La FERPA es una ley federal en los Estados Unidos que protege la privacidad de los registros educativos de los estudiantes. Promulgada en 1974, la FERPA otorga a los padres derechos específicos con respecto a la información educativa de sus hijos, que se transfieren a los estudiantes una vez que alcanzan la edad de 18 años o asisten a un centro educativo superior a la secundaria. Esta legislación desempeña un papel crucial a la hora de garantizar que los datos personales y confidenciales de los estudiantes estén protegidos contra el acceso o la divulgación no autorizados.
A medida que la educación adopta cada vez más plataformas digitales y enseñanza remota, el cumplimiento de la FERPA se ha vuelto aún más crítico. Las instituciones deben seguir pautas estrictas para proteger la privacidad de los estudiantes, desde los expedientes educativos hasta la información del directorio.
Este blog proporciona una descripción detallada de la FERPA, su importancia y cómo las escuelas y organizaciones pueden seguir cumpliendo con la ley mientras aprovechan las tecnologías modernas.
FERPA: significado y definición
La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) es una ley federal de EE. UU. diseñada para proteger la privacidad de los expedientes educativos de los estudiantes. A menudo denominada "Enmienda Buckley", la FERPA otorga a los padres y a los estudiantes que cumplan con los requisitos (aquellos mayores de 18 años o inscritos en educación superior a la secundaria) ciertos derechos con respecto al acceso y control de sus expedientes académicos.
La FERPA se aplica a todas las instituciones educativas que reciben fondos de programas administrados por el Departamento de Educación de EE. UU. Las escuelas públicas, universidades y muchas instituciones privadas deben adherirse a las regulaciones de la FERPA para garantizar el cumplimiento.
¿Cuál es el propósito de la FERPA?
La FERPA se promulgó para atajar las crecientes preocupaciones sobre el uso indebido de la información de los estudiantes. Su propósito principal es garantizar que las instituciones educativas respeten y protejan la privacidad de los estudiantes. Al otorgar a los padres y estudiantes que cumplen con los requisitos control sobre el acceso a los expedientes educativos, la FERPA busca prevenir divulgaciones no autorizadas que podrían conducir a discriminación, robo de identidad o violaciones de confianza.
Los objetivos clave de la FERPA incluyen:
Garantizar que los padres y los estudiantes puedan acceder y revisar los expedientes educativos.
Establecer pautas sobre cuándo y cómo los centros educativos pueden revelar información personal sin consentimiento.
Proporcionar un marco para gestionar la información del directorio para mantener la transparencia y al mismo tiempo proteger la privacidad.
¿Cómo ayuda la FERPA a proteger los datos de los estudiantes?
La FERPA protege los datos de los estudiantes al exigir que las instituciones educativas sigan procedimientos específicos y obtengan el consentimiento antes de compartir información personal. En virtud de la FERPA:
Las instituciones deben notificar anualmente a los padres y estudiantes que cumplen con los requisitos sobre sus derechos.
Los centros no pueden divulgar información de identificación personal (PII) de los expedientes educativos sin consentimiento explícito por escrito, excepto en situaciones autorizadas.
Se deben implementar medidas de seguridad para evitar el acceso no autorizado a datos confidenciales de los estudiantes, particularmente en entornos de enseñanza digitales y remotos.
Las pautas de la FERPA garantizan que los datos de los estudiantes permanezcan seguros, lo que permite a las familias tomar decisiones informadas sobre su privacidad y al mismo tiempo fomenta la confianza en las instituciones educativas.
¿Qué información está protegida por la FERPA?
La FERPA define y protege tipos específicos de información en los expedientes educativos de los estudiantes para salvaguardar su privacidad. Esta protección se aplica a los datos recopilados y mantenidos por instituciones educativas o partes que actúan en su nombre. A continuación se presentan las dos categorías clave de información cubiertas por FERPA:
Expedientes educativos
Los expedientes educativos se refieren a cualquier registro, archivo, documento u otro material que contenga información directamente relacionada con un estudiante y mantenido por una agencia educativa, institución o una parte que actúe en nombre de la institución. Estos expedientes pueden existir en varios formatos, incluidos documentos en papel, archivos digitales o materiales audiovisuales.
Algunos ejemplos de expedientes educativos protegidos por la FERPA incluyen:
Notas y boletines de notas
Certificados de notas
Horarios de clases
Expedientes disciplinarios
Expedientes de educación especial
Expedientes de salud y vacunación mantenidos por la escuela
La FERPA garantiza que estos expedientes permanezcan privados y accesibles solo para personas autorizadas, como padres, estudiantes que cumplan con los requisitos o funcionarios escolares con intereses educativos legítimos.
