Zu Beginn des Jahres flog das Splashtop-Führungsteam nach China, Taipeh und Japan zum jährlichen Treffen mit unseren Asien-Teams.
Als sie das Land verließen, geschah dies zu einem feierlichen Zeitpunkt zum Beginn des neuen chinesischen Jahres und zur Feier des Jahres der Ratte.
Niemand konnte sich vorstellen, dass wenige Wochen später Splashtop und viele andere Unternehmen in Asien wegen des Coronavirus-Ausbruchs ihre Büros schließen würden.
Mark Lee, der CEO von Splashtop, ist fest davon überzeugt, dass „Unternehmen sich auf das Scheitern vorbereiten, wenn sie sich nicht vorbereiten“.
Unter der Leitung von Mark hat Splashtop schnell vorbeugende Maßnahmen ergriffen, um die Mitarbeiter zu schützen und das Geschäft am Laufen zu halten:
In China, Taipeh und Japan baten wir alle Mitarbeiter, von zu Hause aus zu arbeiten
Wir haben alle internationalen Geschäftsreisepläne für alle Büros gestrichen
In den USA und in der EU haben wir alle Mitarbeiter mit einem schwachen Immunsystem aufgefordert, sofort von zu Hause aus zu arbeiten. Diejenigen mit einem schwachen Immunsystem wurden zum WFH ermutigt, wenn sie sich krank fühlten oder sich in der Nähe eines Kranken befanden.
Wir haben den Papierkram der PTO auf Eis gelegt, so dass jeder Mitarbeiter, der zum WFH musste, dies sofort tun konnte, ohne irgendein Formular ausfüllen zu müssen.
In Büros mit offenem Design reduzierten wir Sitzungen, verteilten Handdesinfektionsmittel und installierten Luftreiniger.
Wir haben die Notwendigkeit des Händewaschens häufig kommuniziert und alle Mitarbeiter über die jüngsten Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten
„Wir haben all diese Maßnahmen in der Annahme ergriffen, dass der Ausbruch in den kommenden warmen Monaten eingedämmt werden würde. Für den Fall, dass sich der Ausbruch verschlimmert, haben wir eine Infrastruktur eingerichtet, die es dem gesamten Unternehmen ermöglicht, vollständig remote zu arbeiten“, sagte Mark Lee, CEO von Splashtop.
Wie funktioniert die Splashtop-Software, und warum ist der Fernzugriff über Splashtop besser als VPN?
Während viele Unternehmen VPN nutzen, um von zu Hause aus zu arbeiten, sind viele nicht groß genug, um VPNs finanziell oder technisch zu unterstützen, da VPNs viel IT-Zeit und -Aufmerksamkeit erfordern und ihre Einrichtung und Wartung ziemlich teuer sind. Splashtop ist nicht nur kostengünstig, sondern auch einfach einzurichten, sicher und zuverlässig.
Durch den Einsatz der Splashtop-Software für den Fernzugriff können alle Mitarbeiter effizient von zu Hause aus arbeiten, indem sie von jedem anderen mit dem Internet verbundenen Gerät, wie z.B. Mobiltelefonen, Tablets und PCs, auf ihren Arbeitscomputer zugreifen.
"Ich habe ein Splashtop Business Remote Access-Abonnement und ein Notebook, das mit Streamer eingerichtet ist und im Büronetzwerk installiert ist. Ich verwende Splashtop, um von meinen Heimcomputern und Mobilgeräten auf mein Büro-Notebook zuzugreifen, um auf diese Ressourcen im Büronetzwerk zuzugreifen.
Mit der Splashtop-Software von zu Hause aus zu arbeiten ist besser, als meinen Computer mit nach Hause zu nehmen, da viele Ressourcen im Büronetzwerk liegen und einige nur begrenzt über das Büronetzwerk zugänglich sind. Es ist auch sicherer, als meinen Arbeitscomputer mit nach Hause zu nehmen und eine direkte Verbindung über mein Heimnetzwerk herzustellen.
Was ist, wenn ich den Computer verloren habe oder jemand sich in mein Netzwerk gehackt hat? Die Splashtop-Fernzugriffssoftware fügt eine zusätzliche Schutzebene hinzu, sodass ich jede Datei schnell und sicher vom Office-Dateiserver abrufen kann."
– Alex Wu, Asien-Manager
Heimarbeit ist kein kugelsicherer Plan
Als Splashtop die WFH-Initiative zum ersten Mal in Asien startete, hatten wir das Glück, Zugang zu Remote-Software zu haben.
Die Logistik war eine große Herausforderung. Wir expandieren schnell, und das bedeutet, dass es neue Mitarbeiter in kundennahen Funktionen gibt.
Es ist zwar eine schwierige Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle geschult sind, angemessene Unterstützung erhalten und sich ihrer Aufgaben bewusst sind, aber wir erreichen dies durch Kommunikation und ständige Aktualisierung der Prozesse.
