BDP hat es geschafft, dass alle Mitarbeiter während der COVID-19-Krise innerhalb von 48 Stunden aus der Ferne arbeiten konnten
Wie BDP mit Splashtop die Umstellung aller 1.350 Mitarbeiter auf Fernarbeit ermöglichte
ZUSAMMENFASSUNG
Alistair Kell ist Principal und Leiter der Abteilung Informationstechnologie und -prozesse bei BDP – ein internationales, interdisziplinäres Architektur-, Design-, Ingenieur- und Stadtplanungsbüro. Er berichtet, wie sein Unternehmen während der COVID‑19‑Pandemie die Umstellung aller Mitarbeiter auf Fernarbeit durch den Einsatz von Fernzugriffslösungen von Splashtop bewerkstelligte – und das innerhalb von 48 Stunden.
Als die COVID-19-Pandemie ausbrach, prüfte BDP verschiedene Optionen, um Mitarbeitern die Arbeit von zu Hause aus zu ermöglichen. Die Dringlichkeit sowie die Größe ihres Teams und die Softwaremitarbeiter, die sie brauchten, um effizient zu arbeiten, machten das zu einer ziemlichen Herausforderung:
Hardware-Bedarf: Sollten Mitarbeiter einen eigenen Computer verwenden, über den sie sich von zu Hause aus einloggen, oder würde BDP Laptops zur Verfügung stellen?
Bestehende Infrastruktur aufrechterhalten: Wie sollte BDP Ausfälle vermeiden und gleichzeitig sicherstellen, dass die Grundinfrastruktur des Unternehmens großteils erhalten bleibt?
Dringlichkeit und Kosten: Wie könnte BDP eine schnelle Bereitstellung gewährleisten, ohne dabei unverhältnismäßig hohe Kosten zu verursachen?
Aufgrund dieser Bedenken ging BDP davon aus, dass es mindestens zwei bis drei Wochen dauern würde, bis die Vorbereitungen für den gesamten Prozess abgeschlossen sein würden. Dank des IT-Teams von BDP und der Lösungen von Splashtop für den Fernzugriff konnte dies jedoch um einiges schneller erledigt werden.
„Innerhalb von 48 Stunden nach der Ankündigung, dass die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten könnten, war alles fertig eingerichtet. Alles ist reibungslos verlaufen, wir waren unglaublich erleichtert.“ – Alistair Kell
Die Herausforderung: Telearbeit ermöglichen, als die Studios aufgrund der COVID-19-Pandemie geschlossen wurden
Zu Beginn der Pandemie war BDP gezwungen, seine Büros in Shanghai und Singapur einstweilen zu schließen. Dementsprechend entschloss sich BDP dazu, sich frühzeitig auf die kommenden Wochen und Monate vorzubereiten und bereits mehrere Lösungen für den Fernzugriff zu vergleichen, bevor weitere Büros schließen mussten.
„Von unseren rund 1.350 Mitarbeitern an 16 Standorten auf der ganzen Welt arbeiteten bereits 650 Personen mit Laptops und konnten sich über Microsoft Direct Access in das BDP-Netzwerk einloggen. Dadurch war ein standortunabhängiges Arbeiten möglich“, so Alistair Kell, Principal und Head of Information Technology and Processes bei BDP.
Dieses System konnte erfolgreich für den Großteil der Softwarelösungen implementiert werden, die die Mitarbeiter von BDP nutzten – nicht jedoch für die Architektur-Kollaborationssoftware Revit. Bei der simultanen Nutzung mehrerer Mitarbeiter kam es zu Leistungseinbußen, hohen Latenzzeiten und Verzögerungen bei Arbeit an 3D-Modellen.
Zusätzlich zu Revit verfügte BDP über mehr als 400 separate Programme, die auf den Rechnern der einzelnen Benutzer hätten installiert werden müssen, wenn sie diese für die Fernarbeit nutzen wollten. „Es wäre unmöglich gewesen, all diese Programme nativ zu installieren, da viele davon außerhalb des LANs überhaupt nicht funktionieren“, beteuerte Kell.
Die Lösung: BDP ermöglicht mit Splashtop innerhalb von 48 Stunden die Telearbeit
Splashtop Business Access ermöglichte den Mitarbeitern von BDP einen uneingeschränkten Fernzugriff auf ihre Arbeitscomputer. So war es nicht mehr notwendig, Software nativ auf den Laptops zu installieren. Zudem konnten Mitarbeiter rascher zur Telearbeit übergehen.
Ursprünglich erwarb BDP 100 Lizenzen an einem Donnerstagabend und setzte diese bis zum darauffolgenden Montag für erste Tests an allen Standorten ein. Auf diese Weise konnte BDP verschiedene Szenarien testen, die Konfiguration richtig einstellen und ein besseres Verständnis für die Verwaltungskonsole entwickeln.
Daraufhin begann BDP mit einer breiteren Einführung und erhöhte die Zahl der Lizenzen auf 600. Das interne IT-Team setzte den Splashtop-Receiver an allen Geräten ein und verfügte an jedem Standort über Personal, das die Mitarbeiter mit den Geräte-IDs abglich und bei der Registrierung bei Splashtop unterstützte, während sich eine zentrale Gruppe um die Einrichtung der Arbeits-PCs kümmerte.
Um den Prozess zu optimieren, bereitete BDP eine einfache Anleitung für alle Mitarbeiter vor, wobei der IT-Helpdesk zu einem späteren Zeitpunkt umfangreicher geschult und unterstützt wurde. Dieser Prozess dauerte eine Woche, und als BDP ankündigte, dass die gesamte Belegschaft nun vollständig auf Fernarbeit umstellen müsste, war dieser Umstieg innerhalb von 48 Stunden erledigt.
Ergebnisse: 1.350 Mitarbeitern können nun von zu Hause aus arbeiten
Splashtop war schließlich genau die Lösung, die BDP benötigte, um 1.350 Mitarbeiter auf Fernarbeit umzustellen.
Die Firma hatte andere Produkte in Betracht gezogen, war von Splashtop als wettbewerbsfähige Lösung samt Management-Funktionen auf Unternehmensebene und Multi-Faktor-Authentifizierung dann aber schnell überzeugt.
BDP verwendet Splashtop Business Access jetzt an allen Standorten von Toronto über Großbritannien, EMEA, Indien und China.
Einzelheiten
Über BDP
BDP wurde 1961 gegründet und ist das zweitgrößte von Architekten geführte Büro in Großbritannien mit über 16 Standorten weltweit und 1.350 Mitarbeitern. BDP kann eine imposante Erfolgsbilanz in allen vorrangigen Branchen vorweisen, einschließlich Gesundheitswesen, Bildung, Arbeitsplatz, Einzelhandel, Städtebau, Kulturerbe, Wohnungsbau, Transport, Freizeit, öffentliche Sicherheit und Energieversorgung.Zu ihrem Unternehmensportfolio zählt unter anderem die Restaurierung der britischen Parlamentsgebäudes.
