Lees hier de bijgewerkte inzichten uit 2021 uit dit artikel.
In een recent artikel hebben we de toekomst van werk met CEO's en HR-leiders in diverse sectoren verkend. Onze bevindingen? Het kantoor gaat niet weg. Hoe zit het dan met de explosie van werken op afstand? Als het kantoor niet verdwijnt, zou dat dan niet betekenen dat werken op afstand niet zal blijven bestaan? Niet noodzakelijk. Wat we uiteindelijk concludeerden uit onze discussie over de toekomst van werk, is dat de toekomst hybride is.
Wat is een hybride kantoor en hoe kunnen bedrijven zich voorbereiden op het opzetten van een hybride personeelsbestand? Zoals de naam al aangeeft, is het hybride kantoor een kantooropstelling waar werknemers de flexibiliteit hebben om vanuit kantoor te werken of waar dan ook waar ze toegang hebben tot de tools die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren.
Wat zijn de beveiligingsvereisten en het beleid dat bedrijven moeten invoeren? Wat voor soort kantoorinfrastructuur moeten bedrijven opzetten om zich voor te bereiden op de toekomst van werk? Wat zijn de apparatuur en gereedschappen die nodig zijn om het te ondersteunen? Krijg een antwoord op al deze vragen en leer hoe u uw hybride kantoor in 3 eenvoudige stappen kunt inrichten.
I. Schets een hybride kantoorbeleid
Toen COVID19 toesloeg en bedrijven dwong om op afstand te gaan werken, was het moeilijker om de mogelijkheden voor werken op afstand niet uit te breiden; Het was de implementatie ervan en het begeleiden van medewerkers in het proces. Omdat velen nog niet eerder op afstand hadden gewerkt, hadden ze geen ervaring met hoe ze het productief moesten doen. Ook werd al snel ontdekt dat niet alle medewerkers geschikt zijn om op afstand te werken. Door een hybride kantoorbeleid in te voeren, kunnen werkgevers ervoor zorgen dat werknemers de juiste richtlijnen volgen. Hier leest u hoe u een hybride Office-beleid kunt instellen.
Definieer duidelijk op wie het beleid van toepassing is – Maak bekend welke leden van het bedrijf vanuit huis kunnen werken. Misschien moeten nieuwe werknemers de eerste 30 dagen op kantoor werken om hun onboarding te vergemakkelijken? Misschien kunnen sommige posities niet op afstand zijn? Wat de antwoorden op deze vragen ook zijn, zorg ervoor dat u ze aan uw polis toevoegt.
Stel verwachtingen en richtlijnen op voor wanneer werknemers op afstand kunnen zijn en wanneer ze beloofd werk moeten hebben - Bent u van plan om werknemers bij het opzetten van uw externe kantoor drie dagen thuis en twee dagen op kantoor te laten werken? Denkt u erover om een vergoeding in te voeren voor dagen op afstand en werknemers volledige bevoegdheid te geven over wanneer ze deze moeten gebruiken? Of wilt u dat managers de vergoeding op afstand voor hun team bepalen? Ben je van plan om het helemaal open te laten? Zijn er vergaderingen die u op locatie moet bijwonen? Hoeveel uur moeten telewerkers er elke dag in steken? Er komt veel bij kijken. Maak een lijst van alle mogelijke scenario's en zorg ervoor dat u richtlijnen opneemt voor elk item in uw beleid.
Communiceer hoe werknemers thuis zullen werken - Moeten werknemers hun door het kantoor geleverde computers naar hun externe locaties verplaatsen of moeten ze er indien nodig op afstand toegang toe hebben? Is er een remote desktop-tool die u heeft die ze kunnen gebruiken om op afstand toegang te krijgen tot hun computers? Welke apps moeten teamleden gebruiken om met elkaar te communiceren? Welke tools je ook hebt, zorg ervoor dat iedereen weet wat ze zijn en hoe ze te gebruiken.
Te veel nadruk leggen op beveiliging - Dit is echt belangrijk. We leven in het digitale tijdperk en elke dag werken hackers harder om door beveiligingsmuren te breken. Hoewel er geen perfecte beveiliging is, moet je het ze niet gemakkelijk maken. Zorg ervoor dat u alle beveiligingsrichtlijnen volgt en bijhoudt. Zet ze uiteen in uw beleid en zorg ervoor dat uw team weet hoe ze dergelijke richtlijnen moeten volgen.
