No início do ano, a equipe de liderança da Splashtop voou para a China, Taipei e Japão para a reunião anual com nossas equipes asiáticas.
Quando eles partiram, foi durante um período festivo para o início do novo ano chinês e celebrações para o Ano do Rato.
Ninguém poderia imaginar que algumas semanas depois, Splashtop e muitas outras empresas na Ásia fechariam seus escritórios devido ao surto de coronavírus.
Mark Lee, o CEO da Splashtop, acredita firmemente que "Ao não se prepararem, as empresas estão a preparar-se para falhar."
Com a liderança de Mark, a Splashtop implementou rapidamente medidas preventivas para proteger o pessoal e manter a empresa a funcionar:
Na China, Taipei e Japão, pedimos a todos os funcionários que trabalhassem em casa
Cancelamos todos os planos internacionais de viagens corporativas para todos os escritórios
Nos EUA e na UE, pedimos a todos os funcionários com um sistema imunológico fraco que começassem a trabalhar de casa imediatamente. Aqueles sem um sistema imunológico frágil foram encorajados a HFM se sentissem doentes ou perto de alguém que estava doente.
Colocamos a papelada do PTO em espera para que qualquer funcionário que necessitasse da WFH pudesse fazê-lo imediatamente sem ter que preencher qualquer tipo de formulário.
Em escritórios de design aberto, reduzimos reuniões, distribuímos higienizadores de mãos e instalamos purificadores de ar
Nós frequentemente comunicamos a necessidade de lavar as mãos e mantemos todos os funcionários informados sobre desenvolvimentos recentes
"Tomámos todas estas medidas com o pressuposto de que o surto seria contido nos próximos meses quentes. No caso de o surto se agravar, criámos uma infraestrutura que permitirá que toda a empresa se torne totalmente remota," disse Mark Lee, CEO da Splashtop.
Como funciona o software Splashtop e por que o acesso remoto via Splashtop é melhor do que VPN?
Embora muitas empresas utilizem VPN para trabalhar a partir de casa, muitas não são suficientemente grandes para suportar VPNs, quer financeira quer tecnicamente, porque as VPNs requerem tempo e atenção consideráveis das TI e são bastante dispendiosas de configurar e manter. O Splashtop não é apenas económico, mas também fácil de configurar, seguro e fiável.
Através do uso do software de acesso remoto Splashtop, todos os funcionários podem trabalhar de forma eficiente em casa acessando seu computador de trabalho a partir de qualquer outro dispositivo conectado à internet, como telefones celulares, tablets e computadores pessoais.
"Tenho uma subscrição do Splashtop Business Remote Access e um computador portátil configurado com o Streamer instalado na rede do escritório. Utilizo o Splashtop para aceder ao meu computador portátil do escritório a partir dos meus computadores domésticos e dispositivos móveis para aceder a esses recursos na rede do escritório.
Trabalhar em casa com o software Splashtop é melhor do que levar meu computador para casa porque muitos recursos residem na rede do escritório, e alguns são limitados ao acesso da rede do escritório. Também é mais seguro do que levar meu computador de trabalho para casa e conectar-se diretamente através da minha rede doméstica.
E se eu perder o computador ou se alguém invadir a minha rede? O software de acesso remoto Splashtop acrescenta uma camada extra de proteção para que eu possa recuperar rapidamente e com segurança qualquer ficheiro do servidor de ficheiros do escritório."
– Alex Wu, Gerente da Ásia
Trabalhar em casa não é um plano à prova de balas
Quando a Splashtop lançou pela primeira vez a iniciativa WFH na Ásia, tivemos a sorte de ter acesso a software remoto.
Logística foi um grande desafio. Estamos expandindo em um ritmo acelerado, o que significa que há novos funcionários em funções voltadas para o cliente.
Embora garantir que todos sejam treinados, tenham suporte adequado e estejam cientes de suas tarefas seja um desafio difícil de superar, estamos chegando lá comunicando e atualizando constantemente os processos.