Die größte Herausforderung, vor der wir standen, war das Unvermögen, Ad-hoc-Sitzungen abzuhalten, ein wesentlicher Bestandteil eines schnelllebigen Startups wie dem unseren. Diese Ad-hoc-Sitzungen stellen einen der wichtigsten Vorteile der Arbeit in einem Büro dar.
Wenn ein Mitarbeiter in einem Firmenbüro einen Kollegen erreichen muss, kann er sich schnell an dessen Schreibtisch begeben, um den Kollegen zu erreichen. Und für den Fall, dass ein Input von mehreren Kollegen erforderlich ist, kann umgehend eine Gruppenbesprechung anberaumt werden.
Wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist das Einrichten von ad hoc -Meetings ziemlich schwierig und dauert oft doppelt so lange, wenn die Mitarbeiter nicht gleichzeitig online sind. Wir glauben, dass sich die Produktivität in unseren Niederlassungen in Asien aufgrund dieser einfachen Hürde von 100 % auf 70 % erhöht hat.
Von zu Hause aus arbeiten Prozesse zur Produktivitätssteigerung
Um die Produktivität zu steigern, haben wir eine Reihe von Instrumenten hinzugefügt, um die Produktivität der von zu Hause aus arbeitenden Mitarbeiter zu erhöhen.
In Asien ermutigen wir Mitarbeiter, WeChat zu nutzen, damit sie besser in Echtzeit zusammenarbeiten können.
In unseren anderen Büros fördern wir den Einsatz von Microsoft Teams. Diese Initiative scheint sich auszuzahlen, da die Produktivität auf 80 % gestiegen ist.
Verbesserungen könnten jedoch auch darauf zurückzuführen sein, dass sich die Mitarbeiter an den WFH gewöhnt haben. Wenn Splashtop also Schulungen für die Arbeit aus der Ferne angeboten hätte, wäre die Produktivität vielleicht höher gewesen?
„Obwohl wir nicht ins Büro gehen können, können wir uns jederzeit und überall von zu Hause aus mit dem Netzwerk des Unternehmens verbinden, ohne den Arbeitsfortschritt zu beeinträchtigen, und diese Methode ist sehr sicher.
Ich war seit 19 Tagen nicht mehr aus dem Haus und ich neige zur Überarbeitung. Aber ich glaube nicht, dass dies ausschließlich mit dem Coronavirus zusammenhängt, da ich zuvor mehrmals von zu Hause aus gearbeitet habe."
- Johnny, Systemverwalter in China
Johnnys Aussage unterstreicht neben vielen anderen einen Trend, der durch mehrere WFH-Heimstudien bestätigt wurde: Aufgrund weniger Ablenkungen können sich Remote-Mitarbeiter besser auf ihre Aufgaben konzentrieren.
Und an Orten wie Silicon Valley sparen abgelegene Arbeiter viel Zeit, indem sie den starken Verkehr und lange Anfahrtswege vermeiden.
Dies hat zur Folge, dass Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, nicht nur produktiver sind, sondern auch länger arbeiten.
Blick in die Zukunft COVID19 - Wichtige Mitbringsel vom Splashtop-Führungsteam
Von links nach rechts: Splashtop-Mitgründer Rob, Philip, Mark und Thomas
„Der COVID-19-Ausbruch hat uns gezwungen, mithilfe unserer eigenen Produkte aus der Ferne zu arbeiten. Dadurch haben wir jetzt persönliche Erfahrungen, die wir mit Kunden teilen können, und wir können sagen, dass wir unser Wort halten.“
– Thomas Deng, Mitbegründer und SVP des Produktmanagements
„Diese WFH-Initiative ist zwar nur vorübergehend, aber die Erkenntnisse, die wir gesammelt haben, deuten darauf hin, dass wir in Zukunft möglicherweise dauerhaft vollständig oder teilweise remote arbeiten werden.“
– Robert Ha, COO und Mitbegründer von Splashtop
„Diese WFH-Initiative hat die technische Infrastruktur von Splashtop gestärkt, damit Mitarbeiter produktiver von zu Hause aus arbeiten können.“
– Philip Sheu, Mitbegründer und CTO
„Unabhängig davon, welchen Weg wir von hier aus einschlagen, wird die Verbesserung der Telearbeitsfähigkeiten im Mittelpunkt unserer Business-Continuity-Strategie stehen.“
– Mark Lee, CEO und Mitbegründer von Splashtop
Als Unternehmen, dessen Kernprodukt die Fernzugriffstechnologie ist, hatte Splashtop das Glück, schnell Zugriff auf die richtige Technologie zu haben. Das ist wahrscheinlich der Grund, warum unser Unternehmen den Mitarbeitern ermöglichen konnte, schnell aus der Ferne zu arbeiten. Wir sind uns bewusst, dass dies nicht bei allen der Fall ist und haben uns entschlossen, etwas dagegen zu unternehmen. Klicken Sie hier, um mehr über die WFH-Initiativen von Splashtop in dieser Krisenzeit zu erfahren.
