Als u een van de vele kenniswerkers bent die vorig jaar snel zijn overgestapt op thuiswerken, heeft u waarschijnlijk nooit rekening gehouden met alle gevaren die videoconferentietools met zich meebrengen. Toch zijn die er wel degelijk elke keer dat u een videocall organiseert of eraan deelneemt. De FBI heeft zelfs een waarschuwing gegeven voor het gebruik van Zoom. Neem een paar minuten de tijd en lees hieronder hoe u uw apparaat, uw organisatie en uzelf kunt beschermen terwijl u geniet van de nieuwe thuiswerk-norm.
1: Gebruik alleen goedgekeurde tools van vertrouwde bronnen
U krijgt allerlei verzoeken om deel te nemen aan conference calls met partnerorganisaties, contractmedewerkers en andere mensen van buiten uw organisatie. Als iemand een link stuurt naar een tool die uw IT-afdeling niet heeft goedgekeurd, weiger dan de uitnodiging. Leg ook uw reden uit aan degene die de uitnodiging heeft gestuurd, aangezien deze zich waarschijnlijk niet bewust is van de risico's.
Als u niet zeker bent over de status van een tool, neem dan contact op met uw IT-afdeling. Als het absoluut noodzakelijk is dat u moet deelnemen aan een videoconferentie (ongeacht de gebruikte tool), neem dan alleen deel via uw webbrowser. Met andere woorden, installeer de videoconferentiesoftware niet wanneer daarom wordt gevraagd. Klik in plaats daarvan op de knop "Deelnemen via deze browser" (zoals hieronder weergegeven).
Zorg er ook voor dat u zeker weet dat de uitnodiging legitiem is. Als u geen meeting verwacht met de persoon die u uitnodigt, neem dan via een aparte e-mail of telefoontje contact met hem op en vraag of de uitnodiging klopt. Het is mogelijk dat hij is gehackt en dat u een uitnodiging heeft gekregen die nep is.
2: Zorg dat de door u gehoste vergadering veilig is
Dit is belangrijk, omdat u als host meer verantwoordelijkheid heeft, dan de meeste mensen denken. Past u de veiligheidsmaatregelen aan op basis van wie er aanwezig zal zijn? Wat gebeurt er als een hacker uw vergadering binnenvalt? Hoe voorkomt u dat een concurrent of hacker uw meeting bespioneert?
Om te voorkomen dat een malafide deelnemer uw vergadering verpest, moet u uw vergaderingen indien mogelijk niet openbaar maken. Als u toch een openbare meeting moet hosten, geef uzelf dan de mogelijkheid om alle deelnemers te dempen en geef uzelf controle over het selecteren van wie zijn scherm kan delen.
Nu we het toch over deelnemerscontrole hebben, controleer wie er aanwezig is door de link voor de meeting rechtstreeks te sturen naar de personen die u wilt laten deelnemen. Stuur hen vervolgens een aparte e-mail met de wachtwoorden. Gebruik voor nog meer veiligheid willekeurig gegenereerde vergadercodes (als uw tool ze biedt) en gebruik dezelfde code nooit twee keer. Wanneer de deelnemers binnenkomen, controleert u wie er binnen is. Zodra iedereen zich heeft aangemeld, vergrendelt u het evenement.
Weet vervolgens van tevoren hoe u uw vergadering kunt beëindigen, onder welke omstandigheden u dit zou doen, wie de bevoegdheid heeft om hem te beëindigen en hoe dat moet gebeuren.
Beveilig privévergaderingen. Vereis voor privévergaderingen een wachtwoord en gebruik functies zoals een wachtkamer om de toegang van gasten te regelen. Gebruik voor een betere beveiliging willekeurig gegenereerde vergadercodes en sterke wachtwoorden en gebruik ze niet opnieuw. Deel geen link naar een vidieocall op een voor iedereen zichtbaar bericht op social media. Schakel indien mogelijk het toelaten van deelnemers aan een vergadering voordat de host aanwezig uit en demp deelnemers automatisch bij binnenkomst.
Ten slotte, weet voorafgaand aan een vergadering wie verantwoordelijk is voor het beëindigen van een problematische vergadering en welke specifieke stappen ze moeten nemen. U (en uw organisatie) zouden te allen tijde de antwoorden op dergelijke vragen moeten weten.
3: Bescherm uw gegevens
Mensen delen vaak informatie (al dan niet opzettelijk) wanneer ze deelnemen aan videoconferenties, vooral als het informele of regelmatig geplande vergaderingen zijn. Denk er altijd aan dat u nooit meer gegevens of informatie deelt dan wat nodig is voor de vergadering.
Vraag eerst aan de juridische afdeling van uw organisatie of u gesprekken mag opnemen. Als u gaat opnemen, informeer dan alle aanwezigen over dat feit en herinner hen er expliciet aan om niets te zeggen dat de veiligheid of hun privézaken in gevaar kan brengen. Dit gebeurt veel te vaak tijdens de 'small talk' die aan het begin en het einde van vergaderingen plaatsvindt.
Sluit voordat u uw scherm deelt alle vensters of toepassingen die gevoelige gegevens kunnen onthullen. Maak alleen de inhoud zichtbaar die gedeeld moet worden. Dit betekent ook dat u de adresbalk moet verbergen wanneer u de inhoud van intranetsites van uw organisatie weergeeft.
4: Bescherm alles dat privé is
Video-opnamesoftware kan soms gesprekken 'oppikken' die mogelijk ver van uw computer plaatsvinden. Voordat u deelneemt aan een videoconferentie, moet u iedereen in uw huishouden (of omgeving) eraan herinneren dat u deelneemt aan een opgenomen sessie waarin eventuele gevoelige of persoonlijke discussies die ze hebben, kunnen worden vastgelegd. Om te voorkomen dat u per ongeluk persoonlijke details onthult op basis van items in uw huis, kunt u de achtergrond vervagen of u zorgt ervoor dat u uw camera op een discrete achtergrond richt.
Om te voorkomen dat de persoonlijke informatie van uw collega's in gevaar komt, moet u ervoor zorgen dat uw beveiligingscamera thuis niet op uw scherm gericht is. Overweeg ook om een koptelefoon te gebruiken, zodat huisgenoten niet kunnen horen wat uw collega's zeggen.
Bescherm tot slot uw thuisnetwerk tegen inbraak. Wijzig in ieder geval uw standaard Wi-Fi-instelling in iets anders dat niet voor de hand liggend is voor een potentiële hacker. Deel deze informatie vervolgens alleen met mensen die u vertrouwt. Raadpleeg onze Top 10 tips voor veilig werken op afstand voor meer informatie over het selecteren van instellingen en het instellen van wachtwoorden.
Conclusie: Er komt meer kijken bij veiligheid van videoconferenties dan de meeste mensen denken
Zoals u kunt zien, moet u aan een aantal zaken denken voordat u aan uw volgende videoconferentie begint, vooral als u de host van de vergadering bent. Probeer de bovenstaande suggesties en deel deze blog met uw collega's om uzelf en uw organisatie veilig te houden.