II. Herzie uw kantoorruimte en configureer deze om aan uw duidelijk gedefinieerde doelen te voldoen
Het spreekt voor zich, maar heb je een groot kantoor nodig als medewerkers maar een paar dagen per week, misschien zelfs een paar dagen per maand komen? Waarschijnlijk niet. Dus hoe haal je het meeste uit je fysieke kantoorruimte? U moet de redenen onderzoeken waarom u in de eerste plaats een hybride kantoor wilde hebben.
Life balance voor werknemers? Sociale interacties? Robuuste beveiliging? Productiviteit supercharged? Lagere kosten voor uw bedrijf? Waarom is dit belangrijk? Het bepaalt hoe u uw kantoorruimte inricht. Dat is het aantal bedrijven dat gedeeltelijk op afstand werkt, hun werkruimte configureren.
Het kantoor van Base Camp is bijvoorbeeld meer gestructureerd als een ontmoetingsplek dan de traditionele kantooropstelling. In een interview met FastCompany zei Jason Fried, CEO van Base Camps, dat hij het kantoor van zijn bedrijf had ontworpen om te simuleren hoe het zou zijn als er niemand op kantoor zou zijn.
"Als je thuis bent in een tweede slaapkamer of als er overdag niemand in de buurt is, word je niet afgeleid. Je bevindt je in een omgeving die je voor het grootste deel kunt beheersen, en je werkt geïsoleerd en gaat diep aan het werk en hebt geen last van andere mensen. We wilden een kantoorruimte creëren om de voordelen daarvan te simuleren, maar ook om mensen de mogelijkheid te bieden om samen te komen in een geluidsgecontroleerde omgeving."
- Jason Fried, CEO bij Basecamp.
Dus wat betekent dit voor jou? Als uw doelen voor het opzetten van een kantoor de redenen zijn die we hierboven hebben genoemd, dan moet u uw kantoor configureren om samenwerking te bevorderen, de productiviteit en beveiliging te verhogen. Dit betekent dat het traditionele ontwerp van de zij-aan-zij cabine waarschijnlijk niet logisch zal zijn. Misschien wilt u kiezen voor roterende bureaus en investeren in meer sociaal interactieve ruimtes waar werknemers zich kunnen mengen en samenwerken. Misschien betekent dat dat de koffiekamer moet worden vervangen door een loungeruimte?
En als het kantoor wordt gebruikt als merksignaal om indruk te maken op potentiële klanten, moet u misschien investeren in een ultramoderne vergaderruimte. Bovendien, als het kantoor meer leeg dan vol zal zijn, heb je misschien niet zoveel vergaderruimtes nodig? En als u van plan bent uw kantoor te gebruiken om een driemaandelijkse bijeenkomst te organiseren, moet u misschien investeren in het bouwen van een geweldige sociale ruimte waar uw team elk kwartaal kan socializen. En natuurlijk moet u een ontwerp overwegen dat voldoet aan de hoogste sanitaire voorschriften om uw organisatie te beschermen in situaties zoals de huidige COVID19 pandemie.
Dit zijn slechts enkele gebieden om te verkennen. Het komt erop neer dat u moet definiëren wat u probeert te bereiken en uw ruimte dienovereenkomstig moet ontwerpen.
III. Investeer in de juiste tools en technologie om uw hybride team efficiënt te ondersteunen
Wat zijn de tools die u nodig hebt om uw team op afstand, productief en veilig te laten werken? Moet u externe computers en kantoorcomputers voor werknemers kopen? Moet u licenties dupliceren voor software die door uw team wordt gebruikt, zodat ze deze zowel op kantoor als ergens anders kunnen gebruiken waar ze zullen werken? Dit zijn de tools die je nodig hebt.
Voor toegang op afstand -> BYOD + Splashtop Remote Access
BYOD + REMOTE ACCESS = De perfecte mix van technologie om een hybride personeelsbestand mogelijk te maken
Lange tijd was de traditionele manier om op afstand te werken het VPN-netwerk van een bedrijf. Het is bewezen dat dit niet optimaal en schaalbaar is om een extern personeelsbestand mogelijk te maken: VPN is duur, dus moeilijk schaalbaar en met onbetrouwbare prestaties. Het is duidelijk geworden dat remote access de betere en meest optimale manier is om hybride werken mogelijk te maken. Hier is hoe het werkt.