Información del directorio
Si bien la FERPA protege la mayoría de los datos de los estudiantes, permite a los centros designar cierta información como "información de directorio", que generalmente es menos sensible y puede divulgarse sin consentimiento previo a menos que el estudiante o el padre opten por no hacerlo.
Algunos ejemplos de información de directorio incluyen:
Nombre del estudiante
Dirección
Número de teléfono
Fecha y lugar de nacimiento
Campo principal de estudio
Fechas de asistencia
Títulos y premios recibidos
Participación en actividades y deportes oficialmente reconocidos
Sin embargo, incluso con la información del directorio, la FERPA requiere que los centros notifiquen a los padres y estudiantes elegibles sobre sus derechos a optar por no divulgar esta información. Las instituciones educativas deben lograr un equilibrio cuidadoso entre la transparencia y la protección de la privacidad al manejar información de directorio.
Al definir y regular claramente el acceso a este tipo de información, la FERPA ayuda a proteger la integridad de los datos de los estudiantes y al mismo tiempo proporciona un marco para su uso apropiado.
Requisitos y excepciones de la FERPA
La FERPA establece requisitos claros para que las instituciones educativas garanticen la protección de la privacidad de los estudiantes. Al mismo tiempo, describe excepciones específicas en las que las instituciones pueden revelar información sin consentimiento previo. Comprender estos requisitos y excepciones es esencial para el cumplimiento.
Requisitos de la FERPA
Notificación anual de derechos: los centros deben notificar anualmente a los padres y estudiantes que cumplan con los requisitos sobre sus derechos en virtud de la FERPA. Esto incluye el derecho a:
Inspeccionar y revisar los expedientes educativos.
Solicitar correcciones de información inexacta o engañosa.
Proporcionar consentimiento antes de la divulgación de información identificable (PII).
Consentimiento para la divulgación: se debe obtener el consentimiento por escrito antes de divulgar información identificable de los expedientes educativos, excepto en los casos en que se apliquen excepciones. El consentimiento debe incluir:
Los registros específicos que deben divulgarse.
El propósito de la divulgación.
Las partes a quienes se realizará la divulgación.
Mantenimiento de registros de divulgaciones: las escuelas deben mantener un registro de cada solicitud de acceso o divulgación de información identificable. Este registro debe incluir:
Las partes que solicitaron o recibieron la información.
El interés legítimo que tenían las partes en la información.
Manejo seguro de datos: las instituciones deben implementar medidas para salvaguardar los expedientes de los estudiantes, particularmente en entornos digitales. Esto incluye cifrado, controles de acceso y sistemas de almacenamiento seguro.
Excepciones de la FERPA
La FERPA incluye varias excepciones en las que las instituciones educativas pueden divulgar información personal identificable sin consentimiento previo por escrito:
Funcionarios escolares con interés educativo legítimo: la información de identificación personal (PII) puede compartirse con funcionarios escolares (maestros, administradores, contratistas) que necesitan acceso para realizar sus responsabilidades profesionales.
Transferencia a otros centros: los centros pueden divulgar expedientes a otra institución educativa donde el estudiante pretende inscribirse o transferirse.
Emergencia de salud o seguridad: en caso de emergencia, los centros pueden divulgar información personal identificable para proteger la salud o la seguridad de los estudiantes u otras personas.
Órdenes judiciales o citaciones: los centros pueden divulgar información en cumplimiento de una citación o una orden judicial emitida legalmente.
Becas: la información puede divulgarse para determinar si un estudiante cumple con los requisitos para recibir una beca, las condiciones de la ayuda o para hacer cumplir sus términos.
Información del directorio: como se mencionó anteriormente, los centros pueden divulgar información del directorio a menos que el estudiante o el padre opten por no hacerlo.
Estudios realizados para o en nombre de los centros: las instituciones pueden compartir datos con organizaciones que realizan estudios para mejorar la formación, gestionar programas de ayuda estudiantil o desarrollar pruebas predictivas.
Al cumplir con estos requisitos y comprender las excepciones, los centros pueden navegar por las regulaciones de la FERPA de manera efectiva y, al mismo tiempo, mantener un firme compromiso con la protección de la privacidad de los estudiantes.
Violaciones y sanciones comunes de la FERPA
A pesar de las claras pautas delineadas por FERPA, las instituciones educativas pueden violar sus disposiciones de manera inadvertida o intencional. Estas violaciones pueden tener graves consecuencias, desde daños a la reputación hasta sanciones legales y financieras. Comprender las infracciones más comunes y sus sanciones es fundamental para mantener el cumplimiento.
¿Cuáles son las violaciones más comunes de la FERPA?
Divulgación no autorizada de expedientes educativos: compartir la información personal identificable de un estudiante sin el consentimiento explícito o fuera de las excepciones de la FERPA es una violación directa. Algunos ejemplos incluyen:
Enviar calificaciones o información confidencial por correo electrónico al destinatario equivocado.
