cada um.
Estratégia 2: Avaliar Necessidades de Compatibilidade e Integração
Agora que a tua equipa tem uma ideia de um objetivo que quer alcançar e algumas táticas de como lá chegar, é importante considerar como a introdução de uma nova ferramenta, ou a consolidação das atuais, afetará a infra-estrutura de TI existente.
Considere qual software é obrigatório para a tua equipa e quais são opcionais e veja como comunicam juntos. Se não integrarem, ou se exigirem entradas manuais, talvez seja hora de considerar uma ferramenta diferente que ofereça mais capacidades de integração.
Muitas empresas de software permitem um curto período de teste das suas ferramentas. Usa isto a teu proveito — brinque e teste diferentes softwares para ver como eles funcionam com a tua infraestrutura existente num ambiente contido com vários dispositivos de teste diferentes. Os teus dispositivos de teste devem ter uma variedade de tipos diferentes de dispositivos. O hardware que os alunos usam varia, então queres ter a certeza de que os dispositivos que estás a gerir são compatíveis com o teu software.
Estratégia 3: Priorizar a Segurança e a Conformidade
Uma das principais considerações das quais os líderes de TI precisam estar conscientes ao tomar decisões de compra de software é como os dados dos alunos serão protegidos. Com o aumento do phishing, fugas de dados e outros crimes cibernéticos, é imperativo que os líderes de TI estejam cientes das ferramentas que estão a usar e de como estão a proteger os utilizadores finais.
Ao escolher ferramentas para consolidar, avalie a segurança de cada ferramenta e se elas estão em conformidade com alguma das principais legislações, como RGPD e FERPA. Dessa forma, se descobrires que faltam ferramentas particularmente na tua auditoria, podes consolidar essas ferramentas para uma opção mais robusta e segura.
Certifique-se de implementar uma cadência regular para auditorias de segurança — as aplicações de educação digital estão a atualizar as suas políticas de privacidade regularmente, por isso é importante ficar a par das alterações e garantir que os dados dos teus alunos e do teu corpo docente estão protegidos.
Estratégia 4: Monitorizar a relação custo-eficácia e escalabilidade
Os preços do software mudam frequentemente, por isso é importante compreender a estrutura de pagamento do software que estás a usar para garantir a relação custo-eficácia. Uma empresa pode cobrar com base em quantas licenças a tua equipa tem, ou quantos “lugares” estão em uso. Independentemente disso, é importante considerar o tamanho da tua equipa e quantas pessoas vão usar uma ferramenta específica para medir a relação custo-eficácia.
Ao considerar o custo, também é importante considerar o quanto a tua equipa vai crescer dentro de um ano específico. Dependendo do tipo de software que estás a usar, adicionar um lugar adicional pode ser uma tarefa dispendiosa. Se não queres incorrer neste tipo de despesa, considere procurar ferramentas com opções de preços mais flexíveis para não quebrar o orçamento da tua equipa de TI.
Estratégia 5: Foco na Experiência do Utilizador
Quando estás a consolidar ferramentas e a considerar opções diferentes, considere quem é o utilizador final e como serão as suas interações regulares com a ferramenta. A ferramenta é fácil de aprender? O caso de uso regular da ferramenta é um processo simples e intuitivo?
Encontrar ferramentas fáceis de implementar, adotar e usar diariamente com treinamento mínimo é uma das maneiras pelas quais as equipas de TI podem implementar processos mais eficientes. Isso torna simples o treinamento de indivíduos mais novos, pois exigirá menos explicações técnicas para ensinar processos consistentes.
Como a consolidação de ferramentas beneficia as instituições de ensino
De acordo com um novo estudo, os trabalhadores do conhecimento estimam que 4,9 horas por semana poderiam ser poupadas se tivessem mais processos melhorados. Os trabalhadores estão a passar mais tempo a tentar encontrar a informação de que precisam e a alternar entre as aplicações certas. Se a tua equipa está a alternar entre dezenas de ferramentas e aplicações, este é o tempo que pode ser gasto em trabalhos mais significativos.
Ser estratégico sobre as ferramentas que a tua equipa adiciona à tua pilha de tecnologia é importante — introduzir uma nova aplicação na tua pilha de tecnologia pode significar a introdução de uma nova vulnerabilidade à tua segurança. Consolidar o número de ferramentas que utilizas permite à tua equipa de TI minimizar a quantidade de tempo gasto a avaliar o software, proporcionando mais tempo para trabalhos mais valiosos, como fornecer aos alunos a infraestrutura de que precisam para continuar a sua aprendizagem digital.
Splashtop Enterprise e consolidação de ferramentas para instituições educacionais
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