BDP krijgt tijdens de coronacrisis alle werknemers binnen 48 uur op afstand aan het werk
Hoe BDP 1.350 medewerkers op afstand laat werken met Splashtop
Samenvatting
Alistair Kell, directeur en hoofd informatietechnologie en -processen bij BDP, legt uit hoe zijn bedrijf - een internationaal, interdisciplinair bureau van architecten, ontwerpers, ingenieurs en stedenbouwkundigen - tijdens de COVID-19 crisis alle werknemers in 48 uur op afstand aan het werk kreeg met Splashtop Remote Access Solutions.
Toen COVID-19 toesloeg, bekeek BDP verschillende opties om werknemers in staat te stellen thuis te werken. Het gevoel van urgentie, evenals de grootte van hun team en de software die medewerkers nodig hadden om efficiënt te kunnen werken, maakten dit tot een behoorlijke uitdaging:
Hardware behoeften: Zouden werknemers een personal computer hebben waarmee ze thuis verbinding konden maken, of zouden ze alleen een BDP-laptop hebben?
De huidige infrastructuur stabiel houden: Hoe kon BDP alles stabiel houden en er tegelijkertijd voor zorgen dat er geen onnodige veranderingen in de onderliggende infrastructuur van het bedrijf plaatsvonden?
Urgentie en kosten: Hoe zou BDP snel kunnen worden ingezet zonder onredelijke kosten te maken?
Door al deze zorgen was BDP van mening dat het hele proces om op afstand te gaan werken minstens twee of drie weken voor onrust zou zorgen door de voorbereidingen. Dankzij het IT-team van BDP en Splashtop-oplossingen voor externe toegang duurde het echter niet zo lang.
"Binnen 48 uur na de aankondiging dat het personeel ervoor zou kunnen kiezen om vanuit huis te werken, verliep het proces heel soepel en naadloos, beter iedereen ooit had durven dromen." - Alistair Kell
De uitdaging: werk op afstand mogelijk maken als de studios moeten sluiten door Corona
Toen COVID-19 voor het eerst de kop opstak, moest BDP zijn studio's in Shanghai en Singapore enige tijd afsluiten. Dit bracht ze ertoe verschillende opties voor remote access te proberen en zich al voor te bereiden voordat al hun kantoren moesten sluiten.
"Met een personeelsbestand van ongeveer 1.350 op 16 locaties over de hele wereld, hadden we alleen al 650 laptopgebruikers die allemaal verbinding konden maken met het BDP-netwerk via Microsoft Direct Access, waardoor ze dagelijks vanaf elke locatie konden werken", aldus Alistair Kell, Directeur en hoofd informatietechnologie en processen bij BDP.
Hoewel dit systeem succesvol werkte voor de meeste software die BDP-medewerkers gebruikten, werkte het niet voor Revit, speciale software die architecten en professionals helpt samenwerken. Revit werkte niet goed met meerdere aangesloten gebruikers: slechte prestaties, hoge latency en vertragingen bij 3D werk.
Naast Revit had BDP meer dan 400 afzonderlijke softwaretitels die op de computer van elke gebruiker moesten worden geïnstalleerd als ze deze zouden gebruiken om op afstand te werken. "Het zou een onmogelijke taak zijn geweest om al deze native programma's te installeren, aangezien veel daarvan helemaal niet werkten als ze geen LAN hadden," aldus Kell.
De oplossing: BDP maakt hun bedrijf in 48 uur remote met Splashtop
Met Splashtop Business Access konden BDP-medewerkers op afstand toegang krijgen tot hun werkcomputers alsof ze er echt achter zaten. Er hoefde dus geen software meer op de laptops geïnstalleerd te worden en werken op afstand kon sneller geregeld worden.
BDP kocht oorspronkelijk op donderdagavond 100 licenties en gebruikte deze allemaal voor de eerste tests op alle locaties tegen de volgende maandag. Hierdoor kon BDP verschillende scenario's testen, de configuratie in orde krijgen en de beheerconsole beter begrijpen.
BDP begon toen met een bredere uitrol, waarbij het aantal licenties werd verhoogd tot 600. Het interne IT-team implementeerde de Splashtop-reciever op alle machines en liet medewerkers op elke locatie werknemers koppelen aan machine-ID's en de registratie op Splashtop ondersteunen, terwijl een centrale groep medewerkers gebruikers koppelde aan hun werk-pc's.
Om het proces te stroomlijnen, stelde BDP eenvoudige begeleiding voor alle medewerkers op, met meer oriëntatie en training voor de IT-helpdesk. Dit hele proces nam een week in beslag en toen BDP aankondigde dat het volledig op afstand moest gaan, kostte het slechts 48 uur om het bedrijf op afstand te laten werken.
Resultaten: 1.350 medewerkers in staat stellen om thuis te werken
Uiteindelijk vond BDP in Splashtop de oplossing die ze nodig hadden om hun 1.350 medewerkers in staat te stellen thuis te werken.
Het bedrijf heeft andere producten overwogen, maar Splashtop bood een concurrerende oplossing die beheer op ondernemingsniveau en multi-factor-authenticatie mogelijk maakte.
BDP gebruikt Splashtop Business Access nu op al hun locaties, van Toronto tot het VK, EMEA, India en China.
Details
Over BDP
BDP is opgericht in 1961 en is het op één na grootste architectenbureau in het Verenigd Koninkrijk, met meer dan 16 vestigingen wereldwijd en 1.350 medewerkers. BDP heeft een toonaangevende staat van dienst in alle belangrijke sectoren, waaronder gezondheidszorg, onderwijs, op de werkplek, in de detailhandel, stedenbouw, erfgoed, huisvesting, vervoer, vrije tijd, openbare veiligheid en energievoorzieningen. Hieronder valt ook de restauratie van de Britse Houses of Parliament.