Publicar públicamente calificaciones o resultados de exámenes con información de identificación.
Manejo inadecuado de la información del directorio: si bien la información del directorio se puede divulgar bajo ciertas condiciones, no ofrecerles a los estudiantes o a los padres la opción de no participar en dichas divulgaciones constituye una violación.
No proteger los expedientes de los estudiantes: las medidas de seguridad inadecuadas, como el uso de sistemas de almacenamiento no seguros o no restringir el acceso a registros confidenciales, pueden dar lugar a violaciones de datos y de la FERPA.
Falta de notificaciones anuales: las instituciones que no notifican anualmente a los padres y estudiantes sobre sus derechos de la FERPA no cumplen con un requisito de cumplimiento fundamental.
Divulgación de información sin interés educativo legítimo: permitir el acceso a los expedientes de los estudiantes a personas o partes sin un interés educativo legítimo, incluso si es interno a la institución, es una violación.
Intercambio inadecuado de datos con terceros: compartir datos con contratistas o proveedores externos sin los acuerdos adecuados que especifiquen el cumplimiento de la FERPA puede resultar en una infracción.
Sanciones por violación de la FERPA
Las violaciones de la FERPA pueden tener consecuencias importantes para las instituciones educativas, entre ellas:
Pérdida de financiación federal: la sanción más severa por incumplimiento es la posible pérdida de financiación federal. Esto puede poner en peligro la estabilidad financiera y las operaciones de la institución.
Quejas formales e investigaciones: los estudiantes o los padres pueden presentar quejas ante la Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares (FPCO) del Departamento de Educación de EE. UU., que puede iniciar investigaciones formales.
Daño a la reputación: las violaciones pueden erosionar la confianza entre los estudiantes, los padres y la comunidad, lo que genera un daño a la reputación a largo plazo.
Consecuencias legales: si bien la FERPA en sí no permite demandas privadas, las violaciones pueden abrir la puerta a acciones legales bajo otras leyes o regulaciones de privacidad, particularmente en casos de negligencia.
Costes de violación de datos: no proteger los expedientes digitales puede generar costosos esfuerzos de respuesta a violaciones de datos, incluidas notificaciones, indemnizaciones y posibles multas bajo otras leyes de privacidad.
Al estar alertas y ser proactivos en el cumplimiento de la FERPA, las instituciones educativas pueden evitar estos errores comunes y proteger la privacidad de sus estudiantes de manera efectiva.
Mejores prácticas para el cumplimiento de la FERPA
Mantener el cumplimiento de la FERPA es esencial para que las instituciones educativas protejan la privacidad de los estudiantes y eviten sanciones costosas. La implementación de las mejores prácticas ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones FERPA y genera confianza con los estudiantes, los padres y la comunidad educativa en general. A continuación se presentan las mejores prácticas clave que se han de seguir:
1. Educar al personal y al profesorado sobre la ley FERPA
Proporcionar sesiones de formación periódicas para todos los empleados, incluidos maestros, administradores y personal de TI, para garantizar que comprendan las regulaciones de la FERPA, sus responsabilidades y cómo manejar los datos de los estudiantes de forma segura.
Incluye situaciones de la vida real para resaltar posibles problemas de cumplimiento.
Asegúrate de que los empleados comprendan cómo se aplica la FERPA en entornos físicos y digitales.
2. Limitar el acceso a los expedientes de los estudiantes
Adopta un principio de mínimo privilegio otorgando acceso a los expedientes educativos solo a personas con un interés educativo legítimo. Utiliza controles de acceso basados en roles para gestionar los permisos de manera efectiva.
3. Fortalecer la seguridad digital
En una era de crecientes amenazas cibernéticas, proteger los expedientes digitales de los estudiantes es fundamental. Las medidas clave incluyen:
Utilizar bases de datos cifradas para almacenar información confidencial.
Exigir inicios de sesión seguros y autenticación multifactor (MFA) para acceder a los expedientes de los estudiantes.
Actualizar de forma periódica el software y los sistemas para atajar vulnerabilidades.
4. Implementar mecanismos de exclusión voluntaria para la información del directorio
Notifica a los padres y estudiantes que cumplan con los requisitos sobre sus derechos a optar por no participar en la divulgación de información del directorio. Proporciona instrucciones claras y plazos para enviar solicitudes de exclusión voluntaria.
5. Establecer políticas claras de intercambio de datos
Asegúrate de que los proveedores y contratistas externos que manejan información de los estudiantes cumplan con los estándares de cumplimiento de la FERPA. Esto puede incluir:
Redactar acuerdos de intercambio de datos que especifiquen el cumplimiento de la FERPA.
Auditar las prácticas de los proveedores para verificar el cumplimiento de los estándares de privacidad.
