BDP krijgt alle medewerkers in 48 uur op afstand aan het werk tijdens de COVID-19 crisis
Hoe BDP 1.350 medewerkers op afstand laat werken met Splashtop
Samenvatting
Alistair Kell, directeur en hoofd informatietechnologie en -processen bij BDP, legt uit hoe zijn bedrijf - een internationaal, interdisciplinair bureau van architecten, ontwerpers, ingenieurs en stedenbouwkundigen - tijdens de COVID-19 crisis alle werknemers in 48 uur op afstand aan het werk kreeg met Splashtop Remote Access Solutions.
Toen COVID-19 toesloeg, bekeek BDP verschillende opties om werknemers in staat te stellen thuis te werken. Het gevoel van urgentie, maar ook de grootte van hun team en de softwaremedewerkers die nodig waren om efficiënt te werken, maakten dit een hele uitdaging:
Hardware behoeften: Hebben werknemers een pc waarmee ze thuis verbinding kunnen maken of hebben ze alleen een BDP-laptop?
De huidige infrastructuur stabiel houden: Hoe kon BDP alles stabiel houden zonder onnodige veranderingen aan te brengen in de onderliggende infrastructuur van het bedrijf?
Urgentie en kosten: Hoe kan BDP snel worden ingezet zonder onredelijke kosten te maken?
Door al deze zorgen was BDP van mening dat het hele proces om op afstand te gaan werken minstens twee of drie weken voor onrust zou zorgen door de voorbereidingen. Dankzij het IT-team van BDP en Splashtop-oplossingen voor externe toegang duurde het echter niet zo lang.
"Binnen 48 uur na de aankondiging dat het personeel ervoor zou kunnen kiezen om vanuit huis te werken, verliep het proces heel soepel en naadloos, beter iedereen ooit had durven dromen." - Alistair Kell
De uitdaging: werk op afstand mogelijk maken als de studios moeten sluiten door Corona
Toen COVID-19 voor het eerst verscheen, moest BDP zijn studio's in Shanghai en Singapore enige tijd sluiten. Dit leidde ertoe dat BDP verschillende opties voor toegang op afstand overwoog en zich van tevoren voorbereidde voordat al hun kantoren moesten sluiten.
"Van een personeelsbestand van ongeveer 1.350 medewerkers op 16 locaties over de hele wereld, hadden we al 650 laptopgebruikers die allemaal verbinding konden maken met het BDP-netwerk via Microsoft Direct Access, waardoor dagelijks werken vanaf elke locatie mogelijk werd," aldus Alistair Kell, directeur en hoofd informatietechnologie en -processen bij BDP.
Hoewel dit systeem succesvol werkte voor de meeste software die BDP-medewerkers gebruikten, werkte het niet voor Revit, een software die architecten en professionals helpt om samen te werken. Revit werkte niet goed met meerdere verbonden gebruikers: lage prestaties, hoge latentie en vertraging in 3D-interacties.
Naast Revit had BDP meer dan 400 afzonderlijke softwaretitels die op de computer van elke gebruiker moesten worden geïnstalleerd als ze deze zouden gebruiken om op afstand te werken. "Het zou een onmogelijke taak zijn geweest om al deze native programma's te installeren, aangezien veel daarvan helemaal niet werkten als ze geen LAN hadden," aldus Kell.
De oplossing: BDP maakt hun bedrijf in 48 uur remote met Splashtop
Met Splashtop Business Access konden medewerkers van BDP op afstand toegang krijgen tot hun werkmachines alsof ze er zelf voor zaten. Het was dus niet langer nodig om native software op de laptops te installeren en werken op afstand kon sneller worden ingeschakeld.
BDP kocht oorspronkelijk op donderdagavond 100 licenties en gebruikte deze allemaal voor de eerste tests op alle locaties tegen de volgende maandag. Hierdoor kon BDP verschillende scenario's testen, de configuratie in orde krijgen en de beheerconsole beter begrijpen.
BDP begon toen met een bredere uitrol en breidde het aantal licenties uit tot 600. Het interne IT-team implementeerde de Splashtop-ontvanger op alle machines en liet medewerkers op elke locatie medewerkers koppelen aan machine-ID's en de registratie op Splashtop ondersteunen, terwijl een centrale groep gebruikers koppelde aan hun werk-pc's.
Om het proces te stroomlijnen, stelde BDP eenvoudige begeleiding voor alle medewerkers op, met meer oriëntatie en training voor de IT-helpdesk. Dit hele proces nam een week in beslag en toen BDP aankondigde dat het volledig op afstand moest gaan, kostte het slechts 48 uur om het bedrijf op afstand te laten werken.
Resultaten: 1.350 medewerkers in staat stellen om thuis te werken
Uiteindelijk vond BDP in Splashtop de oplossing die ze nodig hadden om 1.350 medewerkers thuis te laten werken.
Het bedrijf had andere producten overwogen, maar Splashtop bood een concurrerende oplossing die beheer op bedrijfsniveau en multifactorauthenticatie mogelijk maakte.
BDP gebruikt Splashtop Business Access nu op alle locaties, van Toronto via het VK, EMEA, India en China.
Bijzonderheden
Over BDP
BDP is opgericht in 1961 en is het op één na grootste architectenbureau in het Verenigd Koninkrijk, met meer dan 16 vestigingen wereldwijd en 1.350 medewerkers. BDP heeft een toonaangevende staat van dienst in alle belangrijke sectoren, waaronder gezondheidszorg, onderwijs, werkplek, detailhandel, stedenbouw, erfgoed, huisvesting, transport, vrije tijd, openbare veiligheid en energiebedrijven. Dit omvat de restauratie van de Britse Houses of Parliament.