![]()
Remote Access stelt gebruikers in staat om toegang te krijgen tot werkcomputers via persoonlijke Windows- of Mac-computers of zelfs mobiele iOS- of Android-apparaten. Hierdoor kunnen bedrijven gebruik maken van persoonlijke apparaten die al beschikbaar zijn voor werknemers (laptops, tablets, smartphones). Deze opzet is al een tijdje trending. Het wordt de BYOD genoemd - Een Bring Your Own Device (BYOD)-beleid stelt werknemers in staat om toegang te krijgen tot werkgerelateerde netwerken of systemen met behulp van hun persoonlijke apparaten, zoals laptops, smartphones en tablets. Met Remote Access en BYOD is het niet nodig om te investeren in dubbele apparaten of softwarelicenties, want wanneer werknemers remote access gebruiken, kunnen ze verbinding maken met hun on-premise computer en deze gebruiken alsof ze er zelf voor zitten.
Waar u op moet letten bij het kiezen van een oplossing voor externe toegang: > betrouwbaarheid, beveiliging, kosten en gebruiksgemak
Hoewel er veel tools voor externe toegang zijn, zijn de meeste omvangrijk, te duur of niet veilig genoeg. Dat is waar Splashtop in voorziet. Splashtop is de best geprijsde oplossing voor toegang op afstand op de markt - met prijzen die vaak 80% lager zijn dan die van de concurrentie en beveiliging en functies op bedrijfsniveau zoals 4K streaming voor alle sessies op afstand. Je kunt hier meer te weten komen over Splashtop en onze oplossingen voor toegang op afstand en ze gratis uitproberen zonder enige verplichting of creditcard.
Dit gezegd hebbende, is dit waar je op moet letten bij elke oplossing voor toegang op afstand, of het nu Splashtop is of een andere:
Single sign-on (SSO)-mogelijkheid om ervoor te zorgen dat wachtwoorden van werknemers voldoen aan nalevings- en beveiligingsvereisten
Verificatie van apparaten; de meeste VPN's hebben deze mogelijkheid niet
Multi-factor authenticatie
Ondersteuning voor BYOD (bring your own device) in plaats van dat externe gebruikers door het bedrijf uitgegeven apparaten moeten gebruiken om de beveiliging te garanderen
Click-and-connect-mogelijkheid, in tegenstelling tot de pijnlijke installatie, lange tijd om verbinding te maken en vaak trage prestaties van VPN-gebaseerde oplossingen
Geautomatiseerde infrastructuur- en software-updates, omdat vertrouwen op handmatige updates, zoals nodig is bij VPN's, niet alleen beveiligingsrisico's blootlegt, maar ook downtime en compatibiliteitsproblemen veroorzaakt
Krachtige oplossing met lage latentie die streaming HD-video kan ondersteunen, waardoor de productiviteit van de gebruiker wordt verbeterd
Snelle, gemakkelijke schaalbaarheid voor duizenden gebruikers
Het is niet nodig om gateway-hardware op elke externe locatie in te stellen
De mogelijkheid voor IT om bestandsoverdrachten en afdrukken op afstand te controleren (d.w.z. in- of uitschakelen)
Door mensen leesbare logboeken, sessie-opname en eenvoudige monitoring en rapportage
Voor projectmanagement: ProofHub, Trello, Monday en Workfront.
Voor real-time communicatie: Slack, Skype en Zoom.
Voor samenwerking: Google Drive, Microsoft Teams en Confluence.
Voor teammonitoring en -beheer: Hubstaff, Officevibe en JotForm.
U kunt hier meer te weten komen over al deze tools .
Hoewel dit een niet-uitputtende lijst is, omvat het de cruciale elementen waarmee u rekening moet houden bij het instellen van uw HYBRID OFFICE en uw werknemers in staat stellen om overal productief te werken. Heeft u meer vragen en heeft u hulp nodig bij het opzetten van uw team op afstand? Neem op elk moment contact met ons op. U kunt ook aan de slag met een gratis proefversie voor externe toegang door op de onderstaande link te klikken.