6. Auditoría y revisión periódica de políticas
Realiza auditorías periódicas de las políticas y procedimientos de la FERPA para identificar posibles brechas o riesgos. Actualiza las políticas según sea necesario para adaptarse a los cambios en la tecnología y los requisitos regulatorios.
7. Gestionar la conservación y eliminación de expedientes
Establece pautas claras sobre cuánto tiempo deben conservarse los expedientes de los estudiantes y desecha de forma segura los expedientes que ya no sean necesarios. Esto minimiza el riesgo de acceso no autorizado a información obsoleta.
8. Comunicar las políticas de privacidad con claridad
Comparte las políticas de privacidad de tu institución con estudiantes y padres. La transparencia fomenta la confianza y garantiza que todos comprendan sus derechos bajo FERPA.
9. Supervisar las herramientas de enseñanza remota
Para las instituciones que aprovechan plataformas de enseñanza digital, asegúrate de que las herramientas cumplan con los requisitos de la FERPA. Evalúa funciones como controles de acceso de usuarios, cifrado de datos y almacenamiento seguro.
10. Responder rápidamente a las inquietudes sobre privacidad
Establece un protocolo para abordar preocupaciones sobre privacidad o posibles violaciones. Investigar y resolver rápidamente estos problemas demuestra un fuerte compromiso con el cumplimiento de la FERPA.
Al seguir estas mejores prácticas, las instituciones educativas pueden crear una cultura de privacidad y responsabilidad, garantizando que los datos de los estudiantes permanezcan seguros y cumplan con la FERPA.
Protege la información personal identificable de los estudiantes conforme a la FERPA con soluciones seguras de enseñanza remota
A medida que la enseñanza remota se vuelve más frecuente, proteger la información de identificación personal (PII) de los estudiantes de conformidad con la FERPA nunca ha sido más crítico. Las plataformas de enseñanza remota presentan problemas únicos, como la transmisión de datos a través de internet y una mayor dependencia de herramientas de terceros. Para garantizar el cumplimiento, las instituciones deben adoptar soluciones de enseñanza remota seguras y fiables que prioricen la privacidad de los estudiantes.
Funciones principales de una solución de enseñanza remota compatible con la FERPA
Cifrado de extremo a extremo: las plataformas de enseñanza remota seguras deben utilizar cifrado de extremo a extremo para proteger los datos durante la transmisión. Esto evita el acceso no autorizado a información confidencial, incluso si es interceptada.
Controles de acceso basados en roles: las plataformas deben permitir a los administradores definir y controlar los niveles de acceso para diferentes usuarios, garantizando que solo el personal autorizado pueda acceder a datos específicos de los estudiantes.
Registros de auditoría y supervisión: el registro y la supervisión de las actividades de los usuarios ofrecen responsabilidad y ayudan a identificar posibles accesos no autorizados a los expedientes de los estudiantes.
Minimización y retención de datos: las herramientas compatibles con la FERPA deben almacenar solo los datos necesarios y permitir la eliminación segura cuando los expedientes ya no sean necesarios.
Cumplimiento con proveedores externos: las herramientas de enseñanza remota que se integran con servicios de terceros deben garantizar que dichos servicios también cumplan con la FERPA. Los acuerdos de intercambio de datos deben especificar obligaciones de privacidad.
Cómo Splashtop respalda el cumplimiento de la ley FERPA
Splashtop ofrece soluciones de acceso y enseñanza remotos potentes diseñadas para cumplir con los requisitos de la FERPA.
Conexiones cifradas: Splashtop proporciona cifrado AES de 256 bits, lo que garantiza que todos los datos compartidos durante las sesiones remotas permanezcan seguros.
Permisos de usuario granulares: los administradores pueden controlar el acceso a los recursos compartidos, protegiendo los datos confidenciales de los estudiantes.
Acceso remoto seguro: los docentes y administradores pueden acceder de forma remota a ordenadores locales y recursos educativos sin transferir archivos confidenciales innecesariamente.
Registros de sesión detallados: Splashtop proporciona registros de actividad y registros de auditoría, lo que permite a las instituciones supervisar y documentar los esfuerzos de cumplimiento.
Soporte remoto fiable: los equipos de TI pueden solucionar problemas y mantener de forma segura los dispositivos utilizados para la enseñanza remota mientras cumplen con las pautas de la FERPA.
Las instituciones educativas pueden realizar la transición con confianza a entornos de enseñanza digitales y remotos aprovechando herramientas como Splashtop. Con sus férreas funciones de seguridad y su compromiso con el cumplimiento, Splashtop permite a los centros educativos proteger la información de identificación personal (PII) de los estudiantes, garantizando una experiencia de enseñanza segura y compatible con la FERPA.
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