O maior desafio que enfrentamos foi a incapacidade de ter reuniões adhoc, um componente vital de uma inicialização acelerada como a nossa. Estas reuniões ad hoc representam uma das vantagens mais significativas de trabalhar num escritório.
Em um escritório corporativo, quando um funcionário precisa entrar em contato com um colega, ele ou ela pode rapidamente chegar a esse colega indo para sua mesa. E, no caso de a entrada ser necessária de vários pares, uma reunião de grupo pode ser configurada prontamente.
Quando os empregados estão a trabalhar a partir de casa, a organização de reuniões ad hoc é bastante complicada e, muitas vezes, demora o dobro do tempo quando as pessoas que trabalham não estão online ao mesmo tempo. Acreditamos que, devido a este simples obstáculo, a produtividade nos nossos escritórios na Ásia passou de 100% para 70%.
Trabalhando a partir de processos domésticos para aumentar a produtividade
Para ajudar a aumentar a produtividade, adicionamos um conjunto de ferramentas para tornar os funcionários que trabalham em casa mais produtivos.
Na Ásia, estamos incentivando os funcionários a usar o WeChat para que possam colaborar melhor em tempo real.
Nos nossos outros escritórios, estamos a promover a utilização do Microsoft Teams. Esta iniciativa parece estar a dar frutos, uma vez que a produtividade aumentou para 80%.
No entanto, melhorias também podem ser devido ao fato de os funcionários se acostumarem com o WFH. Então, se a Splashtop forneceu treinamento para trabalhar remotamente, a produtividade poderia ter sido maior?
"Embora não possamos ir ao escritório, podemos nos conectar de casa à rede da empresa a qualquer hora e em qualquer lugar sem afetar o andamento do trabalho, e esse método é muito seguro.
Há 19 dias que não saio de casa e tenho tendência para trabalhar em excesso. Mas não acho que isso esteja totalmente relacionado ao coronavírus, porque já trabalhei em casa anteriormente em várias ocasiões."
— Johnny, administrador de sistemas na China
O testemunho de Johnny, entre muitos outros, destaca uma tendência validada por vários estudos domésticos da WFH: devido a menos distrações, os funcionários remotos podem se concentrar melhor em suas tarefas.
E em lugares como o Vale do Silício, os trabalhadores remotos economizam tempo considerável evitando tráfego pesado e longas viagens.
Como resultado, os funcionários que trabalham em casa tendem não apenas a ser mais produtivos, mas também a trabalhar horas mais longas.
Olhando para a Frente COVID19 — Principais ofertas da Equipe de Liderança da Splashtop
Da esquerda para a direita: Co-fundadores da Splashtop: Rob, Philip, Mark e Thomas
"O surto de COVID-19 nos obrigou a trabalhar remotamente usando nossos próprios produtos. Ao fazê-lo, temos agora experiências pessoais para partilhar com os clientes, e podemos dizer que andamos a falar."
– Thomas Deng, cofundador e vice-presidente sênior de gerenciamento de produtos
"Embora esta iniciativa da WFH seja temporária, os insights que coletamos sugerem que podemos ficar permanentemente totalmente ou parcialmente remotos no futuro."
- Robert Ha, COO e cofundador da Splashtop
"Esta iniciativa WFH reforçou a infraestrutura técnica da Splashtop para permitir que os funcionários trabalhem a partir de casa de forma mais produtiva."
– Philip Sheu, Cofundador e CTO
"Independentemente do caminho que tomarmos a partir daqui, melhorar as capacidades de teletrabalho estará no centro da nossa estratégia de continuidade de negócios."
- Mark Lee, Diretor Executivo e cofundador da Splashtop
Como uma empresa cujo principal produto é a tecnologia de acesso remoto, a Splashtop teve a sorte de ter acesso imediato à tecnologia certa. É provavelmente por isso que a nossa empresa foi capaz de permitir que os funcionários trabalhem remotamente rapidamente. Estamos conscientes de que este não é o caso de todos e decidimos fazer algo a esse respeito. Clica aqui para saberes mais sobre as iniciativas WFH da Splashtop durante este tempo de crise.
